行政文员岗位说明书.docVIP

金发 新会金发五金有限公司 职务（岗位）说明书——行政文员 文件编号 发布日期 2009年09月18日 页次 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 2 页 版本/修订号 A/0 生效日期 2009年09月18日 保密 三　　级 目的：增强内部沟通，利于形成良好的公司文化氛围，有利于统一公司成员的思想和行动，以保证组织目标的实现，提高工作效率。 范围：适用于本公司运作管理沟通及公司与客户的沟通。 职责：管理者负责沟通程序并实行。 程序： 4．1沟通渠道 4．1.1正式渠道 　　　自上而下的沟通　　　自下而上的沟通　　　平行单位间的沟通　　　总公司与分公司的沟通 4．1.2非正式渠道　　　正式式沟通渠道之外进行的信息传递与交流 4．2沟通方式 4．2.1书面沟通。在书面沟通中较常用的是报告书、墙报、公司手册、内部刊物。这种方式的优点是便于反复阅读、仔细推敲，利于长期保存和查询，并能够保持传递信息的准确性。缺点是需要一定的制做成本，不易随着客观环境的变化而及时修改。 4．2.2口头沟通。口头沟通就是人与人之间的言谈。它的优点是传递速度快，效率高、效果好。形式有会议讲话、面对面的晤谈、电话洽谈等。其中以面对面的交谈最为有效，沟通双方可以直接向对方传递信息，遇有不同意见可以协商，对方理解不透之处可以仔细切磋。更为重要的是，可以用调动情感、身体语言来正确传递自己所要传递的信息，同时还可以了解对方的态度和反映。 4．2.3网络沟通。信息技术与电脑网络技术的发展，为组织成员之间的沟通创造了一种新的形式。网络沟通的特点就在于超时间性、超地域性和沟通双方的互动性。通过互联网，一台电脑可以将任何时间任何地点需要沟通的双方联系起来，传递信息速度之快方法之便是以往任何工具不能比拟的。互联网的最拿手之处还在于，无论身在何处，沟通双方可以通过网络进行“面谈式”交流。 相关记录： 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 2 页 基 本 资 料 职务(岗位)名称 行政文员 所属部门 人事行政中心 直接上司 人事行政中心经理 工资等级 所辖人员 15 定员人数 1 工作性质: 公司的考勤管、办公用品、厂服、饭堂用餐的管理及行政统计等工作 任 职 资 格 学历 高中以上 专业 不限 性别 不限 年龄 20-35岁 体能要求 身体健康 相关工作经验 2年以上相关工作经验，熟悉行政管理 个性特征 责任心强、为人正直，社交能力较强 所需培训的科目:相关厂规制度、行政管理 工 作 描 述 岗位责任 负责全厂人员的考勤记录，整理归档并汇报人事行政中心经理。 负责办公用品、厂服、工作牌等工作的发放管理。 负责全厂人员用餐的的统计，发放餐票的管理。 负责文件分类、整理、归档工作。 负责公司内外环境的管理，包括办办公场所的整体布置、绿化、清洁。 负责公司办公设施的维护。 负责公司所有文件发放工作。 工作任务 每天做好员工的上下班、休息、请假等考勤记录，月底整理统计上交人事行政中心经理。 做好办公设施的维护，联络维修单位修理出故障的办公设施。 做好办公设施、用品的审购、领取、维护工作。 每天做好餐票的统计和发放登记工作 协助人事行政中心经理接待来访人员。 给外来进厂人员办理厂牌，ID卡。每月对员工进行相关的考核、统计。 各项文件制度的发放管理，外来文件的收集，文件和记录的保存、归档。 每月向人事行政中心理汇报公司各种统计数据及管理情况。 监督检查公司内外环境的管理，做好办工场所的布置、绿化、清洁等工作。 工作关系 与各部门密切联系，共同做好公司日常工作。 做好客户接待工作，处理好客户与公司的关系。 及时向人力资源部经理汇报各种统计数据和管理情况。 职权 员工考勤检查权、办公用品发放权、厂服厂牌发放权、文件发放权。 制定： 审核： 批准： 日期： 日期： 日期：