科技、会计、声像档案讲义.docVIP

PAGE 科技档案整理要点 一、文件材料的收集 科技档案一般包括基本建设、设备仪器、产品、科学技术研究等门类，收集的时候要将该工程、设备、项目的所有材料收集齐全完整。 二、文件材料的整理 1、分类：按照基建、设备、产品、科研等大类将文件材料分开，然后根据本单位自身情况设定分类方案。 2、组卷：基本建设、设备仪器、制剂、产品、科学技术研究档案的内容要齐全完整，按成套性的原则装盒，一盒视为一卷。基本建设档案按工程项目整理，即同一工程项目内的所有文件材料按时间先后顺序装一盒或几盒，图纸装一盒或几盒；制剂、产品、设备仪器档案按型号整理，即同一制剂、产品、设备仪器型号内的所有文件材料按时间先后顺序装一盒或几盒；科学技术研究档案按课题整理，即同一课题内的所有文件材料按时间先后顺序装一盒或几盒。 3、修整卷内文件材料：同一盒内文件材料的规格应当基本一致。规格小不易装订的文件材料，如表格、原始记录、合格证等，应当平行或阶梯式托裱在标准的白纸上，并按自左而右、自上而下的顺序在被托裱的文件材料的右下角自“1”起编写固定号，托裱纸底部加注“此页共xx张”标记。大于A4规格的文件材料，应当折叠为A4幅面。图样材料采用“手风琴”式折叠法，图面朝里，标题栏外露。图样材料采用装订形式，应当留出装订位置。对装订可能出现压字的文件材料，应当逐页在装订位置托裱装订边条。修补、托裱破损的文件材料。 4、装订：将每份文件或反映同一问题的文件材料装订在一起作为一件，采用“三孔一线”用细线装订（连续编号的图样材料为一件）。 5、编页号：以件为单位用铅笔编写流水号。每件的页号均从“1”开始，页号位置正面在右下角，反面在左下角，有书写内容的均为一页，托裱的文件材料，托裱纸的一面为一页。卷内目录、备考表不编写页号。 6、排列卷内文件材料顺序：按文件形成的先后顺序排列。 7、加盖并填写档号章（见图11）：在文件首页右上角空白处加盖档号章，并填写档号章内容。 档号编制方法：基建、设备、制剂、产品、科研档案即同一工程、同一项目、同一类型编制流水号。每一盒内所有文件材料的档号相同。 档号结构：全宗号——一级类目代号——二级类目代号——案卷顺序号 序号：文件在本盒内是第几件。 8、填写卷内目录（见图1）：档号，本卷文件的档号。序号以卷内文件（连续编号的图样为一件）排列的先后顺序填写，一卷一个流水号。文件编号填写文件的文号或图样的图号。责任者填写文件材料的直接编制单位或主要责任者。文件题名填写该份文件或图样的名称，一般应当照实抄录，自拟题名的外加“[]”号。日期填写文件材料的形成日期，日期以8位数字表示，其中前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月日不足两位的，前面补“0”，页数：本份文件的页数。 卷内目录排列在文件材料首页之前。 9、填写备考表（见图6）：档号填写该卷文件的档号。互见号为与此卷档案有联系的其它档案的档号。说明处填写盒内文件材料的件数和页数，以及在组卷和案卷管理过程中需要说明的问题（卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等）。案卷归档后发生或发现的问题，由档案管理人员填写并签名、标注时间。立卷人由档案整理人员签名。检查人由案卷质量审查者签名。时间填写立卷日期及案卷质量审查日期。 卷内备考表排列在文件材料末页之后。 10、填写案卷封面（见图5）。 ⑴档号：填写本卷文件的档号。 ⑵案卷题名：主要包括责任者+科技项目（工程、设备）名称+文件材料的内容特征+文种名称。责任者一般不超过三个，根据重要程度罗列上，责任者之间用“、”隔开，责任者与内容之间用“关于”间隔，内容和名称之间用“的”连接。拟写案卷题名要求做到全面、准确、简明扼要，文字通顺，合乎语法，切忌笼统、冗长。案卷题名位置要适中，段落内可用顿号“、”，末尾不能用句号“。” ⑶立卷单位：本单位全称或通用简称。 ⑷起止日期：卷内文件材料的起止日期。 ⑸保管期限与密级按有关规定填写。 11、填写案卷脊背（见图7）。 保管期限填写在档号上端的空白处，档号从左至右横排填写，案卷题名从右至左竖写，首行空两个字。 三、编制检索工具 编制案卷目录（见图2）。序号依据本类案卷排列的顺序填写，档号、案卷题名、保管期限同档案盒封面填写的内容，总页数为本盒文件的总页数。 照片档案整理要点 一、收集 本单位形成的具有保存价值的照片，在某项工作、活动完成后立即收集，连同底片、说明一并归档。要求底片与照片的影像相符；底片、照片、文字说明齐全。 二、组卷 照片档案有两种组卷方式，一是按年度、时间顺序组卷，也就是同一年度的照片按事件进程排列；另一种是按问题结合时间顺序组卷，如分为会议、表彰、活动、荣誉等类别。档案管理人员应根据本单位实际情况选择组合方法，分类应保持前后一致，不能随意变动。保管期限统一为永久。 三、整理 1、排列