第八章电子文件写1.docVIP

电子文件写作 【学习目标】 1．掌握电子文件的基本知识； 2．会写电子文件。 【重点难点】 1．熟悉电子文件的特点、格式和写法； 2．在具体实训中掌握电子文件的写作要领和应用技巧 第一节 电子文件写作概述 概述 从第一台电子计算机诞生至今，电子计算机技术以空前的速度飞跃发展，电子计算机在政治、军事、经济、文化以及人类生活各个领域的应用也越来越普遍，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。由于办公自动化的进步、发展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业。过去用纸墨、照相等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等，都可以用电子计算机进行，由此而产生了电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等，这些都属于电子文件。电子文件就是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络传送的文件。 二、电子文件的分类及特点 在信息社会之中，电子文件是信息记录的主要形式。网络之中的电子文件数量十分巨大，需要科学地管理，才能便于人们的利用。 电子文件由于与纸质文件形态的不同，其分类原则与方法也有所区别： 一般来说，分类时应根据《电子文件归档与管理规范》制定分类方案．以保证分类方案的稳定，也应尽量照顾电子文件的不同格式。电子文件有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、视频文件、多媒体链接文件、程序文件、数据文件等多种文件格式。对物理归档的电子文件分类时应注意将同一类型的文件划为一类，不同类别的电子文件归入相应类别后形成独立的编号(流水号)，同一类别的电子文件的编号(流水号)不能重复。 企业内的电子文件分类，也可参照国家档案局制订的《工业企业档案分类试行规则》划分，把企业中的全部电子文件划分成公务文书类、科技图文类、财会文件类、人事文件类，然后借鉴分类号细分电子文件类别。 在一台没有联网的几个部门共用的计算机之中，可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门间相互区别，或以文件录入者的姓名或代码相互区别。而内部网络中的计算机文件，就应当按行业、地区或系统相区别，然后再给予每个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调、也可参照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。 电子文件某些特性与纸质文件也有很大区别。其主要特性可概括如下： （一）电子文件是数字化信息技术的产物 电子文件是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。人们在计算机屏幕上看到由文字、图形等构成的电子文件形态只不过是电子文件的某种输出形式而已。而在计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。只有当需要将文件输出时，才将其汉字内码所对加的字形点阵，也就是字模，以及众多字模按格式组成文章在屏幕或打印机上输出。 （二）电子文件对设备的依赖性 电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着。共对设备依赖性主要体现在： 一是数字编码，二是软件，三是硬件，四是技术设备更新，五是加密。例如电子文件对其他设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理。不同软、硬件环境形成的电子文件载体，有时难以互换。 （三）电子文件信息与载体的相分离性 电子文件的存放位置不是固定的，而是可以变化的，甚至可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化。同样，还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者。在一些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文件分解后分别通过不同的途径传递，存放在不问地点的不同没备上，只是在需要时才临时把文件装配起来。这些情况，不仅造成电子文件与载体的分离性，也使长期处于共享计算机网络资源环境的使用者淡漠了对电子文件存储于哪台计算机、哪个载体以及什么位置的关心。这个特征给电子文件的保管带来许多新的问题，处理不好，会直接影响其真实性、完整性和可靠性。 （四）电子文件载体的非直读性 电子文件的非直读性体现在很多方面：一是数字编码记录于载体上肉眼无法分辨。二是载体上的信息记录密度极大，例如一张容量可达600-4000MB的光盘，刻写激光斑点的直径小于百万分之一毫米，可存35万张打印纸上的文字信息，或10万页图形信息。即使在高倍显微镜下可以看见光盘上的记录痕迹，也不可能读懂那些小点表示什么。三是，载体上的数字信息往往进行了压缩编码、加密等处理，即使有设备，如果不解压解密也不能读取其内容。 第二节 电子函件（E-mail） E-mail即电子邮件，俗称伊妹儿。类似于实际生活中的邮件，只不过它是利用因特网传递各种信息，是因特网上一项重要的服务。E-mail