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合同管理软件绿色版 　　最高权限者可视　　附件1:　　部门领导可视:　　普通员工可视：　　关于合同管理软件的用户需求　　1.统一合同管理平台　　?规模大的集团企业存在着各业务部门或各子公司对合同管理的操作方式不一致，对相同的业务缺少横向沟通与纵向管理。因此需要根据企业级部署，建立整个企业统一的合同管理平台，所有业务部门或子公司都在此同一平台下完成合同的起草、审批、合同履行和评估等。　　2.合同库管理　　?共享合同模板库，使合同起草规范化。提供可自定义的合同模板，可快捷的根据需求从合同模板库中调用需要的合同模板生成合同草稿。不同子公司或业务部门的合同起草人在进行同一类型的合同起草时会出现起草的合同内容大相径庭，这会使合同后期审核花费大量的重复劳动和精力，降低工作效率。　　?已签订合同数据库管理。对于使用软件前的历史合同数据支持导入功能，支持合同及往来单位多级分类功能，可针对单一条件及多款条件快速而准确地找到所需要的合同资料。　　3.审批流程控制　　?公司各类审批流程的自定义功能。用户可按照公司自身组织架构编制合同管理环节的审批流程。软件可以按照不同的关键因素判断流程分支，如合同付款超过用户设置好的金额后走的流程分支不同。　　?按照设定的合同修订流程，软件自带Office控件能让每个合同审批人合同文档中留下各部门的审批修订意见，使每个人的工作都有迹可循。?自动提醒功能。按照设定的各部门的修订完成时间具有自动提醒功能，可以控制每一合同的完成时间并随时查看合同审批进展情况，合同起草人员能够最终汇总审批意见生成正式的合同文档。　　?报警功能。可以按照投资计划，各种合同的特点设定报警提醒，当支付比例，支付时间等超出界限，软件提出报警。　　4.操作者权限分类　　?对应员工的职位或职能，能够划分多级管理等级，划分各等级的管理权限。同一功能不同用户登录看到的合同数据有区别。　　5.报表与分析　　?合同统计表中的数据都是按照实时的业务单据数据动态取数，及时反映　　合同的进展情况并作出评价，综合上述报警功能。　　6.移动办公　　?提供短信和微信等形式的推动信息，为用户提供预警，相关的审批，提　　醒，还提供适合IOS和安卓系统的手机APP，实现移动办公。　　7.合同执行过程管理　　?签订支出合同前，系统在后台对照客户设定的投资计划，提示用户签订　　的支出合同累计金额是否接近投资计划上限，合同发生变更时软件同样会作此校验。　　?无论收支合同，软件都按照其首付款的计划提前提醒对应的合同管理人　　员需要收付款的时间和金额。　　?　　合同管理软件使用总结　　自总公司合同软件投入使用以来，我部门按照总公司要求，采取系统审批与纸质版审批并行的方式进行相关合同立项审批及合同付款审批。　　在两者使用过程中，系统审批效率都低于纸质版审批效率，往往是纸质版的审批已进行完后再补充系统审批工作。其中的原因也是多样的，首先可能是由于大家都是刚开始使用网络系统，对系统熟悉度不够等各项因素导致工作效率降低。其次，可能由于系统本身的特点，即无法越级审批，在系统上只有本级审批结束后，上一级审批领导才会看到，才能进行审批。只要有一级审批延误都会影响到整个审批流程，缺少了纸质版的灵活性。最后，由于我部门合同及付款的特殊性和系统审批程序有一定的不兼容性。我部门合同主要是物资采购合同，简单的说就是花钱买东西。在签订合同前先进行货比三家，后确定合作商家，并约合作商家进行合同谈判，最后签订合同。为了确保物资供应的及时性，第一时间将物资输送到沙特项目部现场，我们往往和商家约定合同谈判当天即为合同签订日期。按照一般物资采购合同要求，合同签订后就要支付商家合同(转载于:写论文网:合同管理软件绿色版)预付款，便于商家备货。从合同软件使用的情况来看，合同审批工作结束到付款审批工作结束往往需要一个星期左右，甚至更久，这就远远滞后于我们的实际要求。　　总之，合同管理软件优点是便于合同的统一管理，合同信息一目了然，付款情况清晰明了，各项动态信息及资源合理共享，增加公司　　各部门工作的透明度，提高对公司事务过程的监控能力。纸质版审批优势在于灵活性，高效率，直观性。尤其是项目部物资的急件，需要我们快速、灵活的进行物资采购。比如5月份来的插头插座急件、6月份来的防尘面具急件等，都是要求在一个星期内将物资采购完成，而厂家要求都是一次性付款。这样的情况就和合同管理软件程序产生严重的冲突。在纸质版审批过程中，能够直观的和领导交流工作的进展情况，也利于审批领导了解到采购工作的进展。　　所以，考虑到我部门物资采购工作的特殊性，并结合两种形式的优点，我部门对合同管理软件提出如下建议。合同审批及付款审批程序采取纸质版的审批流程，完成后补登到系统管理软件中，合同管