基于信息资源的电子文件管理(理论讲解篇).ppt

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东汉时(公元107年)已经开始用纸张书写文件,魏晋以后纸质文件逐渐增多,但官府公文仍以简为主。到东晋末叶,公元403年底,桓玄代晋自立,下令公文全部用纸书写。他在诏令中说:“古无纸,故用简,非主于敬也。今诸用简者,皆以黄纸代之。”这是政府第一次明令规定停止用简而代之以纸的记载。从此纸质档案大量产生。从 4世纪到17世纪末,中国造纸术先后传入越南、朝鲜、日本、阿拉伯国家、欧洲各国、美洲大陆,乃至全世界,促进了世界档案事业的发展。纸张的使用引起档案数量急剧增长,以罗马教皇形成的档案为例:使用纸张以前,在1243~1254年的11年间,每年平均形成 730件;使用纸张以后,在1294~1303年9年间,每年平均形成5万件,增加近70倍。 * * 美国:1970:First electronic records transferred to NARA, begin preservation * 知识一般被划分为显性知识explicit knowledge和隐性知识tacit knowledge两种类型。显性知识是指可以用正式语言清楚表达和传播的知识,主要存在于企业文献如图书、情报、档案之中。隐性知识是指不易用语言表达的、隐藏在组织层次或个人头脑中的知识,如企业文化、思想、员工的技能、解决问题的思路等。企业知识大量地沉淀在企业的档案之中,美国dephi资讯集团的一项调查表明:在组织所获取的知识中,大约46%是以文本和电子文件的形式存在的。企业档案是企业知识最重要的储备载体。 事实上,截止于2007年,美国国家档案馆已经保存了包括国会、法院、总统办公室、总统委员会和将近100个办公署、部门、分支机构及其承包商的将近100亿份电子文件(records)。 我国虽然信息化建设起步较晚、水平不高,但电子文件数量增长速度也十分惊人。根据国家档案局2006年调查,中央和国家机关、中央企业已有80%的单位采用了办公自动化或电子政务系统,共已产生各类电子文件近2亿件。 另据统计,截止于2006年5月,我国仅通过书生电子公文系统发送的电子公文数量平均每个工作日超过1.8万份,累计发达的电子公文数量超过1,500万份。 根据课题组的调查,2006年我国中央和国家机关及其直属企业事业单位生成的电子文件数量比2005年增长了18.9%,电子文件数量占文件总数的72.7%;49%的受访单位生成的电子文件数量占文件总数的50%以上,14.3%的受访单位生成的文件全部为电子文件。48%的受访单位认为未来5年,50%以上的文件将仅以电子文件的形式存在。 2007年4月,四川省政府办公厅发布了《关于全省政府系统公文无纸化传输平台运行和管理有关事宜的通知》(川办函[2007]118号),要求自2007年7月1日起,全省政府系统公文收发全面取消无密级纸质文件收发,实行电子文件传输。 2007年8月上海市政府规定:从当年10月1日起普遍下发电子公文,纸质公文各部门原则上只下发1至2份,简报、会议通知只发电子版本。 纵观世界各国,电子文件飞速增长与广泛普及已是不争事实,电子文件全面取代并超越纸质文件将是必然趋势。 钢铁公司丢失电子文件的案例。 * 根据课题组的调查,在中央和国家机关及直属企事业单位,42.2%的电子公文没有以任何方式留存;74.4%机构的没有采用任何措施存留数据库、电子邮件、多媒体文件、网页文件等类型的电子文件;由于管理方法的粗放、简单,绝大多数单位留存下来的电子文件并不具有真正的“档案价值”。 一些保存下来的重要电子文件因管理不当已经无法读取。过去短短三年的时间里,已有22.5%的中央和国家机关及直属企事业单位出现了已经保存的电子文件无法读取的现象。例如,我国20世纪90年代举办的一次重大的洲际体育比赛的电子文件目前已完全无法读取,20世纪年80年代开展的一次重要的全国普查活动的99%原始数据已经丢失,上海市政府大批20世纪80年代生成的电子文件无法读取。 某核电站20世纪90年代初花费7,000余万元组织多家单位翻译了大量极其重要的技术资料,存储于400多张软盘上,1999年打算印刷这批技术资料时,虽经最大努力也没有能够读取这些软盘上的内容。 国外电子文件管理历史也向我们展示了沉痛的教训。例如,原民主德国(东德)产生的包括行政文件、农业文件、劳工资料、监狱登记册、人事案卷在内的成千上万份电子文件,在德国统一之后,由于诸多原因不能读取,虽经全力抢救也无法挽回,造成了东德历史的一段空白。 美国国家档案馆、法国国家档案馆也曾发生过大批电子文件丢失,历史文化遭受损失的事故。 美国国家档案馆丢失43,000份电子邮件 2000年1月6日美国《华盛顿邮报》刊文披露:1999年6月期间,美国国家档案馆约43,000份电子邮件失踪,这些电子邮件包括125个用户的内部文件。

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