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电子文件管理 大纲 一、电子文件及其带来的相关问题 二、电子文件管理的新趋势 2018/11/13 nwuhxr@126.com 一、电子文件及其带来的相关问题 （一）电子文件 （二）电子文件类别 （三）电子文件的特点 （四）电子文件给档案管理带来的问题 （五）电子文件在我国的发展 2018/11/13 nwuhxr@126.com （一）电子文件  “数字式文件” （Digital Records）  “机读文件” （Machine-Readable Records）  “电子文件” （Electronic Records）  电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计 算机系统存取并可在通信网络上传输的文件 。 机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计 算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、 音频、视频等不同形式的信息记录。 2018/11/13 nwuhxr@126.com （一）电子文件 如何理解？ 电子文件 文件 数字信息 Electronic （Records) Records (files) 电子文件是逻辑文件和物理文件的统一 2018/11/13 nwuhxr@126.com （一）电子文件 随着计算机网络技术的应用，电子文件大量产 生。 ❖布什政府电子档案存储量为大约1亿GB。这一数值 约为前总统比尔·克林顿两届政府档案总量的50倍， 是国会图书馆2000万册编目图书内容总量的5倍。 仅电子邮件一项就可占2万GB至2.4万GB存储。相 比之下，克林顿执政时期电子邮件总量不到 1000GB。 ❖2011 年 NARA 拥有电子馆藏 156.1TB，2013年 达到521.4TB，是两年前的3.34 倍。 2018/11/13 nwuhxr@126.com （一）电子文件 随着计算机网络技术的应用，电子文件大量产 生。 ❖我国中央和国家机关及其直属企业事业单位生成的 电子文件数量占文件总数的72.7% ❖49%的受访单位生成的电子文件数量占文件总数的 50%以上 ❖14.3%的受访单位生成的文件100%为电子文件 ❖48%的受访单位认为未来5年，50%以上的文件将 仅以电子文件的形式存在 2018/11/13 nwuhxr@126.com （二）电子文件类别 1.按电子文件表达的内容形式分类 文本文件（Text），或称为字（表）处理文件 数据文件（Data），亦可称为数据库电子文件 图形文件（Graphic） 图像文件（Image） 影像文件（Video） 声音文件（Audio） 命令文件，亦称计算机程序护(Program) 2018/11/13 nwu