《秘书与人力资源管理》--工作分析-38页.ppt

《秘书与人力资源管理》 -- 工 作 分 析 工作任务一： 熟悉工作分析的流程 秘书应当认识工作分析 工作分析（职务分析、职位分析），是对组织中某个特定工作职务的目的、任务或职责、权力、隶属关系、工作条件、任职资格等相关信息进行调查、收集与分析，以便对该职务的工作做出明确的规定，然后加以系统、科学的描述和规定的活动。 要素：工作内容（what），责任者（who），工作岗位（where），工作时间（when），如何工作（how）为何进行这项工作（why），然后再将该工作的任务要求进行书面描述，整理成文的过程。 工作分析的结果将形成工作描述书与工作规范书。 工作分析的秘书工作流程 一、准备阶段的秘书工作 1.协调组建结构合理的工作分析专家机构。 2.协调确定工作分析的原则、目的、方法及步骤。 3.协调宣传、发动。 4.协调选定样本。 5.把各项工作分解成若干个工作元素和环节。 二、调查阶段的秘书工作 1.设计各种调查问卷和提纲。 2.灵活运用调查方法。 3.广泛收集有关信息。 4.信息评价。 三、分析阶段的秘书工作 1.仔细审核已收集的各种信息。 2.创造性发现有关工作和任职人的关键信息。 3.归纳、总结出工作分析所需要的材料和要素。 四、完成阶段的秘书工作 1.草拟“工作描述”、“工作规范”。 2.对比“工作描述”、“工作规范”。 3.完善“工作描述”、“工作规范”。 4.评估“工作描述”、“工作规范”。 5.归档保存，建立管理制度，为以后的工作分析提供信息。 工作任务二： 遴选工作分析方法 一、职能工作分析法 以员工应完成的职能与应尽的责任为核心，列举员工要从事的工作活动，确定工作活动程度或结果的测量方法。 该方法对每项任务要求作某种详细的分析，撰写起来相当费力费时；以定性分析为主，缺乏定量分析，不利于进行不同职位之间的职位信息比较。 二、工作分析问卷法 管理职位描述问卷法 职位分析问卷法 任务清单问卷法 生理素质分析法 三、工作面谈法 工作面谈法是工作分析中大量运用的方法之一，其特点是侧重于对工作本身有关特征的分析和研究。该方法主要用于对管理职务的分析，面对面地交流信息，能得到问卷调查难以获得的许多其他信息，如任职人的工作态度与动机等，。 面谈的主要内容：工作目标、工作内容、工作的性质与范围、所负的责任。 面谈法不宜单独使用，要与其他方法结合使用。 四、关键事件法 关键事件即是指让工作成功或失败的行为特征或事件，侧重于对人员本身的特征进行分析和研究，主要目的在于对工作行为准则的研究。 关键事件法的不足之处就是：收集关键事件要花费大量时间，而且由于这一方法过分关心工作绩效的两种极端情况(“很好”和“很坏”，“有效”和“无效”)，所以忽略了对平均工作绩效的考察，且不能对工作提供一种完整的描述。 五、观察法 观察法是指在工作现场运用感觉器官或其他工具、观察员工的实际工作过程、行为、内容、特点、性质、工具、环境等，并用文字或图表形式记录下来以收集工作信息的一种方法。 第一，直接观察法。 第二，阶段观察法。 第三，工作表演法。 工作分析观察法提纲（案例） 被观察员姓名： 日期： 观察者姓名： 观察时间： 工作类型： 工作部门： 观察内容： 1．什么时候开始正式工作? 2．上午工作多少小时? 3．上午休息几次? 4．第一次休息时间从 到 ？ 5．第二次休息时间从 到 ？ 6．上午完成产品多少件？ 7．平均多少时间完成一件产品? 8．与同事交谈几次？ 9．每次交谈约几分钟？ 10．室内温度多少度。 11．上午抽了几支香烟? 12．上午喝了几次水? 六、工作实践法 七、实验法 实验法主要可以分为两种：实验室实验法和现场实验法，它们的主要区别在于实验的地点是在实验室，还是在工作现场。 实验项目：装卸工装卸货车上的货物，一般是四个人合作，30分钟可以装满一辆10吨的货车。实验目的：多少人合作装卸货物效率最高。可控制的变量是合作的人数与货车的载重量；观察变量为装货的时间，也是因变量。先由两个人合作，再由三个人合作，最后由五个人合作，任务都是装满一辆10吨的货车，观察每次在不同的人数下所需要的装载时间为多少分钟。将几次结果进行统计分析，验证假设前提。 八、工作日志法 工作日志法是通过工作任职人自己以工作日记或工作笔记的形式记录其每天工作活动获得内容的方