总裁办秘书岗位操作指导书.docVIP

某公司 Page PAGE 1 of NUMPAGES 7 总裁秘书岗位操作指导书 岗位基本信息 岗位名称 总裁秘书 所属部门 总裁办 岗位编号 SJ-ZCB-05 直接上级 总裁办主任 岗位编制 2人 薪资等级 直接下级 无 批 准 人 撰写日期 200 岗位使命 秘书一：为保证总裁工作的顺利开展及公司各种会务和对外接待工作正常进行，协助公司总裁进行日常工作，制订公司重大活动、会议日程安排及联系接待工作。负责公司重大会议的记录、翻译及文件下达，制订公司总裁出行安排 秘书二：为了做好集团高管层的服务，协调集团总部与下属公司行政综合部门的工作，在总裁办主任的指导下，执行集团日常行政事务工作 组织架构（指本岗位在组织中的位置，即与上级、同级、部属的结构关系） 总裁办主任 总裁办主任 总裁秘书 法务主管 总务主管 行政秘书 前台秘书 网络主管 司机 宣传主管 保洁 职位通道 可晋升职位 总裁办公室副主任、主任 可轮换职位 可升迁至此职位 宣传主管、法务专员 工作关系 对内关系 频繁与集团总部董事会成员沟通，获取服务需求，做好服务工作 频繁与各下属公司总经办主任、行管理中心总监沟通，上传下达各类通知 频繁与下属公司负责人沟通，收集与汇总各类相关情况 经常为集团总部高管层办理订餐、机票预订、酒店预订、文件传递、办公设施维修、护照、通行证、会议准备等工作 对外关系 经常与各航空公司、酒店协议的负责人谈判及签定合作协议 经常与政府部门（省工商联、省委统战部、省工商联、市工商联、市委统战部、市工商局、南京市企业家联合会企业联合会、工商白下/江宁/建邺/雨花/下关/栖霞分局、省妇联、市团委、市工会、市统计局、市经委、市外经贸局、市财政局、市劳动和社会保障局、白下区委、江宁开发区管理委员会等） 会长、局长、处长、区长、秘书长等等 保持日常联系及沟通工作，及时处理各部门的通知、通告，为各类活动提供集团相应的材料，安排相关领导参加各类会议及评选活动，保证集团在政府中良好的口碑 经常与禄口国际机场边防/海关/安检的参谋长、处长、科长沟通，确保集团高管及公司重要客人的出行便捷 经常与各大银行行长、处长、科长沟通，辅助集团财务中心工作 经常与市公安局出入境管理处 处长、科员沟通，快捷办理集团高管及公司重要客人的出国护照及相关证件 经常与票务中心联系，预订飞机票、火车票 经常各酒店、餐厅联系，预定宴会、客房、订餐 偶尔与中国电信、移动业务员联系，力理电话卡购买、托收业务 偶尔与鲜花、水果店联系，订购鲜花、水果 工作指引 类别 职责 工作内容 工作依据 权限 时限 表单文件 名称 呈送 1、负责统计集团领导的日程、差旅和相关会务工作日程 （3%，B） 每周一上班前统计集团领导一周行程，并在周一中午前以电子文档发给各位领导 执行 每日 领导一周行程安排 各领导 与陈总有关的领导外事活动的日常安排和重要行程安排，有时需随同出行做好服务工作 执行 不定时 日程表 各领导 与陈总有关的董事会成员外出的食宿、交通、会务等外出事务统筹的安排 执行 不定时 2、处理总裁的电话、邮件、传真等各种信息 （5%，B） 将电话、邮件、传真分类，需要总裁本人审阅的，根据总裁授意处理 （《公文处理办法》待编） 执行 每日 办文单 各领导 对各种传真、书信、材料，判断其重要性决定是否由秘书直接处理的，对重要信息转呈其他相关部门处理 （《公文处理办法》待编） 执行 每日 办文单 对应部门 每天将所有的传真、邮件分类存档，每月末清理 （《公文处理办法》待编） 执行 每日 文件档案 总裁办 3、集团董事会成员参加的会务工作安排 （10%，A） 根据总裁的指示确定会议日期，下发会议通知 通知与会人员，根据总裁的指示，拟订会议流程，并下发至各与会人员 （《会议管理办法》待编） 规划、执行 不定时 会议通知 与会人员 内部会议要提前三天布置好会场、准备会议材料，外部大型会议提前一个月筹备 （《会议管理办法》待编） 督导、管控 不定时 会议文件 与会人员 除董事会外，做好总裁参加的其他各种会议记录，并保存相关会议资料。如有必要，下发会议记录、决议、讲话等 （《会议管理办法》待编） 执行、管控 不定时 会议纪要 总裁 4、总裁文件管理 （5%，B） 审阅各下属公司呈报给总裁的文件，判断并决定是否由总裁处理，直接处理不需总裁回复的文件 （《公文处理办法》待编） 执行 每日 办文单 下属公司 处理总裁信箱邮件 （《公文处理办法》待编） 执行 每日 对总裁批改意见后的文件复印后转发、呈送，必要的事情进行追踪，反馈结果 （《公文处理办法》待编） 执行、督导 每日 批复后文件 受件人 5、跟进总裁交办的任务（10%，A） 每天总裁到公司后、中午或下班前，接受总裁布置的当日工作 执行 每日 根据事务的轻重