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第5章 制作电子表格 Excel 2003是微软公司开发的办公软件Office 2003中的一个组件，是一个典型的电子表格处理软件，它不仅可以制作各种精美的表格，还可以对表格中的数据进行分析，是提高办公效果的得力工具，被广泛应用于财务、统计、行政管理及办公自动化等领域。 本章主要介绍Excel 2003的基本知识和基本操作技能，旨在帮助用户掌握Excel 2003软件的使用方法，学会制作各种应用表格。 5.1 Excel 2003的基本操作 Excel 2003是功能十分完善的电子表格处理软件，它具有强大的表格处理能力，使用它完全能够处理日常办公中的各种表格。 同学们知道要学习Excel 2003，兴致很高，大家早就听说Excel 2003是个功能强大的电子表格处理软件，所以很想一试身手，亲自制作简单的电子表格。经过不懈的努力，同学们制作出了如样例5.1所示的学生情况登记表。 样例5.1： 进入Excel 2003操作环境是制作电子表格的前提，输入具体内容、设置格式是制作电子表格的基础，可靠有效地保存表格数据是完成电子表格制作的关键，因此本任务操作可以分解成以下过程： 进入Excel 2003并创建工作簿 输入和编辑表格数据 保存工作簿，退出Excel 2003 5.1.1 进入Excel 2003、创建工作簿 Excel 2003启动后，将自动建立一个名为Book1的空白工作簿，用户可以在此进行表格操作。当然，用户也可以自己创建一个新的工作簿，然后再制作表格。 操作步骤 （1）单击Windows的“开始”按钮，打开“开始”菜单。 （2）选择“开始”→“程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Excel 2003” 提示： Excel窗口和Word 2003窗口大致相同，但也有不同的地方。不同之处在于，Excel包括活动单元格、名称栏、编辑栏、工作表和工作簿等，Excel 2003的主窗口如图5-1所示。 图5-1 Excel 2003操作窗口 （3）选择“文件”→“新建”命令，打开“新建工作簿”任务窗格，如图5-2所示。 图5-2 “新建工作簿”任务窗格 （4）单击“新建”选项组中的“空白工作簿”链接，可以新建一个空白工作簿。 5.1.2 输入和编辑表格数据 表格是进行数据处理的一种有力的工具，利用表格处理数据不但能极大地提高工作效率，也可以加大数据的信息含量。输入和编辑表格数据是创建表格的基础性操作。 操作步骤 （1）在打开的空白工作簿中，按样例输入文字内容，如图5-3所示。 图5-3 学生情况表 提示： 打开工作簿是输入数据、编辑表格的前提，选择“文件”→“打开”命令，弹出“打开”对话框，在“查找范围”下拉列表框中选择文件所在的位置，然后双击需要打开的工作簿文件名，或选中文档后，单击“打开”按钮，可打开已创建的空白工作簿，如图5-4所示。 图5-4 “打开”对话框 （2）选中A1:G1单元格区域，单击常用工具栏上的“合并居中”按钮，将7个单元格合并为一个单元格，使表格标题“学生情况登记表”居中。 （3）将鼠标放在列号之间或行号之间拖动单元格的边框线，调整列宽或行高。 （4）选中整个表格内容，单击“格式”工具栏上“边框”按钮的下拉箭头，选择其中的“所有框线”样式，设置表格线。 5.1.3 完成表格编辑操作后，应该及时退出Excel 2003，释放它占用的系统资源。保存创建的表格并正确退出Excel 2003是结束电子表格制作工作的标志。 操作步骤 （1）选择“文件”→“保存”命令，弹出“另存为”对话框，如图5-5所示。 图5-5 “另存为”对话框 （2）在“文件名”下拉列表框中输入文件名“Book1.xls”，选择保存位置，然后单击“保存”按钮，编辑完成的表格即在指定位置保存。 （3）单击Excel 2003主窗口中的“关闭”按钮，或选择“文件”→“退出”命令，或按“Alt+F4”组合键可 相关知识链接 1. 单元格 行与列交叉形成单元格，它是存储数据、公式的基本单位，Excel用列号行号来表示某个单元格，行号用阿拉伯数字1、2、3…表示，列标用英文字母A、B、C…表示。例如，B5代表第5行第2列的单元格，第9行第8列处的单元格则命名为H9。 2. 单元格操作 选定插入位置，选择“插入”→“单元格”命令，弹出“插入单元格”对话框，进行相关操作可以插入单元格。 选定要移动或复制的单元格或单元格的区域，单击常用工具栏上的“剪切”或“复制”按钮，然后选定目标单元格或单元格区域的左上角单元格，单击常用工具栏上的“粘贴”按钮，可以移动或复制单元格。 选定要删除的单元格或单元格区域，选择“编辑”→“删除”命令，弹出“删除”对话框，进行相关操作可以删除单元格。 3