文件和档案管理制度.pdf

ND-AQ-0306/01 文件档案管理制度 一、目的 1、为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全 在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制。 以确保各 过程、环节、场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有 效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件。 防止 各部门误用作废文件。 2 、对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求， 为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯 性。 二、范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废 等过程。 规定了各过程负责人的职责， 适用于各过程管理体系文 件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等过程。适用于 公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制、 实施 及使用。 三、职责 1、各过程管理部门职责： 1.1 负责确定所管理的过程的文件需求。 1.2 负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 1.3 负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编 ND-AQ-0306/01 制。 1.4 负责严格执行过程管理文件的规定， 并按规定的表格做好 相应的记录。 1.5 负责文件更改内容及修订等。 2 、生产部职责： 2.1 负责生产管理手册的编制。 2.2 负责体系的认证和日常维护管理工作。 3 、各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 4 、各部门负责本部门记录的建立与管理。 四、程序内容 1、确定文件种类 1.1 为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文 件分为外来文件、综合管理体系文件。 1.2 外来文件： 外来文件系指国家、 地方政府部门发布的法律、 法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序） ；上级部门 下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 1.3 综合管理体系文件 a.安全生产管理性文件； b. 环保安全相关文件； c.消防安全相关文件。 1.4 资料和记录 相关的资料包括但不限于： ND-AQ-0306/01 a.各类分析 / 评价 / 统计数据； b. 特种设备（如叉车）及其附件的安全技术监察（检测）资 料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、评价报告、设计方案 和图纸、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d. 各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.设施的设计、运行技术资料； g. 供应商和承包商档案； h.作业许可证等； i.其他资料。 2 、提出文件的编制和修改需求 2.1 公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须 向过程负责人提出申请。 2.2 过程负责人确定所管理的过程的文件需求，汇报总经理处 得到确认许可，方可进行编制修改。 3 、指定编写人 3.1 如需要编制或修改， 对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.2 主要管理规程由行政部负责编制；各部门的各过程管理类文 件 （管理过程的程序、规定、表格） 由过程负责人负责组织编制； 4 、进行编写 4.1 按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本