秘书日常工作实训.ppt

21世纪高职高专精品教材·现代秘书系列 秘书日常工作实训 主编：雷鸣 吴良勤 中国人民大学出版社 全书目录 第一章 办公室管理 第二章 接打电话 第三章 接待客人 第四章 信息工作 第五章 上司的日程安排 第六章 会务工作 第七章 商务活动 第八章 档案管理工作 第九章 上司出差前后的工作 第十章 办公自动化 第十一章 其他工作 第十二章综合实训 第一章 办公室管理 第一节 办公环境管理 第二节 办公室装饰 第三节 日常资料、文件的处理 第四节 零用现金管理 第五节 差旅费报销 第六节 办公用品的购置与管理 第七节 时间管理 第八节 完成上司临时交办事项 办公室一是指办公的地方，即工作人员完成任务、执行其职责的工作地点，公司为完成其管理目标而进行工作的工作场所；二是指工作机构，是领导工作的辅助性机构。秘书的办公室管理事务兼具两方面的含义，既指秘书自身及上司工作场所的管理，同时也指对为上司服务的辅助性机构的管理。秘书办公室管理的基本任务就是管理事务，搞好服务，具体表现为办公环境管理、办公室装饰、日常文件资料的处理、零用现金管理、差旅费报销以及办公用品的购置和管理、时间管理及完成上司临时交办的任务等。 第一节 办公环境管理 保持和创造科学、良好的工作环境，是秘书的职责。一个和谐、美观、整洁、舒适和安静的工作场所，直接对组织的形象和绩效产生影响，有助于办公室日常工作的完成，也有利于秘书和上司的健康。一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，也有利于提高秘书的工作效率。加强对日常环境的管理，营造一个令人神静心怡的工作环境，是公司秘书一项经常性的工作，也是一份责任和义务。秘书对日常环境的管理包括三个方面的内容，即个人工作区的环境管理、上司办公室的环境管理、日常公务活动区的环境管理。 实训1：为上司安排办公室布局 一、实训目标 二、实训背景 三、实训内容 四、实训要求 五、实训提示 二、实训背景 文秘专业毕业生张洁到新成立的海潮公司应聘担任生产部主管秘书。上班的第一天主管就请张洁为他布置办公室。具体条件和要求如下： 1.面积、设备及工作人员要求。 办公室面积：16平方米。 办公人员：主管1人，秘书1人，下属3人。 办公设备：文件柜，公用电脑，5张办公桌等。 2.个人办公需求。 主管：多项（个人任务，给秘书安排任务，接待访客）。 秘书：两项（个人任务，接受主管安排的任务）。 下属：单项（个人任务）。 3.个人空间需求。 主管：办公桌应该与秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰。 秘书：和主管办公桌最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事。 下属：拥有不受干扰的个人办公空间。 五、实训提示 （一）布置办公室的基本要求 1.对于光线、通风、监督、沟通，采用一大间办公室比采用同样大小的若干办公室更好。 2.使用同样大小的桌子，可增进美观，并促进职员的相互平等感。 3.使同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致，以增进美观。 4.将通常有许多外宾来访的部门置于入口处，若此法不可行时，亦应规定来客须知，使来客不干扰其他部门。 5.将自动售货机、喷水池、公告板置于不致分散职员精力及造成拥挤之处。 6.应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。 7.自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。 8.装设充足的电源插座，供办公室设备之用。 9.常用的设备与档案应置于使用者附近，切勿将所有的档案置于靠墙之处，档案柜应背对背放置。 （二）办公室布置的具体要求 1.办公桌的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其线路以最接近直线为佳，防止逆流与交叉现象。同室工作人员应朝同一个方向办公，不可面面相对，以免相互干扰和闲谈。 2.各座位间通道要适宜，应以事就人，不以人就事，以免往返浪费时间。 3.领导者应位于后方，以便监督，同时不因领导者接洽工作转移工作人员的视线和分散其精力。 4.最好在5平方米空间范围内设置一部电话，以免接电话时离座位太远，分散精力，影响效率。办公室的用具设计要精美，坚固耐用，适应现代化要求。办公桌是工作人员的必备工具，应注意美观、实用。有条件的可采用自动升降办公椅，以适应工作人员的身体高度的不同。 （三）办公室布置的程序 1.对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。 2.列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需的空间，设定其空间大小。通常办公室的大小因各人工作性质而异。但一般而言，每人的办公空间在3m2~10m2之间即可。 3.根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。 4.绘制办公室布局图，然后依图布置。 5.对设备的安放提出合理建议。 （四）办公室布置的原则