第九章 电子文件写作 应用文写作教程 教学课件.pptVIP

第九章 电子文件写作 （时间：1次课，2学时） 第九章 电子文件写作 学习要求： 了解电子文件的概念、分类及特点；熟练掌握电子函件的收发方法。 第九章 电子文件写作 一、概述 二、电子文件的分类及特点 三、电子函件(E-mail) 四、电子公告栏(BBS) 一、概述 自1960年开始萌芽发展的新兴信息科技——电子计算机，与20世纪90年代初期开始普及的通信科技——国际互联网相结合，革命性地改变了人类社会获取信息的方式和效率。电脑科技的优势在于信息处理的速度快、正确性高，而且存储能力强，因此可以增强人的生产力、支援决策、降低成本。而互联网更是消除了时间、空间的限制，打破了国界、疆界的藩篱，将人类生产力与价值带到一个更高的境界。信息与通信技术正在对人类生活的各个方面发生巨大的影响，促使整个社会向信息化社会转变，电子文书的产生是信息化社会的必然趋势。 概括地说，电子文书就是指通过计算机等数字化媒介所形成的电子文件。而电子文件(Electronic Records)是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 电子文书是一种非纸质的文书形式，它是其他所有文书都可使用的一种文件传递载体形式；其行文要求遵循不同的文种写作格式，表现形式是非纸质的电子文件，而不是一种特殊的文书类别。 二、电子文件的分类及特点 按电子文件的信息存在形式分类，电子文件可分为八类：①文本文件(text，字或表处理文件)，是指用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件；②数据文件(date，数据库电子文件)，是指以数据库形式存在的具有文件属性的记录，数据库、记录、字段是其三个层次；③图形文件(graphic)，指根据一定算法绘制的图表、曲线图，如计算机辅助设计(CAD)或绘图中产生的设计模型、图纸、图画等文件；④图像文件(image)，指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等；⑤影像文件，指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种形态画面，如数字影视片、动画片等；⑥声音文件，指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件；⑦命令文件，即计算机程序；⑧超媒体链接文件。 电子文件的特点： (1) 机械化。电子文件的形成、传输、存储、利用都必须依赖于相应的设备。所以，存储电子文件的计算机或网络一旦瘫痪或毁坏，这些电子文件就会完全丢失。 (2) 数字化。电子文件的信息形态是数字化的。在计算机内部，无论是运算、存储还是传输等处理，电子文件均是以数字编码形式存在。 (3) 网络化。电子文件借助网络，能实现信息共享。 本章重点讲述常用的电子函件和电子公布栏的写作。 三、电子函件(E-mail) (一)电子函件的概念和特点 1. 电子函件的概念 电子函件是指互联网上或常规计算机网络上的各个用户之间，通过电子邮件进行通信的一种交流联系方式。电子函件是英语Electronic mail(缩写E-mail)的中文名称，又称电子邮件、电子信箱等。不少人根据英语缩写的读音，把电子函件称作“伊妹儿”。1997年全国科学技术名称审定委员会将(E-mail)的标准中文名称定为“电子函件”，2002年1月版的《辞海》把“电子函件”作为条目收入其中。 2. 电子函件的特点 (1) 高速传输。通常在几秒之内就可以把信息传输到全球任意位置的收件人信箱中,这种速度是传统的邮政信件无法比拟的。如果通信双方或多方在交流时都在网上,还可以借助专用的软件实现现时传递沟通。 (2) 收发方便。电子函件允许发信人自由决定在任何时间、任何地点发送,电子函件不会因为占线或接收者没在线而耽误。同样接收电子函件也可以在任何时间、任何地点进行。 (3) 价格便宜。与信件、电话等传统的通信方式相比，电子函件的使用费用极为低廉，用户只需花费极少的费用就可以将信息发送到全球的任意一个用户信箱中。有些租用专线、包租宽带的用户更不会为发电子函件而花费额外的费用。目前，电子函件服务供应商为吸引更多的用户，在收取低廉费用的同时，向用户提供更多、更方便的服务，同时电子函件也越来越安全、越来越快捷。 (4) 复制容易。电子函件是通过数字化格式储存、发送的，因此函件的复制非常方便,且不会失真。一条上万字甚至几十万字、几百万字的信息，通过电子函件可以即刻传到，而且一字不差。 (5) 群发共享。使用邮件列表可以轻而易举地把电子函件同时发给全球的多个用户,通过预先设置好的组群共享，一次点击，就能使共享者都获得信息。与传统邮件相比，发信者用的时间、费用低得几乎可以忽略不计，这是其他邮政业务难以做到的。 (6) 多种媒体。除了文字以外，电子函件还可以将图片、声音、动画、软件程