企业档案管理的基本知识与方法.pptVIP

5、归档手续 归档手续以合法性和合规性为原则。 文件承办人和档案人员在归档材料移交审核后填写《文件移交登记表》一式两份，签字确认。移交登记表一份由档案人员归档，一份由文件移交人员保存。 《文件移交登记表》应同时提交电子版。 （三）企业档案的分类与编号 企业档案的分类 企业档案分类是指根据企业档案的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对企业档案进行分门别类，从而使全部档案成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的资源系统。 分类的程序: 设计分类方案 划分全宗 划分大类 划分属类 给定编号 企业档案分类方案(示意图) 一类 二类 三类 四类 五类 A B C D 1 2 3 4 类列 类系 常用的分类方法: 职能分类 时间分类 作者分类 专题分类 项目分类 型号分类 区域分类 外形分类 专业分类 职能分类方法适用于一级类目的区分; 其他分类方法则适用于二级以下类目的划分. 企业档案的编号 1、以“件”为保管单元的： 档号=机构代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+件号 2、以“卷”为保管单元的： 档号=机构代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+案卷号 3、保管期限、特殊载体代码对照表 编码 保管期限 00 永久 30 30年 10 10年 03 3年 05 5年 15 15年 25 25年 （四）归档文件材料的整理编目 一般文件材料的归档整理 归档整理：根据文件材料有关特征及保存价值对归档文件材料进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒等使之有序化的过程和方法。 根据国家有关标准，企业一般采用“文件承办人立卷”的制度，由文件承办人进行归档整理，档案人员协助。 1、整理的要求 a.归档整理应遵循文件形成的顺序，区分不同价值，便于保管和利用。 b.归档文件应齐全、完整、准确。以破损的文件应予以修复；字迹模糊或易褪变的文件，应予以复制，并将复制件附于原件后一并归档。 c.归档文件缺失应在备考表中说明。 d.归档文件材料所使用的载体字迹材料、装订材料应符合档案保护要求，不得采用铅笔，圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水书写；不得采用PH值小于7的办公用纸；不得采用易生锈的金属装订材料。 e.文件材料幅面尺寸以国际标准A4型为准，超过A4幅面纸张，应按A4折叠。 2、文件整理单元 一般文件材料以“件”为整理单元，一件是指内容上具有整体性，实体上装订在一起，编目时体现为一个条目的材料组合。具体表现形式为： 单份文件 正本与定稿合为一件。 正文与附件合为一件。 文件处理件与正文合为一件。 原件与复制件合为一件。 转发文与被转发文合为一件。 各种报表、名册、图册、书刊等一册（本）为一件。 会议纪录以每次会议为一件（用记录本的，一本为一件）。 编辑成册的会议材料为一件。 3、文件装订 归档文件应按件装订，装订顺序为： 正本在前，定稿在后 正文在前，附件在后 原件在前，复制件在后 转发文在前，被转发文在后 中文版本在前，其它文字版本在后 文件处理单在前，正文在后 较薄的文件采用档案专用不锈钢订装订；较厚的文件采用不锈钢夹装订；已装订成册的文件可保持原貌不变。 文件装订时，以左、下对齐为准。 4、分类排列 归档文件按照《档案分类表》中最低级别类目进行分类。 在同一类别内，以保管期限进行区分； 在同一类别，同一保管期限下，按文件形成时间先后顺序排列。 每件文件需逐页编页号，单份文件可沿用原有页号；组合文件按照文件排列顺序，在每页右下角（反面左下角）以自然数顺序重新编写页号。 5、技术文件材料整理 技术类文件材料一般采用组卷的方式进行整理。组卷的方法有： 技术结构组卷法 工作阶段（程序）组卷法 专业组卷法 技术编号组卷法 图幅组卷法 文种组卷法 6、会计文件整理 会计文件一般按照国家规定，将会计文件划分为以下种类： 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。 然后根据财务年度，按照不同会计文件种类进行立卷。 7、加盖归档章（