使用Office软件进行技术文献编辑技巧.docVIP

- PAGE 1 - 使用Office软件进行技术文献编辑技巧 摘要：结合技术文献的格式要求及作者实际经验，介绍了使用Office软件进行技术文献编辑常用的表格处理、图文混排、公式编辑、使用Excel表格生成两轴折线图、自动生成目录、拼页打印等的使用技巧。 随着计算机的普及应用，我公司的大多数技术人员都掌握了使用Office97或Office2000进行科技文献的编辑方法，其中不乏遇到三线表格、文字图表混排、公式、自动生成目录等比较复杂的文件格式编辑,本文以Office2002(XP)为例，围绕科技文献中经常使用到的编辑技巧进行介绍，并力求使我公司相关人员的办公效率及计算机应用技能得以提高。 1 科技文献中表格的设置技巧 1.1 三线表的设置 按照科技文献的格式要求，所有表格均要设置成三线表，如下表所示（注：本文中表内所有内容均为虚拟数据，不代表任何技术信息）： 表1 表格的原始样式 抗拉强度/MPa 伸长率/% 杯突/mm 工艺1 110～125 20～23 5.0～6.0 工艺2 115～130 21～25 6.0～7.0 工艺3 120～140 23～26 6.0～8.0 表2 三线表标准样式 抗拉强度/MPa 伸长率/% 杯突/mm 工艺1 110～125 20～23 5.0～6.0 工艺2 115～130 21～25 6.0～7.0 工艺3 120～140 23～26 6.0～8.0 完成该三线表的步骤为：选定整个表格，移动鼠标到“表格——表格自动套用格式”后单击；选定“古典型1”，此时选定标题行，并对标题行格式进行修改，取消标题行倾斜；将该格式添加到模板。经过上述操作后“古典型1”对应的表格样式即为标准的三线表样式，如图1所示（Office2000不能修改模板，但可以在表格设为三线表后，人工调整标题行不倾斜）。 图1 修改标题行的后的“古典型1”标准三线表样式 按此方法设定的三线表样式在进入编辑状态后一般无需进行任何修改，但如果要添加辅助线，就要用到表格工具中的绘制表格按钮。 特别需要说明的是，有些新手在绘制三线表格时，没有在表格中绘制竖线或在转换三线表时使用了，这些操作都是不正确的。 1.2 表格调整及表内数据的处理 当你向表格内输入数字、文字时，你只管按要求完成输入即可，不用顾及格式有多难看，规范格式的工作可交给计算机来作做，比如表3的内容经过计算机的简单操作（见图2）即可转为规范的表4格式，转换具体步骤为： 表3 输入后未作调整的表格样式 抗拉强度/MPa 伸长率/% 杯突/mm 执行标准 生产批号 工艺1 110～125 20～23 5.0～6.0 GB3198 9999-1 工艺2 115～130 21～25 6.0～7.0 GB3198 9999-2 工艺3 120～140 23～26 6.0～8.0 GB3198 9999-3 图2 表格自动调整对话框 将鼠标移至表3上方，表格左上角会出现四个方向箭头的标志，用鼠标左键单击该标志，选定整个表格；然后移动鼠标到“表格——自动调整”，选定第一行“根据内容调整表格”或（和）第二行“根据窗口调整表格”，表3马上变为表4的样式。 表4 经计算机自动处理后的标准表格样式 抗拉强度/MPa 伸长率/% 杯突/mm 执行标准 生产批号 工艺1 110～125 20～23 5.0～6.0 GB3198 9999-1 工艺2 115～130 21～25 6.0～7.0 GB3198 9999-2 工艺3 120～140 23～26 6.0～8.0 GB3198 9999-3 当然，在表格处理中也会用到“平均分布各行”及“平均分布各列”操作，表内数据“水平居中”、“垂直居中”等操作，掌握了这些操作方法加上前述三线表的相关技巧，你在处理表格时就会得心应手了。 2 文本框及图文混排技巧 在一般的技术文献中，经常会使用到文本框、图片、图文混排等操作，下面仅就文本框及图文混排的技巧进行介绍 2.1 文本框的使用技巧 在工具栏区域内单击鼠标右键，调出“绘图”工具栏，使用绘图工具中提供的自选图形、直线、箭头、文本框等可进行一般简图的绘制，图3a为作者使用Word2000绘制的简图。 在图3 a的绘制过程中，使用了矩形、自选图形（曲线）、直线（虚线）、文本框、选择对象以及文本框组合，在图3a 中所有文字、数字均通过文本框输入，以便进行组合。 具体步骤为：使用矩形、曲线、直线绘制基本图形，两条竖线设置为虚线；添加图中文字标识的文本框、横坐标、纵坐标标识，绘制图X的标识文本框；随后进行组合操作，单击绘图工具栏“选择对象”，将鼠标移到图3b的左上方，按住鼠标左键不放，并向右下方拖，直到覆盖图形的所有区域，松开鼠标，图形就被选中了；选定后的样式如图3b所示，之后在图形区域单击右键，选择组合（如