第六章秘书的日常事务工作.docVIP

第六章 秘书的日常事务工作 一、教学目的 1、让学生了解秘书日常事务工作的内容。 2、学会合理地布置自己的工作环境，替领导设计较为合理的日程安排 ，正确地接打电话及处理邮件，做好印信与保密工作。 二、教学重点 办公环境的管理和安排领导工作日程。 三、教学难点 印信的管理与使用、保密工作。 四、时间安排 本章内容的授课时数为6个课时。 五、教学过程 第一节办公室管理 一、办公室管理概述 （一）什么是办公室管理 办公室一是指办公的地方，即工作人员完成任务、执行其职务的工作地点；二是工作机构，领导工作的辅助性机构。 （二）地位和作用 办公室是行政领导或企事业单位主管进行决策、管理的重要场所，如同人体的大脑，一切信息在这里汇总、整理，一切指令在这里发出，工作业务联系在此进行，日常各种事务在此处理。办公室管理的质量直接影响到整个机关的质量或企业生产经营的效果。办公室又是机关和企事业单位与有关单位业务联系、与社会公众联系、与新闻媒介联系的中心场所。办公室的设施、装饰、环境，办公人员的工作态度和工作作风，都代表着机关或企业的形象。因此，树立良好形象，乃是一个组织生存、发展的必备条件。 二、办公室的设备设施管理 随着物质的丰富和办公条件的改善，办公室的设备设施也日益复杂，设施管理成为办公室管理中一项重要的内容。科学合理的置备可以提高办公效率和水平，因此要加强办公室的管理工作。 （一）办公机械设备和电器设备的管理 办公机械设备和电器包括电话机、手机、传真机、复印件、裁纸机、装订机、碎纸机、号码打制器、打孔器、计算机、扫描仪、打印机、电扇、空调、饮水机等等。 秘书部门对办公机械设备和电器设备的管理主要应有三个方面。第一是做好资产登记，第二是定时定人负责维修保养，第三是科学合理地使用。 （二）办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理 办公房间自然以朝向好、通风、采光好为宜，但秘书选择办公房间还要照顾到许多便于工作的因素。比如为便于领导随时召唤，与领导办公室的距离不宜太远；为便于来访者到办公室办事，房间最好在楼梯附近；为便于秘书了解观察机关情况，房间可以窗临机关大门；由于不同秘书工作的特点，房间最好是里外套间等等。 目前办公桌椅、文具柜材质和样式很多，档次也不一。秘书办公室的配置要根据单位的普遍情况来设计。值得注意的是秘书伏案工作时间长，办公桌椅最讲究坐舒适的要求。桌和椅的高度既要适合秘书的身高需要，又要搭配起来适宜伏案。比如椅面的高度应当等于秘书小腿的长度；桌面与椅面的距离应当以秘书伏案时既不端肩，也不必俯身背肩为宜。这些看起来简单，但它是秘书身体健康、心情愉快地工作的长久保障。文具柜的选择要考虑工作中存放文书材料的需要。为方便不同文书资料的存取，文具柜可以不同的式样搭配配置，但要总体风格一致。 三、办公室的环境美化 环境美化，主要是指工作场所（办公室）选择适当，布局合理，布置现代化，即适应工作的需要，又有益于工作人员的身体健康。 （一）环境美化的保持 保持一个优美的环境，是秘书的工作职责。 秘书每天应该在上班后下班前做好如下一些工作，以保证办公室始终是一个舒适、高效的场所。 上班后： 1、用吸尘器清洗地毯，打扫房间； 2、擦好办公桌、椅子（包括客人坐的椅子）、档案柜、电话机等，电话机拨盘和电话听筒的两端还需经常消毒； 3、为办公室内的花卉浇水、整理枯叶等；清除纸篓内的纸屑； 4、看墙壁饰物，如挂画、工艺品、镜框等是否有歪斜； 5、有空调器的房间调节好室内温度，有百叶窗的调整好方向，使之保持一致角度； 6、日历翻至正确日期，检查时钟是否正确； 7、盖章用的橡皮印改为当天日期； 8、报纸、杂志等排列整齐，墨水、便条纸、圆珠笔、铅笔等补充就绪； 9、将日程表和必要的文件资料至于上司和自己的桌上； 10、备好当天的报纸让上司能马上阅读； 下班前： 1、将所有散置的纸张放进抽屉中去。 2、检查办公室现代化工具是否已经关闭，电源是否切断，抽屉、橱窗等是否均锁好等等。 （二）办公室环境美化的措施 办公室环境美化的措施包括照明、色彩调节、噪声的防止和控制、办公室温度的调控等几方面。 四、办公环境的安全管理 （一）识别办公室安全隐患 1、办公室常见的有碍健康和安全的隐患 1）室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面的隐患，如光线不足或者光线刺眼。 2）地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如离开办公室前不锁门。 3）办公家具方面的隐患，如电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿态操作。 4）办公设备及操作中的隐患，如电线磨损裸露。 5）工作中疏忽大意造成泄密的隐患，如复印时将保密原件忘在复印机玻璃板上。 6）火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头、灭火器前堆放物品等。 2、办公室常见的潜在危险 1）办公家具和设备摆放不当。 2）拖曳电话线或者电线 3）许多废纸堆放在办公室内的一角。