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费用报销管理制度
1 总则
1.1 为加强公司费用管理,控制不合理开支,规范员工报销行为,提高公司财务
管理水平,提高公司经济效益,特制定本制度。
1.2 本制度所指的费用报销管理包括:费用借支、费用报销、费用审批。
1.3 本制度所指的费用报销包括在日常经营活动中所发生的差旅费用、住宿费、
交通费、业务招待费、 办公费用、 低值易耗品购置费、 广告费用、 小区开发、
名单、活动费用、 房屋租赁费、 物业、水电、卫生费用、 维修费、工资发放、
员工奖励、福利费用、固定资产购置、材料物资采购、赠品物资采购以及其
他与经营活动有关的费用等。
1.4 管理原则
1.4.1 先审批后支付原则: 凡符合财务规定的支出项目均需事先申请经批准后才
可支出;没有申请或未经批准的费用一律不得支出。
1.4.2 谁审批谁负责原则: 审核人、批准人要对经办项目认真审核, 按规批准并
对此负责。
1.4.3 即时结清原则: 除有特殊理由并经总经理批准外, 凡借用公款者, 必须及
时结清;前帐不清、后款不借。
1.4.4 手续完整原则:票据要合格、手续须完整,否则财务不予受理。
2 部门职责及审批权限管理
2.1 费用报销部门职责
2.1.1 财务部:负责制定有关费用报销流程及制度, 并根据经批准的各部门费用
的范围、额度,对费用申请单、报销凭证进行审核,办理现金预借、报销
及付款。
2.1.2 各部门:包括门店、 各业务部门及各职能部门。 负责对本部门的各项费用
申请及报销进行初审后按相关审批流程履行审批手续, 部门负责人对各项
费用发生的真实性、合理性负责。其中涉及行政办公费用、福利费用、汽
车费用的(具体明细见 2.1.3 ),由行政部复审后交财务部审核报销。
2.1.3 行政部: 负责行政办公费用、 福利费用、 汽车费用的复审及制定相关管理
办法。行政办公费用包括办公室的通讯费、网络费、办公用品、招聘费、
水电杂费、装修费、维修费、房租费、物管费、卫生费、低耗品购置费、
书籍购买(包括公司及各部门员工需要的管理学习类书籍、资料费) 、固
定资产等;福利费用包括培训费、员工奖励、员工活动经费(拓展费、旅
游费)等;汽车费用包括油费、过桥过路费、停车费等。
3 费用报销
3.1 费用报销标准及管理要求
3.1.1 差旅费报销标准及管理
3.1.1.1 出差人员到达目的地所需乘坐交通工具等级标准如下:
3.1.1.2 公司所有人员出差可乘坐火车、动车、高铁(均为二等席车)以及其他的
交通工具等,但夜间(指从晚上 8 时至次日凌晨 7 时,下同)乘坐火车在
车上过夜 6 小时以上或连续乘车超过 12 小时的,可乘坐硬席卧铺。
3.1.1.2.1 原则上除公司人员出差不得乘坐飞机,有特殊情况的须经总经理批准
后方可乘坐飞机。
3.1.1.3 出差人员乘坐本规定所规定的交通工具可凭有效单证,按实报销交通费,
超规定乘坐交通工具或未经批准乘坐飞机的,其交通费超规定部分自理。
3.1.1.4 出差人员所到城市的市内交通费一律凭票据实报销,出租车票不予报销。
3.1.1.5 出差人员由接待单位提供交通工具的,不得报销市内交通费。
3.1.1.6 所有出差费用的报销必须后附经审批后的出差申请单 (详细注明出差时间、
地点、目的、交通工具等项目) 。在每次出差返回公司后及时填写差旅费
报销单交财务报账或及时核销借支款 (一般应于出差返回后 3 个工作日内
办理报销手续,最迟不得跨月。 )。
3.1.1.7 不鼓励员工驾车前往目的地。 因个人意愿自行驾车出
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