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合同借阅管理制度 　　档案室资料管理制度　　为加强合同预算部档案室资料的管理，使各类档案有效的利用和保　　存，特制定本制度：　　一、归档范围　　与工程有关的结算、合同、招投标资料、材料认质认价单以及　　通知类文件、会议纪要文件、工作联系单等重要文件。　　二、合同预算部的档案室资料管理由档案室专员负责，资料专员须　　保证公司的所有原始资料和各类文件齐全完整、安全保密和使用　　方便。　　三、资料的归档　　1.公司资料的归档期分“季度归档”和“年度归档”，即每年的4月、　　7月、10月、次年1月和每年2月为公司资料归档期。　　2.在归档期内，由档案管理专员向各部门主管收集应该归档的原始　　资料，各部门主管应积极予以配合。　　3.档案管理专员应对所收集的资料进行分类归档，及时登记，并做　　好档案查阅目录。　　四、档案的借阅　　1.员工借阅本部门档案室资料须填写《档案资料借阅申请表》，经档　　案室专员审批后，方可借出查看；其他各部门员工借阅本部门档　　案室资料须填写《档案资料借阅申请表》，经部门负责人审批后方　　可借出查看。《档案室资料借阅申请表》留存于档案室专员处，待　　资料归还时，《档案室资料借阅申请表》方可销毁。　　2.所有档案室资料如借出档案室，则借阅人员应做到：不划道、涂　　改、折卷、裁剪、拍照、复印、扫描、撕毁等，自觉保护好档案　　的完整性和保密性。　　3.借出档案的安全由借阅人员负责，借出时间不得超过一周，不得　　转借他人，不得私自抄录、摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案，　　不得将档案带出公司或在公共场合随意翻阅。借阅期满后如需继　　续使用，须到档案专员处重新办理手续。　　五、档案的销毁　　1.档案的销毁，是指对没有保存价值的归档文件和保管期限已满无　　须继续保存的档案进行销毁处理。　　2.公司任何员工未经允许，不得销毁公司的档案资料。　　3.需销毁的档案，由档案专员列出档案销毁清册，经部门负责人批　　准后即可进行销毁。　　4.经批准销毁的档案，档案专员应认真核对，并做好登记。销毁时　　须有档案所属部门相关人员监督进行。　　六、其他　　1.档案专员应妥善保管档案，防虫蛀、防霉、防丢失，确保档案安　　全。　　2.所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。　　3.所有员工应严格按照本规定借阅和保管公司档案。　　西安曲江建设集团有限公司合同预算部　　档案室资料借阅申请单　　合同档案管理制度　　一、合同档案管理原则　　本合同档案管理制度所指的是公司在业务经营中形成的涉及合同的资料总和，其构成包括项目建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料，都必须及时归档，个人不得擅自留存。这是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段，通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。二、合同档案管理办法　　为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定合同档案管理制度。　　1、合同档案由市场中心集中统一管理，以确保档案的完整和有效利用。　　2、市场中心负责统筹、协调、组织、整理、保管和合作方的所有合同文档。　　3、分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，由合同管理员负责合同文档管理。　　4、合同管理人员要尽心尽责发挥作用，按要求建立完善合同管理台账。签订完的合同要及时归档，做好登记。凡归档的合同文件材料必须是原件。　　5、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。　　6、加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，合同文档分类编号，编制合同统计清单。　　7、应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。　　8、做好合同管理的保密工作，未经许可不能擅自借阅、外带归档合同。因工作需要须借出查阅合同文本，须经集团领导签字同意后，方可办理相关借阅手续。以复印件形式借出，督促借阅人员按期归还合同。合同原件无特殊情况不能外借。　　9、合同文档的保存条件要有防火、防潮等措施，以确保合同文档的安全。　　10、借阅人不能涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。　　11、合同文档的密级为机密，任何人不能擅自将合同对外公开、复印，违者视情节予以处罚。三、合同档案的移交　　1、正式签署合同后须将合同正本原件移交市场中心合同档案管理员。　　2、合同项目终止后须将该项目的所有技术资料汇总成册，具有保存价值的技术资料向移交合同管理员。　　3、