采购流程规范.docVIP

采购流程规范 　　1. 目的 　　本标准业务程序的目的是用于设立必要的定义和程序以保证 　　----有限公司的采购低成本和采购标准的一致性。 　　2. 定义 　　PR：Purchase Request Form 采购申请单,公司内部使用； 　　PO：Purchase Order Form 采购订单，公司对外使用。 　　3. 职责 　　3.1 请购人 　　根据部门需求，提出请购要求，提供采购物资的技术要求，规格，填写采购申请单并交相关人员核准； 　　接收和检验申购的物品和服务。 　　3.2 采购人 　　根据请购人的采购申请单，订购价格合理并与要求相符合的物品及服务。 　　采购人员负责物料及与项目有关的各种物资的采购，或对承包商的采购工作进行监督。 　　行政部负责公司办公用品及后勤物资的采购。 各采购人员应对采购物品的价格及质量负责。 采购人员对公司目前库存情况了解，并给到申购人相关意见。 　　3.3 物流 　　保证产品运输的及时、优质，负责进口货物的报关手续办理，及时清关。 　　3.4 项目部 项目部物料申购人对采购申请单内容负责 项目部人员负责对供方(物料供应商及承包商)的质量保证能力评审标准及评审计划的制定和质量保证能力评审。 　　3.5 财务部 　　在收到所有需要的文件后进行核对，将供应商的发票与采购申请单PR、采购订单PO（合同及报价单）、收货清单等相关单据相对照，进行数量和金额的确认。并按时向供货商付款。 　　4. 采购范围 　　4.1 硬件类：指公司委外制作的产品，采购后即交付给活动现场使用。 　　4.2 物料类：指与活动直接相关物料，目前由公司委外加工后，直接交付给公司库存，待使用。 　　4.3 固定资产：是指单位价值超过人民币1000元以上，同时使用年限超过两年以上的生产、经营设备。如机器、车辆、电子设备等。 　　4.4 低值设备：是指单位价值未能达到固定资产的标准，但其使用年限超过一年的生产、经营设备。在会计处理上可不作为资本性支出而一次费用化，但对其管理应视同固定资产进行。如办公桌椅，实验室用工具。 　　4.5低值易耗品：是指成批采购的低价值的耗材。如实验室用接插件等。 　　4.6长期服务的客户：除上述以外，但有长期供货或提供劳务的客户。如快餐，办公文具供应商, 电信服务，域名等。 　　其它非费用报销申请范围内的采购申请。 　　5. 操作过程及操作程序详述 　　5.1 申请 　　1) 请购人负责提供采购物资的技术要求，规格型号，可行或必要时，应给出推荐的供应商及价格。 　　2) 请购人应填写采购申请单，并负责交于相关人员核准。 　　5.2 批准 　　5.2.1 对采购申请单PR的批准 　　对所有采购申请单，必须严格按以下签字授权进行核准： 　　所有预算外采购申请单必须有项目负责人的批准及签字； 　　所有IT设备的采购申请单必须有总经理的核准； 　　所有采购申请单必须有财务主管的签字，作为预算、税务、现金流量管理的需要； 　　签字流程图： 　　请购人 -- 请购人部门经理 - 采购 – 财务 ---》 总经理 　　采购人员只有在取得核准的采购申请单后，才可实施采购。 　　5.2.2 对采购订申PO或合同的申请 　　5.2.2.1 采购订单 　　如果采购人需要采购订单，采购人可凭已核准的采购申请单，向财务部申请打印采购订单，并由部门经理签字确认后发给供应商。申请人还需负责采购订单的供货方确认，以保证该订单的有效性。 　　产品及生产物料PO的保存者,应注意该PO为公司保密级别较高之文件,未经授权者不可查阅。 　　5.2.2.2 合同 　　如果采购人需要合同，需要_____以上的人员在合同文本上签字和盖上公章后才可对外使用。重要合同内容应经公司法律顾问核对。(目前是项目负责人签字，是否可改有总经理或者法人签字项目负责人只负责申购单的确认及合同金额与申购单金额有出入时确认) 　　5.3 报价及磋商 　　5.3.1 物品及服务采购 　　在任何可能和适用的情况下，采购员应根据下列原则就相同层次的物品或服务取得不同的报价： 　　例：品名 材质 规格（MM） 采购金额 最少报价数量 　　 玩偶 表面纯棉布 50*40*100 RMB 20 50-100 　　 内部泡沫塑料填充 RMB 15—RMB18 100-500 　　 含塑料包装 RMB 10 大于500 　　采购员在同供应商进行磋商后，应作好比较记录，主要考虑质量、价格、折扣、包装、送货日期和付款条件等