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第8章 Access报表设计方法 学习Access报表对象的组成结构 学习使用向导建立Access报表的方法 学习报表设计视图中可以完成的各种设计操作 掌握各个主要的报表控件的作用及其设计 学习建立“教材征订管理信息系统”数据库中的Access报表对象 8.1 Access报表对象概述 Access报表对象是Access数据库中的一个二级容器对象，其间应包含若干数据源和其他一些对象。包含在报表对象中的这些对象也称为报表控件，而设计一个Access报表对象也就是在报表容器中合理地设计各个报表控件，以实现数据库应用系统对输出报表的具体需求。 8.1.1 Access报表对象的作用 使用报表对象，我们可以得到符合规范的各种表格形式，既可以用于显示也可以用于打印。 报表中的大部分数据都是从基表、查询或SQL语句中获得的，它们是报表对象的数据源。 例如在“教材征订管理信息系统”数据库中，需要为意欲参加竞标的供书商打印“教材预订数据报表”。这个报表对象中的数据应该来源于“教材预订表”，而“教材预订表”中的数据记录是操作员通过“教材预订信息编辑”窗体输入的。因此，可以将“教材预订数据报表”的驱动，设计在“教材预订信息编辑”窗体上，即在“教材预订信息编辑”窗体中设计一个命令按钮控件，用于打开“教材预订数据报表”。 8.1.1 Access报表对象的作用 从以上举例可以看到，一个Access报表对象的驱动都可以通过在对应的Access窗体对象上安置合适的命令按钮，并编写相应的VBA程序来实现。同时，这个驱动报表对象的窗体对象，还应该具有为被驱动的报表对象提供数据准备的功能。 先来看看“教材预订信息编辑”窗体驱动“教材预订数据报表”的示例。为此，需要在“教材预订信息编辑”窗体中设置一个命令按钮“ ”，令其响应单击事件的处理程序为： 8.1.1 Access报表对象的作用 Private Sub Command40_Click() On Error GoTo Err_Command40_Click Dim stDocName As String stDocName = 教材预订数据报表 DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview Exit_Command40_Click: Exit Sub Err_Command40_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command40_Click End Sub 如此，单击“教材预订信息编辑”窗体上的“预览教材预订数据报表”命令按钮“ ”，即可预览显示“教材预订数据报表”，如图8-1-1所示。 8.1.1 Access报表对象的作用 8.1.2 Access报表对象的结构 Access报表对象的结构与窗体对象的结构非常相似，也是由五个节构成。它们分别是：“报表页眉”节、“页面页眉”节、“主体”节、“页面页脚”节和“报表页脚”节。图8-1-2所示即为“教材预订数据报表”的设计视图，从图中可以看到一般报表结构所具有的五个节。 8.1.3 Access报表对象的数据源 一般情况下，一个报表的数据源都是基于一个查询或一条SQL语句的。可以有两种方法来为报表对象设定数据源。第一种方法是在创建数据表对象之前，先行创建一个查询对象，然后在创建报表对象时指定该查询对象为其数据源。第二种方法是在报表对象设计窗口中，对其“记录来源”属性设计一条SQL语句。 例如上述“教材预订数据报表”的数据源是一个已经创建完成的“教材预订表”，就可以采用第一种方法为其指定数据源。图8-1-3所示即为“教材预订数据报表”的数据源设定。 8.1.3 Access报表对象的数据源 图8-1-3 “教材预订数据报表”的数据源设定 如果一个报表对象的数据源无法由一个数据表对象、一个查询对象或一条SQL语句指定，则称此报表是一个源于多重数据集的报表对象。在这样的情况下，必须在报表对象中设计子报表，如同在窗体对象