文件资料归档管理办法.doc

现行版本 现行版本 现行版本 A A 修改码 修 改 版 0 0 控制状态 控制状态 受控 受控 受控号 编 号 持有者 持 有 者 ? 北京优利康达科技有限公司（作业指导书） ? 文件资料归档管理办法 (文件编号EULD-WI-QA-02) ? ? ? ? ? 2009－ＸＸ－ＸＸ发布 2009－ＸＸ－ＸＸ实施 文件类型 文件编号：EULD-WI-QA-02 作业指导书 第A版 第0次修订 文件资料归档管理办法 页码：2/7 ? 标 题：文件资料归档管理办法 编 号：EULD-WI-QA-02 版 号：第A版 第0次修订 页 数：页 生效日期：200X -XX-ＸＸ 编 制 日 期 审 核 日 期 批 准 日 期 ?? 受控印章： 会签部门 会签部门 会签人/日期 会签人/日期 会签部门 会签部门 会签人/日期 会签人/日期 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文件类型 文件编号：EULD-WI-QA-02 作业指导书 第A版 第0次修订 文件资料归档管理办法 页码：3/7 修改页 版次 对应的条款号 修改前内容 修改后内容 批准人签字 批准 日期 文件类型 文件编号：EULD-WI-QA-02 作业指导书 第A版 第0次修订 文件资料归档管理办法 页码：4/7 1．目的 为确保公司文件资料及时、准确、高效的归档，特制定本制度。 2．适用范围 适用于公司在工作活动中形成的各种有保存价值的文件资料，包括电子版文件和资料。 3．职责 3.1各部门专兼职文控员负责本部门主导的文件和资料的收集、整理、归档。 3.2公司部门负责人负责确定文件资料的归档的范围。 3.3公司各级各类人员及时提交需归档的文件资料。 3.4质控部负责监督检查各部门文件资料的归档落实。 4．工作程序 4.1文件资料分为纸质文件资料和电子文件资料。 4.2各部门均应指定专兼职文控员，负责管理本部门的文件资料，并保持相对稳定。 4.3凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。4.4一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档。4.5公司工作人员外出学习、考察、调查研究等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向行政部办理归档手续、行政部签字认可后财务部门才给予核报差旅费。4.6本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议资料、声像档案等向行政部办理归档手续，行政部签字认可后财务部门才给予报会议费用。4.7各部门专兼职文控员的职责：4.7.1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集管理本部门的文件资料。4.7.2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件资料及时收集归档，每年的 文件类型 文件编号：EULD-WI-QA-02 作业指导书 第A版 第0次修订 文件资料归档管理办法 页码：5/7 三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向行政部办好交接签收手续。4.7.3承办人员借用文件资料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。4.8归档范围4.8.1公司质量安全手册、程序文件、各类规章制度、作业指导书。 4.8.2公司质量安全监控记录。 4.8.3重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。4.8.4上级机关或国家权威部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。4.8.5本公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书。 4.8.6本公司反映主要职能活动的报告、总结。4.8.7本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4.8.8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。4.8.9本公司人事任免的文件资料以及关于职工奖励、处分的文件资料。4.8.10本公司职工劳动、工资、福利方面的文件资料。4.8.11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。4.9平时归档4.9.1各部门都要建立健全平时归档制