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单证管理的讲话 　　浅谈外贸单证管理　　【摘要】外贸单证是企业管理的一个重要环节，是控制企业风险的一个关键点。本文描述了现阶段我国外贸单证存在的问题，并提出了提高单证水平的对策。　　【关键词】外贸单证；单证标准化；单证费用；单证员培训　　外贸单证，是指在国际结算中应用的单据、文件、证书等，凭借这种文件来处理国际货物的支付、运输、保险、商检、结汇等关系，一般简称“单证。单证象一条彩色的纽带，连接着国际贸易的出口方和进口方。单证表明出口商是否履约以及履约的程度，出口商以单据作为货物交付的凭证，是结算的工具。进口方以单证作为货物的货权凭证，有了单证，就表明有了货物。单证的流转构成了国际贸易的基本程序，必须加强外贸单证的管理。　　一、现阶段，我国外贸单证存在以下问题：　　对单证工作不重视，思想认识不够　　随着中国外贸体制的逐步变化，商品进出口权逐步放开，中小型外贸企业如雨后春笋般成长壮大起来。我国现有上百万家企业从事国际贸易，很多外贸企业负责人只重视外贸业务的开发和成本控制，没有聘请专门的外贸单证人员。为了降低企业运行成本，很多企业往往安排企业内其他人员兼任单证员，导致企业自己设计和缮制的重要单证如商业发票、装箱单和装运声明等参差不齐，存在大量潜在的国际贸易风险。还有很多企业将外贸单证委托给报关行或国际物流企业去做，更加无法控制单证的质量，增加了贸易风险。　　外贸单证费用高，降低了我国外贸出口竞争力　　与国内贸易相比，国际贸易的单证数量繁多、处理费用高。做一单国际贸易，涉及进出口商、生产工厂、货运代理人、公路运输部门、铁路运输部门、海运或航空运输公司、场站、报关行、海关、保险公司、商品检验机构、政府和其他官方机构等出具的360多份单证。据联合国贸发委和世界贸易组织测算，单证费用平均占到国际贸易成交额的8%。XX年我国进出口总值亿美元，按照比例，我国在国际贸易单证上的支出将达到3328亿美元。但是根据中国标准化研究院的统计，目前我国外贸企业对国际贸易程序简单化和标准化缺乏全面系统的了解，导致我外贸单证成本远高于发达国家水平。这就是说，XX年，我国在国际单证上的支出远超过3328亿美金，在一定程度上降低了我国外贸出口的竞争力。　　外贸单证标准化水平低，出错率高　　单证管理　　单证管理职责　　一、要求建立完整的单证台账即电子台账，详细登记领用与发出记录。　　二、负责对所领有价单证规范使用、妥善保管。确保空白单证不遗失，如有遗失及时上报；作废的单证确保单证联次齐全，严格按照核销制度销号，并按规　　定装订存放。　　三、负责按省公司有价单证管理制度要求向财务部门有价单证管理员及时回销已使用有价单证。　　四、负责定期盘点有价单证库存量，保证有价单证账实一致。　　五、编制单证领用计划：要求各机构单证岗根据近期本机构的单证使用率、回销率等情况，提前三到五天向省公司单证岗汇报单证领用计划。　　六、领取单证：省公司单证岗根据申领单证的机构的单证回销情况、业务量情况等决定本次单证下发数量。各机构必须根据业务情况申领，不得多领！各机　　构领取单证时仔细核对单证流水号是否与清单登记一致，核对无误后签字确　　认留存！　　单证的入库、保管　　一、各机构必须有专门的单证管理岗。　　二、各机构领回单证后，务必当日登记单证台帐。　　三、按保险公司和单证类别分类保管。不准把各种有价单证随意散放或相互混放；还应设有专用的单证保管设施，符合防火、防盗、防潮、防蛀的安全保管要求，时刻保证单证的清洁和安全。　　单证使用规范　　一、各机构使用单证时，需按照先用流水号小后用流水号大、先用旧批次再用新批次的顺序，不得跳号、空号。正常使用的交强险标志或商业保险卡的流水　　号要写在对应的交强险保单或商业险保单的右上角，在登记电子台账的时候　　一并填写上去。　　二、在使用中由于打印不正等造成单证作废的，须将保单、发票所有联完整核销；使用过程中要细心细致，不得出现各个保险公司的单证混用现象。　　单证的回销　　一、单证的回销即系统自动回销和手工回销。对所有重要单证要求手工与系统同步进行回销。　　二、系统回销是指单证在系统中的打印销号，正常情况下，在单证被打印的同时，系统自动完成。若因各种原因造成系统没有自动核销或系统状态与实物单证状态不一致时，需要查明原因，进行手工调整，使系统状态与单证实物状态保持一致。　　三、手工回销是指单证使用完毕后，单证领用和使用人员完整填制《单证回销明细表》，连同单证实物一起交单证管理员，由其核对实物、单证流水号的一致性及单证实物使用的规范性。《单证回销明细表》中必须真实反映每一份单证的实物状态。对非已使用状态的单证进行核查，并注明原因。　　四、各机构已使用的有价单证，每月至少办理一次回销，最晚在保费