现代秘书实务——接待工作.ppt

（二）礼宾次序 2、按来宾所在国名称的拉丁字母 在举行大型的国际会议或比赛时，通常可以采用此种方法。 3、按来宾抵达现场的具体时间早晚 如当各国大使同时参加派驻国的某项活动时，一般均以其到任的具体时间的早晚来排定其礼宾次序。在非正式的涉外活动中，亦可采用此种方法。 4、按来宾告知东道主决定到方的具体时间先后 举行较大规模的国际性的招商会、展示会、博览会。 5、不排列 当上述几种方法难以应用时，便可以采用此种方法。 接待中的礼宾次序 团体接待，不以人数多寡为标准，而以领队为标准 原职和现职，现职高于原职，原职比照现职 按来宾归属部门的汉字笔划（拉丁字母、汉语拼音）顺序 按约定俗成的法定顺序 按先来后到或报名的先后的顺序 （三）礼宾次序确定步骤 1、确定礼宾次序方案 一次接待两个以上的外国代表团就需要确定礼宾次序。 五种方法可以交叉使用：一般习惯是首先按照来宾身份、职务高低排序；身份相同者，按国家、地区名称的拉丁字母排序；名称的第一个子午相同者，再按某种时间顺序排序。 2、提前通知各方 不论采用何种排列方法，均应事先与外国来宾进行沟通协商， 一般在发（邀请函中）时就应注明礼宾顺序的排列方法。 3、按礼宾次序排列座次、名次、出场次序 （四）安排涉外迎送仪式73 1、涉外迎送仪式的要求 表达东道主的诚意，展现主人的形象，要使涉外接待工作出色圆满，需处处注意礼仪规范 （1）发出邀请 明确规格，规格对等 邀请一般采用书面形式 （2）准备工作 　 搞清来访外宾或代表团基本情况 　 饮食爱好、宗教禁忌、生活习惯 　 拟订访问日程。 　 安排食宿 （3）善始善终 2、着装要求（正装） （五）迎送仪式工作程序 确定迎候人员（身份对等） 准备迎宾物品 双方不认识，需准备牌子，字迹工整。 如果献花，不可用黄白两色的菊花或百合花。 鲜花人应为年轻的女性 见面讲究礼节 主人一方的秘书先把自己这方的主要人员介绍给主宾，然后由主宾或他的秘书把客人一方的主要成员介绍给东道主。 来宾习惯先行拥抱礼、合十礼、鞠躬礼等，我方应作出相应表示。 （五）迎送仪式工作程序 送行前的拜访 在拜访前秘书应打电话给对方的秘书，告知将去摆放的时间和主要人员身份，提醒其做好准备。 安排送行仪式 客人如果坐飞机，特别是国际航班，一定要至少提前3个小时出发。 主陪人可以在客人下榻的宾馆与客人道别，由副职代替到机场或火车站送行。 同外宾告别后，要等他们走出我们的视线之外或火车、轮船开起来之后在离开。 （六）涉外宴请 1、涉外宴请的原则（一般选用中餐） （1）宴请环境，要选雅致安静的地方。 （2）点菜时不仅要考虑外宾因宗教信仰而来的禁忌，还要注意其他饮食习惯的差别。*国家保护动物 （3）菜肴要有地方特色，可以是精致、丰盛的，但不必豪华、奢侈。 （4）参加宴请的人要注意讲究个人卫生。 案例导入： 华风集团公司的总经理秘书米兰穿着得体的职业女装，正站在公司即将举行的“KH新产品新闻发布会”的会议大厅门口迎接来宾。门厅旁有一张签到桌，放着签到表和签到笔。已有来宾到会，但管签到工作的秘书还未到岗，米兰十分着急，刚刚电话催完，米秘书的手机响了，原来是今天大会上最重要的嘉宾、市里主管经济工作的副市长的专车在路上出了故障。时间眼看来不及了，米秘书果断决定让公司正在去电视台接记者的奥迪车掉头去接副市长，让去接记者的秘书另打一辆出租车去电视台。这样，通过及时的协调，两边的事情都得到了妥善的处理 。米秘书刚准备喘口气，手下的工作人员又来反映因预先估计不足，会议的礼品和宣传品都不够了，米秘书又赶紧派人与大厦的管理人员协商，尽可能地多提供一些车位。然后派下面工作人员迅速前去加印宣传材料并购买新的礼品。这时接副市长的车子就快到大门口了，米秘书立即给总经理打了电话，告诉他市长已到，然后面带微笑地迎向大门口。 * 现代秘书实务 事务管理工作 接待 办公环境管理 办公室日常事务管理 办公用品管理 信息管理 主要内容 （一）什么是接待工作？ 接待是指对因公务活动而来的内外宾客的接洽和招待，是一种有着公共关系职能的活动。 （二）接待工作的种类 按照来宾的来访意图 公务接待、会议接待、视察与检查接待、参观接待、经营活动接待、技术考察接待 按照接待的对象不同 外宾接待和内宾接待 按照来访者有无预约 预约来访者接待和未预约来访者接待 （三）接待准备 1、接待环境的准备 包