【广告策划说-PPT】商务秘书教程第5章之一商务活动组织与礼仪.pptVIP

第五章 商务活动组织与礼仪 旅行前的准备工作（一） （一）旅行计划 一般来说，旅行计划应该考虑时间、地点、交通工具、住宿、旅行内容、资料、物品、工作时间表等方面。 制定旅行计划的注意事项： 1、明确并尊重上司的意图和要求。 2、与对方秘书取得联络再确定会谈及其他约会，时间安排不宜过紧或过松。 3、国际旅行应考虑时差。 4、预备多个旅行计划方案，以便上司选择。 5、可适当增加参观当地的风土人情、以期有效利用时间。 6、计划制作好后，上司及其家中、秘书应各备一份。 相关材料2：旅行计划表 旅行前的准备工作（二） （二）票务 秘书应精心选择方便、经济、合理的路线，提前做好机（车、船）票的预订和检查工作。 办理票务时应注意： 1、确保飞机（车、船）班（车、船）次、日期、途径城市、到达城市等的准确。 2、核对票价正确与否。 旅行前的准备工作（三） （三）体检事务 世界上很多国家明文规定，对患有某些疾病的外国人，不准其入境。因此，准备出国的人员首先必须在国内进行体检。秘书应帮助准备出国的上司做好领取体检表及约定体检时间等工作。 （四）办理护照 1、带齐有关证件 2、准备好相片 3、准确填写有关资料并核对。 旅行前的准备工作（四） （五）办理签证 1、由本人持护照和相关材料到旅行国驻我国大使馆或领事馆办理。 2、委托权威签证代办机构代办。 3、委托前往国家洽商的组织到前往有关国家的使（领）馆办理。 （六）办理“黄皮书” （七）办理出境登记卡 （八）准备旅费 旅行前的准备工作（五） （九）入出境事务 1、边防检查 2、海关检查 3、安全检查 4、检疫 5、乘机 （十）预订旅馆 1、使用预订服务 2、保证预订 3、确认预订 旅行期间秘书的工作 （一）工作处理 1、上司尚未到目的地，对方如安排接站，应先电话通知对方上司出发的具体时间。 2、估计上司已到达下榻处，应主动与上司联系。 3、遇到超越秘书职权范围或紧急、特殊情况，应及时向上司请示。 4、如需上司亲自处理的邮件，应立即邮寄给上司。 （二）工作记录 随时记录上司不在时的一些主要事情及处理结果，以便上司回来后能了解工作进展。 （三）工作梳理 旅行结束后秘书的工作 （一）接站 （二）汇报 （三）整理文件资料 （四）核算报销成本 （五）向受访对象致谢 （六）检查总结 随行事务 （一）随行事务的含义 秘书随同上司进行公务，为上司外出开展公务活动所进行的综合性服务工作。 （二）随行事务的特点 1、流动性 2、全面性 3、复杂性 （三）随行事务的工作程序 1、准备阶段：思想、组织、资料、物质 2、出访阶段：做好安排、提出建议、联系公司、处理日常事务 3、结束阶段：安排返程、整理资料、落实问题、报销、 总结 第二节 商务接待组织与礼仪 商务接待工作类型 商务接待工作类型 （一）商务接待活动的四要素 一项接待活动通常由来访者、接待着、来访意图、接待方式构成。 （二）商务接待工作的类型 1、按接待对象的国别划分：内宾/外宾接待 2、按接待的组织关系划分：上级/平级/下级来访接待 3、按来宾的来访意图划分：公务/会议/参观/视察与检查/经营活动/技术考察/其他接待 4、按来访者有无预约划分：预约/未预约来访者接待 5、按来访人数划分：团体/个别 商务接待准备工作（一） （一）环境准备 1、自然环境准备 2、人文环境准备 （二）设施物资准备 （三）信息资料准备 1、来宾资料 2、接待材料 3、活动材料 商务接待准备工作（二） （四）方案准备 1、接待方针 高规格 2、接待规格 对等规格 低规格 3、制定接待计划 4、明确接待责任 5、接待经费 6、其他事宜 相关材料：接待表 接待工作实施（一） （一）迎接客人 1、迎接 2、介绍 3、握手 4、陪车 （二）安排工作生活 （三）协商日程 （四）组织活动：会见、会谈、参观游览 （五）听取意见 接待工作实施（二） （六）宴请 （七）安排返程 1、订购车（机、船）票 2、安排送行人员及车辆 （八）接待善后 1、通知接站 2、费用总结 3、总结提高 4、文件归档 商务接待工作注意事项 （一）接待无小事。对客人要礼貌、热情、真诚、服务周到、细致，树立单位良好形象。 （二）如果本单位有接待方面的规章制度，秘书应严格遵照执行，不得擅自更改接待标准。 （三）要注意了解来宾的饮食和生活习惯，特别是与宗教相关的饮食忌讳。 （四）接待过程中要做好保密工作。 第三节 签字仪式准备 签字仪式准备工作 签字仪式准备工作（一） （一）确定签字人员 1、主签人员 2、助签人员 3、观礼人员 4、礼仪及接待人员 （二）安排签字仪式