秘书实务第三章.ppt

秘书实务;;第一节 文字工作概述;二、文字工作的意义 秘书的文字工作，在秘书的各项业务工作中占有重要地位。 表现在以下几个方面: 1.秘书的文字功底，是秘书的基本素质。 秘书是通用型的人才，需要具备较高的综合素质，而其中，文字功底尤为重要。 要成为“第一流的文字处理能手”。 2.秘书的文字表达能力，是秘书的首要能力 虽然秘书是集表达能力、办事能力、管理能力、交往能力、应变能力及研究能力于一身的职业。但是居于首要地位的，应当是秘书的表达能力，特别是秘书的文字表达能力： a.各种文书是各级领导机关集体意志的体现。 b.各级领导机关对内下达指示、发布命令、协调关系、对外沟通信息、联络工作、答复问题，也大都采用文书的形式。这类文书都出自秘书之手。 c.各种文书的内容，是各级机关的真实记录，也是各项工作备查的重要凭证。;3.秘书的文字工作，是对领导工作的重要补偿 在多数情况下，领导的重要讲话、报告和领导机关的重要文件为其秘书起草。这样看来，秘书的文字工作就是对领导工作的补偿： a.秘书的文字工作，是对领导意图的完善和升华 b.秘书的文字工作，是对领导者知识和智能的补充和延伸。 c.秘书的文字工作，是对领导精力和体力的减轻与节省。 ;三、文字工作的特点 1.写作活动的受动性 秘书所从事的文字工作，具有将强的受动性，即“奉命行事”。这就要求秘书一方面要注重知识的积累和更新，做到养之有素，另一方面要随时准备接受领导者的交拟，做到倚马可待。 2.思维形式的抽象性 即在文字工作中运用抽象思维，即通过概念、判断、推理等逻辑形式，对事物进行分析、综合、归纳和论证，并以规范的书面语言加以描述 3.表达方式的综合性 秘书的写作，主要是撰拟文书，其表达方式就是以说明为主，兼有记叙和说明。 鉴于这种需求性，要求秘书要熟悉记叙、说明和议论等表达方式的一半知识和操作要领，以及不同的语言风格。 ;4.成文过程的程序性 秘书的文字工作和秘书的其他工作一样，有较强的程序性，即有着严格的先后次序，必须环环相扣，一般来说需要经过：交拟、拟稿、审核、签发等环节。所以要求秘书懂得懂得行文程序，严格按照有关规定行文。 ;第二节 文字记录;二、文字记录的过程 文字记录虽然是文字工作的初始行为，但是要出色地完成各项文字记录任务，必须依次做好文字记录过程中的相关工作。 1.备好纸笔，随时准备记录 无论多么先进的设备也无法完全取代笔和纸：随身带笔纸或笔记本。 2.用心倾听和判断，快速做出记录 要会听，不仅仅是把语言转化为文字。即既能听懂发话者说话的内容，还能听懂发话者的言外之音。学会多种记录方法，可以同时使用。 3.及时补充和修改，认真整理和记录 秘书要根据工作需要及时对记录进行整理，使使之成为记录稿，以便日后工作。 需要注意的是：1.终于发话者说话的原意，尽量保持原话愿意2.表现出发话人的语言特点，使人读完，如见其人3.在保持愿意地基础上进行技术性的加工润色，使其更具备条理和顺序性，增加其可读性。;三、文字记录的方法 秘书要提高文字记录的质量和速度，做到快速而又精确的记录，除了要熟悉各种记录的一般程序和要求之外，必须掌握各种记录方法阿赫技巧。 1.要点记录 把发话者说话的主要内容，用较少的文字简明扼要的记录下来，这种记录方法要求秘书边听边分析：哪些是要点、哪些是次点，予以挑选和取舍。 2.详细记录法 把发话者说话的全部内容，全面完整地记录下来。此记录方法要求秘书听力敏锐，思维敏捷，记录迅速，做到准全、快。 3.常用的速记方法 运用速记法记录讲话、摘录资料、起草文件。不仅是秘书的基本功，也是促进自身工作高效化的有效途径。特殊标识法。 4.特殊标识法 5.笔记与录音并用法;第三节 文稿撰拟;二、报告当日工作安排 1.拟定日程表，且简单明了，切实可行。便于领导进行工作。 2.日程表不仅需要向领导口头汇报以外，必须请领导亲自过目，并听取领导的意见，加以修改。 3.领导首肯之后，秘书需要即刻将日程表印制出来，送领导一分，自己一份。 4.日程表在实施过程中，如出现变故而难以按计划实施时，秘书应与领导及时沟通，有领导决定是否改动和如何改动。 ;三、请求工作指示 多请示是秘书的职业习惯，也是秘书的职业纪律。 请示工作时需要注意的： 1.内容为：事关大局而自己无权处理的问题，难度大而自己无法处理的问题，以及超出自己职能范围的问题。 2.请示工作时，要做到主旨明确，要言不烦，态度谦和。 3.请示时把握好时机和分寸。 4.领导口述指示时，要聚神聆听个，必要时可以做记录。然后要复述。若没有听清或者没有理解，应当当面提出，请领导解答直至自己听懂。;四、处理日常事务 打不完的电话，磨不完的嘴，写不完的文章，跑不完的腿 处理日常工作时应注意： 1.急办之事，即当日必须办结的事情需要优先处理，无论如何都不能延误