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中国传媒大学南广学院行政公文处理办法 第一章 总 则 第一条 为使我院行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和公文处理效率，根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）和教育部、南京市有关文件精神，结合我校实际情况，特制定本办法。 第二条 行政公文是我院在行使管理职能过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 第三条 公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作；公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 第四条 本办法适用于我院行政部门中的公文处理工作。中国传媒大学南广学院院长办公室是学校行政公文的管理部门，负责指导各系、行政部（处）的公文处理工作。学院各部门负责人主管本部门的公文处理工作，并确定一名秘书负责该工作。 第五条 学院各部门负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守公文处理办法，并加强对本部门公文处理工作的检查和领导。 第二章 公 文 种 类 第六条 学院各部门应当根据其隶属关系、职权范围、发文目的以及公文内容、行文关系等，正确选用公文种类。适用于我院的行政公文种类主要有： (一) 决定:适用于对重大事项或重大活动做出安排；奖惩有关部门及人员；变更或撤消二级单位不适当的决定。 (二) 通告:适用于学院在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 (三) 通知:适用发布规章；转发上级机关、不相隶属机关的公文，批转下级单位的公文；要求下级部门办理和需要有关单位周知或共同执行的事项；任免行政干部。学校制定的规章、行政措施和其他规范性文件根据实际内容可分别冠以“规定”、“办法”、“细则”等名称，一般用“通知”形式印发。 (四) 通报:适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 (五) 报告:适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。 请示:适用于向上级机关请求指示、批准。 批复:适用于答复院内各部门的请示事项。 意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。 函: 适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问、请求批准或答复有关事项。 会议纪要:适用于记载和传达院长办公会议或其他重要会议情况和议定事项。 第三章 公 文 格 式 第七条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 涉及秘密的公文，应当标明密级和保密期限。紧急公文，应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。 发文机关标识（公文版头）应当使用发文机关全称或规范化简称。我院行政公文的发文机关标识有四种： 1．“中国传媒大学南广学院文件”。用于处理关系学校全局比较重大的问题，需要上报的文件以及依照上级规定必须以中国传媒大学南广学院名义发文的事项。上报的文件格式详见附件1，院内发文格式详见附件2。 2．“中国传媒大学南广学院部室文件”，也称为部门文件。用于发布部门职权范围内的一般性工作。部门文件不能对校外使用。该文件格式详见附件3。 为了提高工作效率，公文首页纸由院长办公室统一印制 。如遇事务性、临时性工作，建议使用部门便笺、无发文机关标识纸张（不标识“文件”），以印发通知的形式进行。 行政公文的发文字号包括机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。联合行文，只标主办部门发文字号，不得有两个发文字号。 以学院义发文。 （1）涉及学校全局性、综合性问题，统一编号为“中传政字〔200×〕×号”； （2）业务性公文使用学校简称加主办部门代字，比如，教务部以学校名义的发文，编号为“南广教字〔200×〕×号”。 2．以学校校长办公室名义发文，发文字号为“南广办字〔200×〕×号”。 3．各部门行文，略去学校简称，直接标注部门代字（“部门代字”详见附件6）。比如，教务部发布有关教学方面公文用“教字〔200×〕×号” 。 4．函件，院级函件，编“南广函字〔200×〕×号”；部门函件，部门自行编号，“（部门简称）函字〔200×〕×号”。 院级公文和院办发文由院办秘统一掌握文号；部门发文，各部门自行编号。同一发文形式（指同一种公文版头），按统一顺序编号。文号、印章须与相应的公文版头一致使用。 (四) 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。 (五) 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关。院内发文时，标题中可略去学校名称。除法规、规章、批转或转发的公文标题加书名号外，一般不用标点符号。 (六) 主送机关指公文的主要受理机关，应当