【精编】会展策划基础课件.ppt

大会主席的邀请信 组织机构 学术题目 征文要求 会议初步日程 初步旅游线路 联系方法 重要日期 论文摘要表（Abstract Form） 反馈表( Reply Form ) 封面 会议注册通知书 主页 表格 与第二次类似 邀请信（大会主席+……） 组织机构 会议主题和议题 会议特邀报告人及其身份和报告题目 会议详细活动日程 会议交流信息 会议注册 宾馆预定 会伴活动 会前/会后旅游 付款方式 取消参会时的退款政策 一般信息 联系方法 重要日期 …… 注册表（Registration Form） 宾馆预定表(Reply Form ) 旅游预定表 资料袋 名卡（Name Badge) 付款收据 请柬 票证 领取会议文件袋票证 会议论文摘要集 会议最终程序手册 会议礼品 赞助单位宣传资料 …… 1、接收注册表 邮寄或传真 网上注册 2、收取注册费和其它费用 住宿费 旅游费 …… 程序设计； 邀请嘉宾； 与相关部门沟通（公安、公交、工商、税务）; 现场接待； 餐饮住宿； 参观游览； 欢送、送站。 1、会议发言人的挑选 会议发言人一般由会议主办者挑选，大型会议由科学委员会讨论挑选。 挑选邀请有关行业、专业方面的专家、权威作会议发言人。顶尖的专家未必是顶尖的会议发言人！ 通过征集论文，从应征论文中择优选 定一些人作为会议发言人。 发言时口与话筒保持30公分的距离 发言速度不要太快 安排好发言内容，遵守会议规定时间 事先熟悉试用投影仪等会议基本设施 相关资料库整理； 撤展（会）工作； 评估； 总结； 奖惩。 * * * * * * 财务预算； 对社会带来的影响； 组织风险； 环境分析； 其他方面。 1、目的 预知会议固定支出、可变支出、会议收入及会议的盈亏，以保证会议最终不出现财务亏损。 了解会议启动资金需要的金额，避免出现由于启动资金不足而影响了会议的正常筹备。 收入 固定支出 可变支出　 预算总结 序号 项 目 预算金额 实际金额 1 注册费 　 　 2 赞助 　 3 展览 　 　 4 广告 　 　 5 旅游 　 　 6 …… 　 　 　 7 收入合计 　 　 收入 序号 项 目 预算金额 实际金额 1 申办费用 　 　 2 市场宣传 　 　 3 考察活动 　 　 4 征文通知 　 　 5 特邀报告人嘉宾费用 　 　 6 会议机构活动费 　 　 固定支出（一） 序号 项 目 预算金额 实际金额 7 会场及设备租金 　 8 办公费用 　 　 9 人工费用 　 　 10 PCO服务费（与人数无关） 　 　 11 …… 12 支出合计(1) 　 　 固定支出（二） 序号 项 目 预算金额 实际金额 1 餐饮费 　 　 2 印刷费 　 　 3 邮寄费 　 　 4 同传接收设备 　 　 5 代表用品 　 　 6 PCO服务费（与人数有关） …… 　 　 　 支出合计(2) 　 　 可变支出 序号 项 目 预算金额 实际金额 1 收入合计 　 　 　 - 　 2 支出合计(1) 　 　 3 支出合计(2) 　 　 4 支出合计 　 　 　 剩余收入 　 　 预算总结 1、撰写申请报告。 2、审批。 专项审批：科技、军事； 范围审批：国际、国内； 面积：1000平方米以上。 3、备案。 对于地方、普通类型的展会，只需要通过备案的方式即可。 1、撰写会展组织计划； 2、组建会展运行机构； 3、进行经费预算细化； 4、进一步完善。 5、开始运作。 1、会议组织机构建立 会议筹备的第一项工作： 建立会议组织（运行）机构，配备人员。 大会组委会 承办委员会 行政委员会 学术委员会 旅游委员会 注册委员会 公关委员会 展览委员会 交通委员会 旅行委员会 饭店委员会 秘书处/PCO 财务委员会 社会活动 委员会 安排会议住宿的原则 理想的会议住宿安排模式 次理想的会议住宿安排模式 会议宾馆的挑选步骤 与会者的住宿预定 餐饮日期与餐次 餐饮地点 餐饮人数 用餐形式 价格 菜单 根据餐饮价格，设计商定具体的菜单。在设计菜单时有几点要注意： 菜单的确定 性别 方面 男 女 饭菜量 较大 较小 饮酒