办公自动化对高校秘书工作的利弊分析.doc

2012办-07公-13自 2012办-07公-13自##动###化###对###高###校##2秘01书2-0工7-作13#的###利##弊#2#0分12-析07-13######## 闽江学院党政办公室 林晓丹 [摘要] 办公自动化对开展高校办公室秘书工作具有积极的作用，但同时也带来了消极影响。因此，高校办公室秘书要合理 应用办公自动化，扬长避短，化被动为主动，实现既定的管理目标。 [关键词] 办公自动化 高校 秘书 利弊 化之前，高校的文件等资料基本以纸质档案的形式存储在学 校档案室，秘书人员每次查阅都给档案室的工作人员造成很 大麻烦，同时也不利于及时有效地查找到所需的文件资料。 应用办公自动化后，除了纸质存档之外，秘书人员也可以直 接在计算机上对文件进行电子归档，方便自己以及其他秘书 人员日后查阅，提高秘书人员的工作质量和效率，同时也有 效提高了文件的规范化管理，避免了因为文件过多而造成文 件丢失和查找困难。 2.3 有利于提高办公室秘书人员的业务素质 办公自动化需要以计算机为中心，采用一系列现代化的 办公设备和先进的网络通信技术，广泛迅速地收集整理、加 工存储和提取使用信息，使办公室秘书人员方便快捷地共享 信息，但同时它也对办公室秘书人员的业务素质提出了更高 的要求，不仅要求秘书人员具备秘书专业知识，还要熟练掌 握应用自动化办公设备和技术的能力。办公室秘书人员要有 针对性地参加办公室业务知识的进修和培训，提高自身业务 水平，掌握现代化科学管理技术，这样才能更好地适应现代 办公自动化的需要。 2.4 有利于办公室秘书人员之间的协同合作 办公室工作涉及到多个环节，常常需要多个办公室秘书 之间相互协作才能完成。比如紧急通知或文件，需要多个秘 书人员共同处理，如果采用传统的模式，就需要传递多个环 节，耽误处理的时间。应用办公自动化后，可以直接在学校 内部的办公自动化系统上进行文件的群发和共享，在最快的 时间内传递到相关部门和人员，为秘书工作的及时性提供有 力保证。 2.5 有利于促进科学管理 应用办公自动化后, 传统的办公室结构和工作方式将发 生重大变化，办公自动化系统自动按照预先设定的指令开展 各项工作。原来塞满办公室的档案柜、文件夹，办公桌上成 堆的文件和纸张将逐步被现代化的办公设备和电子文件所取 代，极大提高了办公室的科学管理水平。如，学校基本上每 1 办公自动化的内涵 办公自动化（Office Automation，简称 OA）是一项综合 性技术，是将现代化办公和计算机网络结合起来的一种新型 的办公模式。办公自动化直接应用于高校秘书工作，有助于 高校办公室秘书人员充分利用信息资源，提高工作效率，为 学校领导提供高效的决策辅助，达到既定的管理目标，实现 学校更快更好发展。同时，实行办公自动化也对办公室秘书 人员提出了更高的要求，要在工作中不断学习、更新知识， 提高业务素质，具备现代化科学管理知识与能力，不断促进 工作流程标准化、规范化。 2 办公自动化对开展秘书工作的积极作用 2.1 有利于提高办公室秘书人员办理公文的效率 传递、办理公文是高校办公室秘书人员的常规工作。秘 书人员要将办公室收到的来自上级不同单位的文件整理、分 类，及时、准确地传给不同的领导批阅，并遵照领导指示向 学校各部门传达文件精神。 在应用办公自动化之前，高校通常采取人工的方式完成 这一过程，登记收文时间、收文编号后，再按时间先后、紧 急程度等次序分别传到领导手中。有时一份文件需要经过多 个校级领导传阅后才能作出决策，这样文件就得在传阅途中 逗留较长的时间，容易耽误工作进度，甚至有的文件在领导 还未传阅时就过了文件规定的办理时限，直接造成严重影响。 应用办公自动化后，办公室秘书人员可以在第一时间将收到 的文件扫描，通过学校的办公自动化系统分别或同时发送给 不同的领导批阅。领导可以随时随地对文件进行浏览、批示， 即使领导在外出差、开会，也能充分利用网络处理学校事务， 不会影响工作进展，极大地提高了工作效率。 2.2 方便文件归档、查阅 办公室秘书人员在工作中经常需要查阅大量文件等资 料，有时甚至需要涉及到多年前的文件材料。应用办公自动 20125-0 07-120311#年#第#7#期#（总#第###55#期#）#####2012-07-13#######2#012-07-13######## 天都要安排多个 天都要安排多个会议，由不同的领导、工作人员参加，如果 由办公室秘书一个个打电话通知，就可能造成较大的工作负 担，影响其他工作的开展。应用办公自动化后,系统就能根据 事先设置的指令，自动、及时地发出信号, 提醒参会者不要 迟到或忘记会议，还能科学地调配会议室、接送用车和会务 安排，极大地提高了工作效率，实现办公室工作的科学管理。 它们往往带有很强