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義守大學電子公文系統簡介 管理資訊系統期未報告 組員：苑瀕文、郭芷妤 　　　吳隆聖、黃寶慧 日期：2007年8月22日 目錄 一、電子公文簡介 二、電子公文系統簡介 　　　 (一)系統範圍 　　　 (二)登入系統 　　　 (三)公文製作 　　　 (四)公文會辦 　　　 (五)外來文的簽辦程序 　　　 (六)公文查詢 　　　 (七)登記桌分文作業 　　　 　　　 一、電子公文簡介 公文 依現行公文程式條例 : 稱公文者，謂處理公務之文書。 ＊類別分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」及「其他公文」6種。 電子公文 『電子公文』是行政院研考會推行已久(民國88年起)的政府e化中的公文電子化作業，目的是要將傳統紙本公文轉成電子格式，目前是要求符合XML格式(以前政府單位的公文電子化是採微軟OFFICE的WORD格式)，然後內部仍要透過電子簽核流程完成所有的動作(包括創稿、簽呈、收文、會辦、發文等)，對外則要以標準格式經由交通部的公文電子交換中心進行交換。 *公文電子交換:依「機關公文電子交換作業辦法」，係指將文件資料透過電腦及電信網網路，予以傳遞收受者。 公文製作 係指採由左至右之橫行格式製作與公務相關之公文書，包括機關與機關或機關與人民往來之文件，一般透過文書編輯軟體提供公務文書繕打、編輯、轉交換檔等功能。 應以正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致及完整為原則 。 公文管理 係指登錄詳盡之公文處理過程相關事實資訊為基礎，實施自我管理、文書稽核、時效統計分析及流程簡化等管理措施，以提高公文處理時效及品質。概分為公文收發管理與公文流程管理系統。 公文交換 透過網際網路，以電子方式傳遞機關與機關或機關與人民之間的公文。 電子公文系統 將傳統人工公文作業轉換為電子化，一切作業（公文編製、傳遞）皆由電腦來完成。 二、義守大學電子公文系統 (一)系統範圍 本電子公文系統的主要功能項目如下： 1.公文製作：為研考會規範標準格式包含─簽、函、書函、令、開會通知、公告六大類公文格式，及貴校內部開會通知、內部公告。 2.登記桌作業：包含分文作業(外來文文書組分文至承辦單位的公文)、會辦作業(其他單位承辦人傳送會辦單位的公文)。此作業為權限管制必須有登記桌作業權限人員才有的作業。 3.承辦人作業：包含流程公文(由他人會辦的公文資料夾)、經辦公文(自己承辦的公文資料夾)。 4.公文查詢：包含公文基本資料查詢(查詢自己所承辦的公文內容及流程或複製已存檔公文內容)。 5.公文管理：包含單位基本資料、部門人員權限設定，總收發文來文登錄、發文登錄、點收作業、歸檔作業及相關統計報表等作業。此作業為權限管制，必須有總收發作業權限人員才有的作業。 6.資訊管理：個人電話、E_mail、常用詞彙、正副本群組及預設公文流程等基本資料設定。 (二)登入系統 1.一般身分登入 瀏覽器IE→正式環境網址 .tw/→輸入您的帳號與密碼後→按下登入系統 2.登入系統後出現的稽催公文畫面，提醒承辦人員是否有公文尚未辦理 3.登入系統後畫面上方將出現個人基本資訊 ---使用者單位-職稱-姓名等資訊--- 4.請至資訊管理選項，選擇個人資料設定功能。系統必填的欄位有：使用者E-mail、電話、分機、傳真。 (三)公文製作 1.進入系統後點選公文製作選項，選擇需要製作的公文類型(以製作一份函為例) 2.點選函後，系統將另開公文製作視窗，此視窗包括公文內容、電子附件、簽核記錄及公文流程四大功能。 3.選擇公文內容功能，依序輸入各欄位資料點選正、副本單位輸入時，請使用輔助輸入。 4.點選電子文→輸入關鍵字→按查詢 → 選擇欲選取單位→按選擇→確定 5.如果有附件資料，請在附件說明中輸入附件傳送方式。 6.如果附件為電子附件，請至電子附件功能中加入電子附件。 按瀏覽→夾帶電子附件→按儲存，檔案明細區將出現電子附件檔案資料清單 7.會辦單位的選擇，選取輔助輸入選擇欲會辦的單位 。 8.相關資料欄位輸入完畢後，如您按儲存，將出現創稿文號完成存檔的資訊，表示此份函稿已存入系統，請按確定。 9.在按公文列印時，會出現要求列印之前資料同步儲存視窗功能，請按確定。 10.當執行完資料同步儲存動作後，此時系統將啟動Acrobat PDF 檔案開啟視窗，請按開啟。 11.此時系統將啟動Acrobat Reader功能，開啟您製作的函稿文件PDF 檔案，請預覽相關欄位資料無誤後，按列印功能，將此函稿列印出來。 12.確保資料完整性建議執行步驟為1.儲存2.公文列印3.關閉。 (四)公文會辦 1.當您於公文製作畫面儲存函稿並關閉公文製作視窗時，此份函稿公文將匯入承辦人作業選項中的經辦公文資料夾下，您可以直接點選創稿文號，以瀏覽或修改公文資料。 2.此時可重新修改