关于开展纸质档案数字化工作的指导意见.docVIP

PAGE 1 PAGE 1 江西省纸质档案数字化管理与技术规范（试行） （征求意见稿） 为规范我省纸质档案数字化工作，促进纸质档案数字副本凭证效力，保障档案实体与档案信息安全，现根据《中华人民共和国档案法》以及《信息与文献—文件档案数字化实施指南》（ISO/TR 13028：2010（E））、《文献档案资料数字化工作导则》（GB/T20530-2006）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）等相关标准，制定本规范。 1 范围 本规范规定了纸质档案源版数字副本制作的各项要求，其衍生品的制作可参照执行。 本规范所称纸质档案数字副本是源版数字副本及其衍生品的统称。源版数字副本是指使用扫描仪等数字成像设备对纸质档案进行数字化转换而直接生成的静态图像文件。对源版数字副本进行压缩、格式转换、识别等处理而生成的静态图像文件、版式文件或纯文本文件等，为源版数字副本的衍生品。 本规范适用于各级国家综合档案馆、机关、团体、企业事业单位对馆（室）藏纸质档案进行批量数字化转换，可作为编制数字化工作方案的依据。纸质照片档案、办公自动化等业务系统流程中的纸质文件（档案）数字化可参照执行。 2 基本原则 2.1统筹规划，分步实施 应根据档案原件破损程度、重要程度、利用需求等确定数字化对象，统筹规划、分步实施数字化转换。各级国家综合档案馆馆藏国家重点档案、重要全宗档案和涉及民生的专门档案应优先进行数字化。 2.2维护凭证，保障安全 纸质档案数字副本制作单位应能表明该数字副本是档案原件真实、完整、可靠与可用的复制件，为此，必须在数字化过程中实施全程管理。有防止伪造和出错的安全管理措施，对数字化对象实行审批制，数字副本的制作应符合相关标准的要求，采用合适的数字化技术，精确复制档案原件，捕获必要的数字化元数据，执行规定的质量控制程序，数字副本制作各环节有当事责任人的签字，按规范要求移交数字化成果。 应采取严格的、贯穿数字化全程的管理措施，确保档案原件与档案信息安全，杜绝丢失、损毁、非法篡改档案原件等安全事件的发生。对档案原件的拆装、整理、修复等，应遵循最小干预、保持原貌以及适宜性、相似性与可逆性原则，最大限度减少数字化转换对档案原件造成的损伤与形制变化。 2.3加强协调，夯实基础 纸质档案数字化是一项系统工程，应加强协调、合理设计流程，在数字化过程中完成档案原件的拆装、整理、著录、修复、还原等工作，夯实档案基础业务工作。 3 纸质档案数字化管理 3.1数字化项目的全程管理 应对纸质档案数字化项目的准备、前处理、数字化转换、后处理、验收移交等五个阶段实施全过程管理，对项目的安全、标准化、质量、进度等进行控制。 3.2数字化工作文档管理 应结合数字化管理过程，明确数字化工作文档管理要求，包括文档种类、内容、整理、归档、移交等各项管理要求。应归档的数字化工作文档至少包括数字化工作方案、档案原件数字化审批书、档案出入库交接单、数字化加工流程单、质检任务安排单、质检情况登记单、质检验收单、项目鉴定验收报告、数字化成果移交清单等凭证性文件。采取外包方式完成数字化项目，项目招投标文件、中标通知书、项目合同等应一并归档。数字化工作文档应与全宗卷等实体档案管理文档同存同管，保管期限与纸质档案源版数字副本一致。 3.3记录数字化元数据 为确保纸质档案数字副本的真实、完整、可靠与可用，应在数字化过程中记录有关数字化项目、数字副本生成背景及其技术结构的元数据，主要包括数字化授权信息、数字化软硬件信息、数字化日期与时间、格式、扫描分辨率、色彩空间、压缩方案等。 4 纸质档案数字化基本环节管理 纸质档案数字化全程共有11个基本环节，包括审批数字化对象、制定数字化工作方案、借卷、拍摄案卷实体照片、整理分件，建元数据库、档案扫描、图像处理、数据质检、装（还）卷、数字化成果验收移交等。 4.1数字化对象的审批 对纸质档案数字化对象实行审批制。档案原件法定持有保管单位的法人或授权代表要签署《江西省纸质档案原件数字化审批书》（附录A的表A.1）。 4.2制定数字化工作方案 应对数字化对象基本情况进行调查摸底，以此为基础并根据本规范提出数字化项目管理与技术要求，编制数字化工作方案。 4.3借卷 严格按照档案库房管理规定办理借卷手续，案卷逐卷清点后出库，珍贵的重点档案清点到每一页。 4.4拍摄案卷实体照片 以卷为管理单位的数字化对象，应拍摄档案案卷实体照片，形成案卷封面、翻口、任意一内页、封底等角度的影像，挂接至案卷级目录数据库，记录档案实体物理形态与管理过程。以印刷书册形式存在的案卷，其扉页、目录等也应拍摄。 4.5整理分件 整理分件结果与文件级目录数据、图像数据质量以及数字副本命名、存储文件夹命名等各个环节密切关联，应严格把关。从整理分件到装（还卷）的各个环节，要以