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关于报送建设工程竣工电子档案的 补充通知 合建〔2011〕175号 各建设单位： 为进一步提高电子档案管理与信息资源利用水平，根据我委《关于报送建设工程电子档案通知》（合建〔2010〕201号）文件要求，现将建设工程电子档案归档技术要求和操作程序等有关问题进行补充通知，具体内容详见《合肥市建设工程电子档案归档技术要求和操作程序》。 《合肥市建设工程电子档案归档技术要求和操作程序》为《关于报送建设工程电子档案通知》（合建〔2010〕201号）文件的有效附件，请各建设单位遵照执行。 特此通知 附件：合肥市建设工程电子档案归档技术要求和操作程序 二Ｏ一一年十一月十六日 主题词：城乡建设 工程 电子档案 通知 合肥市城乡建设委员会 2011年11月17日印发 共印400份 合肥市建设工程电子档案归档 技术要求和操作程序 为全面提升合肥市城建档案现代化管理水平，充分满足社会对城建档案利用的需求，更好的提升电子档案管理水平，根据合肥市城乡建委《关于报送建设工程竣工电子档案的通知》（合建【2010】201号）文件精神及《合肥市建设电子文件具体管理规定》的有关要求，现制定《合肥市建设工程电子档案归档的技术要求和操作程序》，具体要求如下： 一、电子档案制作前的准备程序 建设单位安排具有城建档案工作经验的专职人员负责做好建设工程项目电子档案的制作及移交工作。 建设单位在合肥建设网（）的“子站导航”栏目里面链接到合肥市建设信息中心（城建档案馆）子网站，在建设信息中心子网站的下载中心栏目下载各类建设工程相关的电子档案著录单表格。包括： 《建筑工程竣工档案工程级、案卷级著录卡》 《建筑工程竣工档案移交目录》 《地下管线工程竣工档案工程级、案卷级著录卡》 《地下管线工程竣工档案移交目录》 《市政工程竣工档案工程级、案卷级著录卡》 《市政工程竣工档案移交目录》 二、电子文件移交的程序步骤 电子档案制作 建设单位按照合肥市建设信息中心（城建档案馆）对城建档案移交目录及相应电子文件的技术要求标准（包括文件格式、精度、大小要求及电子文件命名规范）整理、制作工程电子档案文件，移交工程档案的单位需保证纸质档案与电子档案的内容完全一致。 填写档案著录单 按照网上下载的工程项目竣工档案著录单，填写对应的工程项目著录信息、单体工程著录信息、案卷著录信息、卷内目录及电子文件信息电子表格，并按照正确的文件命名规范命名。 电子档案的检查 各建设单位及个人在移交档案之前，需按照规范仔细逐一检查档案电子文件，保证电子文件的真实、完整以及与纸质档案的一一对应关系。电子档案的检查重点包括以下几个方面： 1）、按照档案移交目录逐一检查档案电子文件。检查档案目录项对应的电子文件内容是否与纸质的保持一致、内容是否完整、是否符合目录标准规定的文件格式、精度要求、电子文件内容页面次序是否正确，文件命名、文件大小是否符合规范要求。 2）、检查合肥市建设信息中心（城建档案馆）网站下载的档案著录单表格填写内容是否正确及与档案电子文件内容一致，以及档案著录单表格的文件命名是否正确。 电子档案的移交 各建设单位在纸质档案通过预审并完成上述步骤以后，即可向合肥市建设信息中心（城建档案馆）移交电子档案并提请验收。电子档案移交程序按如下步骤进行： 1）、在合肥市建设信息中心网站下载《档案移交清单》表格和《电子档案质量保证书》模板，按要求正确填写并打印盖章。 2）、将档案著录信息文件及档案目录对应的电子文件刻录在光盘上（DVD-R或CD-R光盘），光盘一式两份。归档的光盘载体应做防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。每张光盘必须在刻录内容的同时输入正确的磁盘卷标说明（卷标命名规范参见本文技术要求章节）。 3）、建设单位将制作好的电子档案光盘2张、纸质档案移交清单、电子档案移交清单、电子档案质量保证书一并提交给建设信息中心（城建档案馆）提请档案验收。 核发档案合格证 各建设单位提交的工程项目档案材料（纸质档案及电子档案）经合肥市建设信息中心（城建档案馆）审核通过确认合格以后，由城建档案馆核发项目档案合格证。 三、电子档案文件技术要求 1、归档的文件格式及质量要求 工程项目竣工档案移交目录所对应的电子文件的存储格式采用通用标准的各类文件格式。非通用格式的电子文件应按照要求转换成通用格式的电子文件，纸质档案文件应通过扫描加工数字化后转换成通用格式的电子文件。 不同形式的档案电子文件格式及质量要求如下表： 档案类别 档案文件格式 扫描精度要求 扫描色彩要求 文本档案 PDF 200DPI 黑白二值模式 图纸档案 TIFF 300DPI 黑白二值模式或256灰阶模式 照片档案 JPEG 400DPI 黑白照片采用256灰阶 彩色照片采用彩色模