时间管理和有效的会议技巧.pptVIP

* 会议管理技巧 会议主持人自身不应过多发言，除注意发言者外，还要观察听众的反应。 * 会议管理技巧 对多个议题的会议，每段时间只集中充分地讨论其中一个议项。主持人可在每一议项或每隔一段发言时间作出小结，及时作出决定。 * 参会者与会技巧 事先仔细阅读分发的会议资料，如有疑问可咨询主办人。 * 参会者与会技巧 * 参会者与会技巧 发言或演讲时尽量使用投影、幻灯、录象等设备和图表、报表工具。 * 参会者与会技巧 * 参会者与会技巧 学会敏锐地倾听各种发言意见，兼收并蓄； 不要作出轻敲铅笔、剪指甲、挖耳等小动作； 正式会议上衣着打扮不能过随便。 * 参会者与会技巧 视会场气氛可直截了当或委婉的提问； 不急于发言表现自己，不妨让别人先发表意见，然后整合提出看法或补充遗漏之处。 谢谢观看 非常感谢观看本文档 * 不可授权的工作 下达目标 解决部门间的冲突 培养发展下属 任务的最终职责 维护纪律和制度（已制定的） …　… * 授权的准备工作 决定授权的工作范围 准备有关资料　 决定授权的对象 * 有效授权的步骤 解释工作的目标、内容和范围 说明工作的重要性 与被授权者共同探讨 就工作方法和步骤达成协议 授予适当的权限 提出跟进的方法及检讨的日期 鼓励下属，并随时给予支持和帮助 如有需要，可调整原计划，但要和下属充分沟通 完成工作后，表示赞许和感谢 * 时间管理：3、时间杀手 你工作中哪些事情是低回报的或是浪费时间的？ * 办公室的“时间杀手” 办公室哪些事情占据了你大量的时间？ 有形的“时间杀手” 明明知道是浪费时间的事情，但又不得不做，或迫于无奈地去做 * 22种可能浪费时间情况 1.太多企图（一次想做太多事情） 12.不速之客或其它干扰 2.没能说“不”（承诺太多） 13.过多或漫长的会议 3.拖延耽搁 14.过多电话 4.抛下没完成的工作 15.多余的社交 5.欠缺计划 16.信息不充分 6.缺乏控制 17.文山书海且混乱无章 7.个人无组织性 ，缺乏条理 18.杂乱的工作环境 * 贪求过多心理的成因 需要成就感 缺乏安全感 无法授权 对时间的估算不切实际 不知道如何拒绝别人，有讨好别人的愿望 * 怎样抑制贪求过多的心理 别再告诉自己遇到压力才有最佳表现 看到别人没有做份内的工作时，千万要抑制自己 不要假定每件事情都非做不可，学会分辨优先次序的工作 不要尝试凡事最求完美 * 处理贪求过多心理的技巧 学会授权 学会向上司说: 学会适当估算时间 * 几个节省时间的方法 了解受拖延工作的类别 减少外界干扰 高效电话 * 受拖延工作的类别 不熟悉的工作 带风险的工作 棘手的重大工作 琐碎的工作 令人不快的工作 与他人有关的工作 * 减少外界干扰 确定约见的优先次序 对于不断骚扰你的人，直截了当告诉他你现在没空 用肢体语言暗示你不愿长时间地接待他 把访客转交别人 * “电话” “嗨，大卫，抓到你了！你已经没 办法避开我了，太太和孩子怎么样？ 今天上海的天气如何？你有没有听到 XX消息？哇，真是令人震惊，不是吗？ 现在我讲到那里了？啊，这个月的销售 … …” * 高效电话  过滤来电及处理打出的电话 处理 转接 暂缓 速办 尽量让助理代劳 集合所有电话，在某一时间全部回掉 * ABC平衡 精力曲线 9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 时间 * 有效的会议技巧 * 富有成效的会议 有效的会议不仅仅是为了开会，而是为了解决实际问题。 * 会议目的 分析型会议 信息交流型会议 促进提高型会议 创造团队精神 提高士气 培训会议 分析结果,给予指示 交流信息,给予指示 找出差距 集中讨论 了解问题,设法解决 针对性培训 * 有效的组织会议十要素 准确解答 领导风范 分段总结 运用工具 结论报告 * 二种会议模式 经常性会议 (例会,短会) 交流信息 反映业务情况 通报 非经常性会议 制定年度目标 新产品投放介绍 市场介绍 销售论证讨论 年会 * 1/4 听证阶段 发言，让大家说 做好会议记录 要耐心解答 记录后想一想再解答 会议安排 4 分法 * 会议安排 4 分法 2/4 2