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行政办公室工作流程.doc

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————湖南石磊文化传播集团———— 行政办公室工作流程 目 录 第一部分 行政制度 一、总则 二、办公场所管理制度 1、员工行为规范: 2、办公用品管理 3、固定资产管理 4、公用书报管理 三、印章使用和管理制度 四、上传下达制度 1、呈报 2、发文 3、收文 4、会议管理制度 五、档案管理制度 六、后勤保障管理制度 1、会议接待 2、车辆管理 第二部分 流程 1、呈报流程 2、客户接待流程; 3、发文处理流程; 4、收文处理流程 5、办公用品采购流程 6、办公设备维修流程 7、固定资产请购流程 8、印章刻制流程 9、印章使用流程 10、印章报废流程 11、档案归档、借阅流程 12、档案销毁流程 13、档案归档流程 14、合同管理流程; 15、会议管理流程 16、车辆管理流程 第三部分 表格 1、《办公用品请购单》 2、《固定资产请购单》 3、《办公设备报修申请单》 4、《印章使用申请表》 5、《印章刻制申请表》 6、《印章报废申请表》 7、《呈报单》 8、《收文处理单》 9、《会议计划审批表》 10、《会议预算金额表》 11、《会议签到表》 12、《档案归档登记表》 13、《档案归档登记表(总表)》 14、《档案借阅登记表》 15、《档案销毁登记表》 16、《用车申请单》 17、《派车单》 18、《车辆使用记录表》 19、《车辆使行驶记录表》 20、《车辆登记卡》 21、《车辆登记表(总)》 22、《燃油效率及油耗量结算表》 23、《行驶事故处理报告书》 第一部分行政制度 (一)总 则 一、为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本规定。 (二)办公场所管理制度 一、员工行为规范: ①公司的员工都应具有开拓进取、爱岗敬业的精神,做到团结协作、诚实守信、遵纪守法。 ②待人接物态度和蔼,言行举止文明礼貌,接听电话语调温和亲切。 ③增强时间观念,提高工作效率和质量,上班时间不串岗、不遛岗、不闲谈、不办私事,工作时间不在网上玩游戏。 ④上班时间做到精神饱满,仪表穿戴端庄大方。 ⑤办公场所要保持整洁、卫生;保持肃静,不得高声喊叫、吹口哨、哼小调;不准在非指定地点抽烟。 ⑥严守纪律,服从大局,坚持工作请示报告制度,逐级负责,各司其责。 ⑦严格遵守保密纪律,杜绝泄密事故发生。 二、办公用品管理: 1、办公用品采购流程 填写申购单→行政办公室确认物品后按照相关规定、权限办理审批→采购→验收入库 领用→办公用品的采购 ①请购人如实填写请《办公用品请购单》经部门负责人签字后及时上交行政办公室。 ②所有办公用品的采购工作统一由行政办公室办理。 ③坚持集体采购制度,急用现买零散物品实行特事特办原则,批量、贵重物品由采购人员及有关领导全程参与采购工作。 2、办公用品的保管 ①办公用品由行政办公室专员负责保管;购入批量的办公用品应及时入库储存,在办公用品入库登记本上如实填写品名、规格、价格、数量等,并签字。 ②阶段性使用或暂时闲置的物品(电暖器、电扇等),要妥善保管,随时待用。 ③每月月底进行办公用品库存盘点,确保账物相符。 三.固定资产管理 固定资产管理总原则:谁用谁负责,维修归行政。 1、固定资产的划分标准和分类 企业的劳动资料,按其使用年限和价值大小分为固定资产和低值易耗品,根据国家有关规定,列作固定资产一般应具备下列条件:1、单位价值在人民币200O元及以上。2、使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具,以及其他与生产经营有关的设备、工具、器具等。不属于生产经营主要设备的物品,使用期限超过两年的列作固定资产。不符合上述条件的劳动资料,列作低值易耗品。 2、固定资产的购建、登记与计价 ①请购:由请购人填写《固定资产请购单》。 ②审批:依次由部门总监、分管领导、财务总监及总经理审批。 ③购置:由归口行政办公室统一购置。 ④报帐:购置人凭发票和《固定资产请购单》到财务部门报帐。 ⑤登帐:资产归口部门应开设“固定资产及低值易耗品登记簿”,对所购资产予以登记并负责到人。 ⑥建卡:行政办公室根据原始凭证及记帐凭证对符合固定资产标准的,建立固定资产卡片,一式三份,财务部留一份,行政办公室一份,另一份由资产使用部门保存 (见请购流程图)。 流程图: 请购→审批→购置→报账→登帐→建卡 3、固定资产的修理、转让、转移、盘点和报废 ①为保持固定资产的正常生产能力,保证固定资产的正常使用年限,企业必须对固定资产进行定期或不定期的修理。 ②办公用品的维修统一归口有行政办公室负责,报修人必须先填写《办公设备报修申请单》,严格执行行政程序。 ③固定资产转让,必须按规定办理转让手续。转让方式原则上应实行有偿转让。固定资产的无偿转让,由总裁审批。 ④固定资产在公司内部转移,必须办理

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