某药业有限公司销售部管理制度.docVIP

. . *******药业有限公司销售部管理制度 一、合同管理 1、公司所有产品的销售均应签订相应的合同。并按合同规定执行，所有合同上必须填写完整、清晰、规范、准确。 2、所有产品的购销合同由各相关人员按照公司有关政策与客户签定，经办事处经理认可，销售部经理审批后，方可执行。 3、对于新客户，签约人员在签约时必须向对方出具加盖本企业公章的药品生产、企业许可证、营业执照的复印件，授权委托书以及本人身份证复印件，同样也要求客户出具同样资料，对于不能提供相关证照的客户，应采取现款现货的支付方式。 4、公司提供给各办事处的合同，事先编号盖章，领用时必须登记，由办事处经理分发给各相关业务人员，每季度对合同的使用情况进行核对。 5、所签定的合同，原件一式两份，销售部一份，客户一份。 6、销售部内勤办负责公司所有合同的管理归档工作。 二、发货管理 1、各办事处根据各市场的年度销售计划，并结合本区域具体情况，分解每个月的需货申请，并应于每月25日前以书面形式，报公司销售部。 2、销售合同签订后，由办事处将合同传真到销售部，经销售部经理核准，报财务部经总经理审批后发货。由销售内勤负责发货。 3、各办事处申请给新的客户首次发货时，除了提供合同外，还须提供企业的相关证件以及客户档案，以确定首次发货数量。 4、发货程序：办事处向公司申请发货时，还须填写《申请发货清单》（详见附表1），并由办事处经理签字后传真至销售部。销售内勤收到申请后，转销售经理审核，并填写要货申请单（详见附表2），由销售内勤填写六联内部结算单，并凭内部结算单和要货申请单至仓库提货，仓库保管员凭以上两份清单，方可发货。 发货流程图如下： 签订销售合同 办事处经理认可，填写发货申请单 销售部内勤填写要货申请单 销售部经理、财务经理审批 总经理审核 销售内勤填写内勤结算单 仓库提货 装车发货 客户签收 办事处内勤存回执 5、货物发出，客户收到货物后，各发货申请人应收回客户签字的货物验收单或回执联，并由各办事处销售内勤保存。 6、公司只负责仓库到对方车站、港口、码头的运输费用，到站到港后，收货方的提货费用由提货方自理。 7、各办事处销售内勤必须在内部结算单上签字确认。 三、退、换货管理 1、因产品本身的质量问题或公司手续不全，而不能在当地销售的，客户可以向公司提出退货，但退换必须先由各办事处向销售部提出书面申请，经销售部经理审批后方可。相关费用，由公司承担。未经批准，各办事处擅自退货，由此而发生的一切经济责任由办事处自行承担。 2、对即将超过保质期的产品，客户应提前三个月以书面形式通知公司销售部，经检查确定后，由办事处办理退货手续。费用由公司承担。 3、因合同规定双方协商退货的，由客户提出，办事处办理退货手续，相关费用由客户承担。 4、办事处因业务需要在客户单位调货要先向销售部进行书面申请，并在得到销售部经理书面批准后方可调货，申请内容包括调货原因，被调货单位名称、调住单位名称、品种、批号、规格、数量等，调货后及时把被调货单位出具的调货证明传真回公司以便调帐。由办事处发货的单位调货后，要在当月有关报表中注明并寄回有关调货凭证以便记帐。未经同意私自调发造成的不良后果由办事处自负。 5、退换货程序： 由客户提出意见 办事处提出书面申请 公司销售部及总经理审批 办事处办理退货 质检部验收入库 财务部帐务处理 四、货款回收管理 1、每月25日前各办事处应填写下个月回款计划，以书面形式报公司销售部。 2、各办事处向公司回款时，必须填写《回款清单》具体内容详见附表3。 3、为保证公司货款及时回笼，公司采取收支两条线的管理办法，办事处不得挪用现金收入，对现金收入应在收款后三日内汇往公司财务部。 4、每月25－28日公司财务部与各办事处内勤人员结帐核对一次，由公司财务部提供当月销售结算单给予各办事处核对。各办事处收到销售结算单及时核对并提出异议，3个工作日未提出则视同无异议。 5、办事处督促客户收到货物之日起，120天内支付货款，对三个月以内不能回款的客户，应停止供货，并由各办事处负责将此货款回收。 6、对于出货超过150天尚未收回货款的，除继续催收外，呈报总经理，并采取必要的法律保护措施。 7、公司规定各办事处坏帐比例为3％。 五、发票开据管理办法 1、对需要开具正式发票的客户，办事处应以传真或书面形式向销售部提出开票