企业集团OA协同办公系统运行管理办法范本文档.doc

PAGE PAGE 8 兴泸投资集团有限公司 办公自动化（OA）系统运行管理办法 第一章 　总 则 为保障兴泸投资集团有限公司办公自动化系统（以下简称OA）安全、有效、规范运行，根据企业网建设及OA系统实施要求，结合本单位实际，特制定本办法。 OA系统运行应坚持优化业务办公流程程、提高办公效率和降低管理成本原则，利用OA系统处理办公业务应符合公司公文管理及其它业务管理的有关规定。 OA系统由总经办负责建设、管理、运行和维护检查工作。各部门文档管理员，负责对本部门文档进行管理。各部门应积极利用办公局域网和OA办公系统开展工作，并提出进一步完善自动化办公系统的意见和建议。 第二章 系统实施的目标 OA系统的运行是为了达到集团公司内部无纸化办公及对外信息交流。 公司实行三步走的信息化战略目标。第一步是在2006年7月1日起全面 第三章 系统运行操作管理 在公司内，电子文件与相同内容的纸质文件，具有同等效力，各部门可以将电子文件作为公司内部贯彻执行工作和办理的依据。 公司内部各类会议通知、有关工作情况通报、部门之间的信息传递、日常请假申请，以及其他只在系统内部需要贯彻的、部署性的、告知性的、事务性的文件等，只通过OA系统传递和办理，不再发送纸质文件。 公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定： 1、通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。 2、公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。 3、公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过2个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过代理设置功能委托相关人员代为办理。 OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；应避免在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。 第四章 网上办公业务管理规则 发文 公司各管理部门发文，由各部门职员拟稿，交部门主管审核后，提交总经办主任复核，总经办主任根据文件性质提交给相关领导签发，领导签发后文件传递给总经办文书，文书对文件存档，并分发到各相关部门和人员。 收文（包括纸质文件和网发文件） ??? 1、公司收文，总经办人员收文后登记，并把外来文件扫描成电子件，传递给总经办主任，总经办主任提出初步处理意见后提交公司领导阅示，领导阅览后批示意见，总经办根据领导批示意见转交相关部门办理。 2、部门收文，由部门文员完成收文登记、部门领导拟办、领导批示、转到具体办事人办理自动归档。 ?其他办公事项??? 1、日常请假??? 单位人员请休病假、事假或公出，须经协同系统传递填写请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导审核，同时知会人事部门。??? 2、协同办公??? 单位人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。 3、报表管理 领导需要查看的业务报表，业务人员除了在目标文档中存放并授权领导查阅外，还需要以协同方式传递通知相关领导。??? 4、会议通知??? 召开会议前，由各部门人员填写会议通知或方案，通知相关人员，描述会议相关信息，提交部门领导审核，部门领导根据需要交领导审批或直接交总经办发布。??? 5、公告调查??? 由总经办起草公告通知等信息，交部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。 6、新闻稿件登记 由各部门拟稿后交由相关领导审批发稿，稿件刊发后，再交由总经办审核登记、相关领导查阅后，由总经办文档管理员归档。  第五章 公司数据库的建立 公司数据库严格按照分级浏览权限建立并确定浏览范围。分为三大部分：公司领导文件夹、各部门文件夹、公司共享资料文件夹。 文件夹的建立和维护应严格按照分级、分类的原则进行文档的上传、修改和存放。文件夹应根据文件夹内文档的主要内容命名，并冠以日期，格式如下：[年.月]项目名称。文件夹中的文档应以统一的项目名称命名，并冠以日期，格式如下：[年.月]项目名称-详细文件名。 公司领导文件夹由公司领导管理，公司各领导对该文件夹均具备读取、修改、上传的权限。其他人无权访问该文件夹。 各部门文件夹由各部门文档管理员管理，公司领导对该文件夹具备读取的权限，各部门员工均具备对本部门文件夹读取、修改、上传的权限。各部门的员工无法访问其他部门的文件夹。 公司共享资料文件夹存放各类常用资料，方便各员工使用和查找。文件夹按内容划分为多个子文件夹，包括法律法规、工作总结、常用软件、OA系统学习课件、常用电脑驱动程序等，员工对该文件夹具备读