中国全球基金艾滋病项目档案管理.pptVIP

六轮安徽项目办档案管理;目的意义 收集范围 管理原则 分类方法 常规资料 项目活动资料 管理方式 ;档案管理的目的及意义 档案资料的完整性、准确性和系统性，是保障项目工作规范开展的重要保证 在信息分享的过程中要做到：正确、及时、完整 以便于： 1、开展督导评估工作 2、项目工作经验的推广 3、信息查询的方便、快捷;资料收集范围 所有与项目有关的具有保存价值的资料，都属于资料收集的范围 档案资料管理是一项常规的工作，包括资料的收集、整理、分析和存档以及结果的发布等 档案资料管理也是一项长期的工作，所以项目实施单位在活动过程中要及时收集、整理与项目相关的各种资料;档案管理原则 专人负责、规范整理、集中管理 活动结束7天内完成资料（会议、培训、督导等） 收集 整理 存档;档案管理原则 电子版的材料应及时备份、专人管理、层次分明，以便于查询和利用 做好电脑安全工作和档案数据保密工作 对涉密数据文件必须加密码保存，杜绝敏感数据和重要文件的泄漏;档案资料分类方法_常规资料1 1、管理制度 包括： 项目办公室组织管理制度及人员分工 财务管理制度 设备（供应品）及固定资产管理 定期例会制度 档案管理制度 信息管理 督导评估制度等;档案资料分类方法_常规资料2 2、收文、发文 收文和发文都应该有签批、登记 发文可按时间顺序排列，收文可分部门、按时间排列;档案资料分类方法_常规资料3 3、工作计划：按类别和时间排列。 4、工作总结：按类别和时间排列。 5、各类报表：分本级报表和下级报表两种。按照内容和领域进行分类，每类按时间排列。 ;档案资料分类方法-常规资料4 6、财务管理资料：包括财务报表、财务报告、审计报告等，分类别、按时间顺序排列。 7、设备供应品资料：分类别，按时间排列。 8、工作动态/简报/通讯：可分为国家、省级、本级、其他等四类，每类按照时间排列 ;档案资料分类方法-常规资料5 9、基线调查资料：根据基线调查要求，可包括方案、计划、原始调查表、访谈记录、数据库、总结、分析报告、地图等。 10、项目协议：包括上级与本级、本级与项目实施单位、项目办与相关项目工作人员签署的项目协议。 11、常用信息：项目有关人员的联络方式、职责分工、相关表格等。;档案资料分类方法-项目活动 1、培训材料： （1）参加上级培训，主要内容包括：培训通知、日程、参会人员回执原件、通讯录、培训讲义、培训体会/小结（必须包括时间、地点、参与人员、主要内容、产出、体会）等。可按部门、按时间进行排列。 （2）本级举办培训，主要内容包括：培训通知、日程、签到簿、通讯录、培训讲义、总结（时间、地点、参与人员、主要目的、内容、培训产出、效果评价）、活动声像资料活动预/决算。 ;2、会议材料： （1）参加上级会议，主要内容包括：会议通知、日程、通讯录、会议材料、会议体会/小结（时间、地点、参与人员、主要内容、产出、体会）等。 （2）本级举办会议，主要内容包括：会议通知、日程、签到簿、通讯录、会议现场材料、会议记录、会议纪要或总结（时间、地点、参与人员、主要目的、内容、效果评价）、活动声像资料、预/决算等。 ; 3、宣传活动资料 主要内容包括： 通知、实施方案或工作计划、签到簿、通讯录、宣传相关过程材料、总结（时间、地点、参与人员、主要目的、内容、效果评价）、声像资料、预/决算等。;4、督导评估资料 主要内容包括： 督导通知、督导方案/计划（包括督导目的、督导对象、督导方法、人员分工、时间安排、评分标准及要求）、现场督导记录和督导报告[包括督导时间、地点、人员、督导内容和方法、督导结果（包括上次督导问题的落实情况、工作亮点及经验、存在的问题和解决问题的建议）]。;六轮安徽项目活动资料主要内容 项目建议书（原始稿） 评审意见书 项目建议书（修改稿） 协议书 实施过程材料（包括通知、讲稿、人员名单、小结、出台的文件、相应的声像资料、新闻报道及其他佐证材料） 项目进度报告（申请项目超过一个季度的需每季度定期提交项目进度报告，内容包括项目活动在一个季度中组织和实施工作的进展、财务进展等）;现场督导评估材料（具体包括是否按照计划和预算开展工作，档案材料是否整齐、完整，财务执行情况等） 完工总结报告（具体包括项目的组织实施过程、项目产出、预期目标完成情况及财务决算等） 竣工验收报告（由督导单位执行，具体内容包括是否按照计划开展工作，是否按照预算支出，进度报告是否及时提交以及档???资料是否整齐、完整等）。 ;六轮安徽项目活动主要的目标人群 暗娼和嫖客 男男性行为者 校外青少年 艾滋病感染者/艾滋病人及其家庭 受艾滋病