生猪总部文件管理制度.doc

PAGE PAGE 24 第一章 行政管理制度 罗牛山生猪总部文件管理制度 （一） 总 则 第一条 制定目的 为规范文件管理，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 第二条 制定原则 以通过规范化管理，减少发文数量，提高办文速度和发文质量为制定原则。 第三条 适用范围 本制度适用于公司所有部门。 （二） 文件种类、格式管理 第四条 文件种类： 1、决定:适用于对重要事项或重大行动做出安排。 2、指示:适用于对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则。 3、通告:适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 4、通知:适用于发布各类规章、制度；传达及有关部门需要周知或者共同执行的事项；任命和聘用人员。 5、通报:适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 6、报告:适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，请求指示、批准；答复 7、上级单位的询问。 8、函:适用于不相隶属部门之间相互商洽工作、询问和答复问题。 9、会议纪要:适用于记载和传达会议情况和议定事项（其管理办法由公司会议管理制度另 文规定）。 10、其它需要各部门联合办理的文件。 11、股份公司下发的各种文件。 12、政府法律、法规文件，当地政府的临时发文，其它相关联公司来文来函。 第五条 行文规则 1、公司文件（内部的报告、函、其它需要各部门联合办理的文件除外）一般由公 司名称、发文字号、横线、标题、主送、正文、附件、发文部门、成文时间、印章、附注、抄报，抄送等部分组成。 矚慫润厲钐瘗睞枥庑赖賃軔朧碍鳝绢懣硯涛镕頃赎巯驂雞虯从躜鞯烧。 2、函及其它需要各部门联合办理的文件（例如工作协作单）格式不做硬性规定， 但原则上应如本章第一条所述规范的行文习惯，不可随便。 3、文件用纸为A4型纸并左侧装订。 （三） 文件管理 第六条 管理部门职责 1、办公室对公司文件进行统筹管理，同时各部门指定专人为部门文件管理者，负责文件的上传下达及管理。 2、指导公司各部门的文件处理工作。 第七条 文件发文管理 1、发文范围：公司发出的通知、决定、会议纪要和生产报表； 发布公司的规章制度； 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件； 发布公司机构变动或干部任免事项； 发布公司性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定； 发布有关奖惩决定和通报； 其他有关公司的重大事项。 2、公司文件由起草部门负责人审核报分管副总同意后送总经理审批签发，。 3、公司文件经总经理签发后，办公室负责发放并及时整理存档。 4、各单位应根据文件要求组织员工学习或在场务公开栏张贴公示，要认真按文件要求 作好相关工作，要及时向有关领导汇报执行情况。 第八条 文件审阅管理 1、各级相关人员阅批文件，行文应明朗、清晰、具体，明确签署意见、姓名和审批时间，以明确责任。 2、阅批文件一律用签字笔或钢笔，禁止使用铅笔。 3、文件逐级办理时，各部门文件管理人员应遵循及时、快速、准确、安全的公文处理原则，各司其责，尽快审核文件，签署意见，按工作流程转交下一个办理部门。 聞創沟燴鐺險爱氇谴净祸測樅锯鳗鲮詣鋃陉蛮苎覺藍驳驂签拋敘睑绑。 第九条 文件签发管理 1、政府行政主管部门或股份公司公司发来的文件，均由办公室统一签收，按文件要求 呈阅、分发、填报（按部门职责）、反馈，按文件类别分类登记、存档。 2、公司下发的文件则由各部门文件管理者、各场场长负责签收及归档管理。 3、签发文件一律用签字笔或钢笔，禁止使用铅笔。 4、 文件一经签收，即视为接受该文件。 5、收到文件后办公室以及文件管理者应根据文件内容及时送相关领导阅示。 （四）文件存档管理 第十条 文件存档范围 1、上级单位来文，包括上级对公司报告、申请的批复； 2、公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计和季度、年度报表等；残骛楼諍锩瀨濟溆塹籟婭骒東戇鳖納们怿碩洒強缦骟飴顢歡窃緞駔蚂。 3、总经理办公会、生产经营分析会以及各种例会记录； 4、上级单位领导来总部检查视察工作的报告、指示记录，以及总部向上级进行汇报的提纲和材料； 5、公司日志和大事记； 6、公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。 第十一条 文件立卷管理 1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。 2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件材料的完整性。 3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。 第十二条 文