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采购流程优化 ［摘要］ 随着信息化的快速发展，互联网的运用越来越重要，但是许多中小企业的信息化运用很落后。 文章从中小企业的采购现状入手，分析中小企业现有采购流程中存在的问题。 根据中小企业采购流程中存在的问题对中小企业的采购进行整合优化， 再在整合的基础上提出整个流程的优化， 并提出具体的优化流程及优化步骤， 最后提出采购流程优化后实现的效益。 ［关键词］ 中小企业 ; 采购整合优化 ; 采购流程优化 ; 采购效率采购是企业生产运营活动的首要步骤， 是企业成本控制的关键点，是企业各项生产经营活动的前提。 但是，对中小企业的调查研究发现， 现在中小企业的经营管理非常落后，对现代化科技手段的运用非常低，采购还停留在人工化采购阶段。无论何种采购方式，采购流程都是控制优化采购的关键。 各中小企业由于信息化的制约， 采购的流程大多比较简单， 缺乏现代化的手段。 中小企业可以通过采购流程的优化来降低成本，提高效率。近年来，很多学者从不同的角度对信息化影响下的采购活动进行了研究和探索， 研究工作和成果有助于我们理解和完善中小企业采购活动的流程，但总体来说，和国外相比，这一领域还较为薄弱。 中小企业采购现状 采购是指企业取得一定的产品和服务作为企业资源，以保证企业 生产经营活动的重要活动。 而采购流程就是企业从寻找出合适的供应 商开始到收到货物付款的一系列的中间活动。 从调查研究未来的我国 中小企业现有的状况来看，企业的采购流程呈现出以下几个特点。 1 各个公司之间独立采购，且单一业务独立采购 由于中小企业存在着行业、 规模和不同地域的差异， 同一地区的 中小企业或者是采购物资相同的中小型企业之间的采购都是相独立的，企业之间没有共同采购、信息共享的意识。且企业内部的采购物资也是各种物资之间独立采购， 没有不同物资同一家供应商采购的意识。中小企业横向、纵向之间缺乏战略合作伙伴之间的联系，不正当竞争的现象大量存在。 由于单个公司的力量较弱， 单一业务独立采购力量更弱，加大了高价采购的风险、 供应商的供货风险以及为了减少货源短缺而加大库存造成的风险， 同时多次数的采购耗费了大量的人力、物力、财力。 2 采购数量少，受市场影响大 受企业规模的限制， 中小企业的采购数量不会很大， 对供应商来说大多是量少次数多的采购。同时，由于物资少，企业与供应商的讨价议价能力较弱，享受到的规模优势很少。但是从企业自身角度来说，企业由于规模小，资金相对不是特别的充足，对价格的变化较敏感，市场上价格的轻微变化就能引起企业的巨大的反应， 导致企业抗风险能力较弱。 3 供应商不稳定，缺乏货源保证机制 由于企业采购规模小，与供应商之间的关系大多是临时性的关 系。遇到紧急情况时，采购人员很有可能需重新寻找供应商，企业供 货得不到保障。同时，在企业不同的发展阶段，对物资的需求和采购 的要求都会有差异，因而，在企业外部复杂的生产经营大环境影响下， 企业与供应商的关系趋向复杂化。现在中小企业大多实行采购批次 少、采购量大的采购，以保障供货，但是这无形中加重了企业的库存 负担，造成企业资金积压，给企业造成不应有的损失。 4 信息化程度低，采购效率低 中小企业大多是家族式企业，企业规模较小、基础设施落后、信 息化程度较低，电子商务普及程度比较低，更不用说电子采购了。企业基本上靠人工采购， 没有高效的采购信息系统， 采购效率得不到提高。传统的采购流程中不涉及电子采购，流程简单，但是实施过程时间长，效率过低。 5 采购流程简单，监督机制不健全 从整体上看采购流程简单， 信息化程度较低， 所有的步骤基本完 全是靠采购人员完成。 采购人员是一次完整采购的核心。 由于中小企业规模较小，信息化程度不高， 采购流程大多是根据销售人员的申请实施，采购人员再根据申请经采购主管批准去采购物资。 采购过程中由采购人员快速的实现产品入库过程， 采购中间时间短， 采购人员没有时间实现市场调查。 订单式采购， 采购人员直接按照订单寻找供应商，采购流程原始、简单，并且缺乏现代化的监督机制，完全由采购人员自主决定采购的权限较大。 因此，在采购过程中对采购人员的监督特别重要。 基于信息化的中小企业采购整合优化 基于信息化的电子采购涉及的角色众多， 如中小企业、 供应商电 子采购平台等。 各个中小企业通过电子采购平台的采购， 有助于实现 各个中小企业之间、各个中小企业与原料、辅料、服务供应商之间的 信息交流与共享。电子采购平台的设立为各个中小企业的采购提供一 个统一的交互平台， 通过现有采购流程的优化及电子化， 采用先进的 信息技术，实现基础信息的共享，采购工作的协同，使采购行为更加 规范，工作更加高效，管理更加科学，通过电子采购平台的采购希望 实现的目标包括以下几点。 1 为各个中小企业提供全面及