信息交流与沟通控制程序.docVIP

安全生产：只有起点没有终点！ 信息交流与沟通控制程序 1 目的和范围 　　建立有效的信息交流与沟通渠道，确保内、外部信息得到及时、有效地传递和交流。 　　本程序适用于XXXX有限公司有关EHS内、外部信息的收集、处理、反馈以及与外部相关方的信息交流。 2 引用文件 　　下列文件中的条文通过在本程序的引用而成为本程序的条文。凡是注日期的引用文件，其随后所有修改(不包括勘误的内容)或修订版均不适用本程序。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本程序。 　　XXXX-CX-03《法律法规和其他要求获取与更新控制程序》 　　XXXX-CX-20《不符合、纠正/预防措施控制程序》 　　XXXX-CX-21《记录控制程序》 3 术语和定义 　　本程序无新术语。 4 职责 4.1 管理者代表 4.1.1 负责协调处理EHS重要信息。 4.1.2 负责EHS重要信息与外部(包括上级主管部门、新闻媒体)的沟通与交流。 4.2 员工代表 　　负责收集员工职业健康安全方面的意见和建议，并及时将有关信息反馈到总经办。 4.3 总经办 4.3.1 负责将员工代表反映的意见和建议进行收集、汇总，报管理者代表或总经理协调处理。 4.3.2 参加职业健康安全方面问题的协调、处理。 4.3.3 负责对上级或地方主管部门有关EHS方面的文件进行收集、传递。 4.4 各部门 　　负责本部门职责范围内EHS方面信息的收集和交流，并及时将有关信息反馈到总经办。 5 工作流程 5.1 信息的分类 5.1.1 外部信息 　　a)上级行政主管部门下发的文件、检查或监测结果； 　　b)各职能部门接收到的有关法律法规和其它要求； 　　c)来自相关方(如供方、社区居民等)的投诉、抱怨； 　　d)其它外部信息，如各职能部门直接从外部获得的有关环境、健康安全等方面的信息。 5.1.2 内部信息 　　a)公司EHS方针完成情况和EHS管理体系运行情况； b)EHS目标、指标和管理方案完成情况及检查结果； c)EHS监测和测量结果，内部审核报告以及事故、事件、不符合、纠正/预防措施等； 　　d)其它内部信息，如员工建议等。 5.2 外部信息的传递与沟通方式 5.2.1 总经办将接收到的上级主管部门有关EHS方面的文件进行编号，呈报总经理审批后，填写《文件发放/回收记录表》，下发各相关部门。 5.2.2 法律法规、标准类资料信息由各职能部门负责收集，传递到总经办。总经办进行汇总，并传达到各部门，执行《法律法规和其他要求获取与更新控制程序》中有关规定。 5.2.3 相关方意见、投诉和抱怨等信息的传递和处理 1)对相关方提出的意见、投诉和抱怨，接收部门应及时进行处理。 2)如问题严重，应传递到总经办组织进行处理和答复。书面文件可直接传递到总经办；口头信息应填写在《信息交流记录表》中传递到总经办。 3)涉及重要环境因素及重要危险源的信息，由管理者代表组织有关部门召开专题会议，研究改进措施，执行《不符合、纠正/预防措施控制程序》中有关规定。 4)当相关方要求答复时，应将处理结果告知对方。如不能在短期内处理完成，视具体情况向相关方进行解释。 5)需向上级主管部门反馈的信息，由相关职能部门以书面报告形式向上级汇报处理结果。 5.3 内部信息的传递与沟通方式 5.3.1 公司在制定、评审EHS方针和EHS管理体系文件时，应邀请员工代表参与。 5.3.2 公司对EHS方针、目标、指标的完成情况和EHS管理体系的运行情况以及总经理对环境、健康安全管理工作的指示和要求，应以文件、会议、公司内网、宣传栏等方式发布，及时传达到各部门和全体员工。 5.3.3 对员工建议、意见的处理 1)员工提出的有关环保和职业健康安全议题的建议、意见，由员工代表汇总后提交总经办，必要时填写《信息交流记录表》。 2)总经办应协调相关职能部门对意见进行处理和解决，必要时请员工代表或员工参加讨论、协商解决。 3)若建议有助于改善EHS绩效，应纳入相关管理文件或提出具体措施。 4)总经办应将处理结果记在《信息交流记录表》中。所有建议事项及处理结果，均应记录备案。 5.4 内部信息的公开 5.4.1 对于EHS方针、企业文化等公司信息，可通过各种直观的方式向社会宣传。 5.4.2 必须与外界交流的有关信息，由各对口部门告知相关方。 5.5 记录保存 各部门应按《记录控制程序》的要求对信息交流产生的记录进行归档保存。 6 记录 6.1信息交流记录表