企业电子邮件沟通规范及技巧.ppt

* 广州立白（番禺）有限公司 * 广州立白（番禺）有限公司 * * 企业电子邮件沟通规范及技巧 会场要求 积极参与！ 请将手机关机或调至无声状态！ 注意时间的把握！ 一、电子邮件沟通的重要性 1、电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 2、企业用户电子邮件的用途主要体现为 日常工作交流、传递公司的产品与服务信息、获取外界信息和展示企业形象等 一、电子邮件沟通的重要性 3、现代企业的工作强度加大，工作量加大 领导没有那么多时间面对面听取工作汇报 而且领导也更健忘，需要邮件提醒 4、不少企业工作完全依赖电子邮件 80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件 70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件 30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务 二、电子邮件使用基本原则 1、基本原则：面对面抄送是为了明晰责任 如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉 2、作用 使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端 三、课程主要内容 （一）需要发送邮件的情况 （二）邮件格式 （三）邮件发送对象 （四）邮件内容 （五）回复邮件的基本技巧 （六）注意事项 （一）需要发送邮件的情况 1、正式工作报告 2、部门之间事务往来 3、通知 4、知识推荐和信息传递 5、没有见面交流条件的其他交流内容 6、难以简单用口头表达说明清楚的事项 （二）邮件格式 1、邮件一定要注明标题 通常人们会根据主题判断邮件的重要性 标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理 2、如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的关注 （二）邮件格式 3、结尾签名 对方可以清楚的知道发件人信息 Email末尾加上签名档：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，4行左右。 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分 正规公司在邮件签名（尤其是对外部联系的邮件）都有统一的格式设计，这样体现了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时，这种效应更加明显 （三）邮件发送对象的选择（1） 1、工作计划的发送对象 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人 为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理 2、项目通报类的邮件 主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导 3、寻求跨部门支持的邮件（我们最常用的）部门性质决定 一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持 4、小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能 CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收件人知道这种情况 BCC的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心接收方回复这封信！） 将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和「垃圾」? （三）邮件发送对象的选择（2） 补充资料一 搞清楚TO，CC，BCC，FW TO，收件人，也就是要主要阅读这邮件的人放去TO； CC，相关人（即抄送），需要了解信息，你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的，或者这件事你需要领导支持的，一定要去CC，不然你做了很多事情，领导不知道，你就是出了事也没人挺你。就算领导没时间看也没关系，别的收件人看到也是一样的效果。他如果不给你面子就等于不给你老板面子。 BCC，加密抄送人（即密送），放你的下属。举例来说，你需要别的部门做一件事，你要写邮件给这个部门的经理，为了得到老板支持，你又必须抄送你的老板，但这件事最终执行得怎么样，你要你的下属去跟进。很多人会犯的错误就是把下属也放在抄送栏，想想看，下属和领导放一起多么的不恰当，这时候加密抄送就奏效了。再口头嘱咐一句，下属就能了解事情的前因后果去帮你跟进。 交代工作给下属的时候，一定要将该做什么，什么时候要做好交代清楚，还有同一件事情要是给两个及以上的下属一起