书面沟通概述.pptVIP

总之，和口头沟通相比，书面函件成本大，效率低，时间长；但是同时书面函件却具有是非分明、防止扯皮、内容清晰可查、具体明确、具有证据力等众多优势。 因此，权衡利弊之下，企业管理起用书面函件沟通方式，形成制度并监督执行到位是非常必要的。 第二节 书写的技巧 一、文字书写要规范、清楚、工整 文字是表情达意的符号。文字的书写既关系到文章内容的表达，又是书写技巧的核心内容。文字的书写要做到规范、清楚、工整。 所谓规范，就是不能写错别字，不生造滥用不符合规范的简化字。 清楚是指笔画分明，结构准确。工整是指文字的结构要匀称，各构成部分之间的比例要得当。 二、正确使用标点符号 下雨天留客天留我不留 三、行款格式符合要求 不同的问题或内容往往有其规定或约定俗成的书写格式，这种书写格式被称为行款格式。 四、使用统一的修改符号 学会正确使用目前通用的修改符号。文章难免要修改，修改就要使用统一的修改符号。如果没有统一的修改符号，就会影响文面的整洁以及行文的连贯与顺畅。 ××公司××部经理先生： 这次请您了解××商品市场情况，承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关于××商品价格，待我公司调整修订以后再函告您。 希今后加强往来，并请给予大力支持！ 特此书面表达感谢之意！ 此致 ×××敬上 ××年×月×日 第三节 书面文件的阅读 一、阅读基本技巧 （一）材料分类 可以将需要阅读的材料按照重要性的程度分为三类： 第一类属于重要的资料，不去阅读，很多工作就无法进行。 第二类属于有用的资料，例如，一些相关背景资料信息，这些信息对于深入了解重要的资料是有用的，但并不很 着急，可以在有时间的时候阅读 第三类基本属于无用或无关的信息，这些信息可能是误传给阅读者的，或者虽然有用但已经为阅读者所掌握，这类资料可以弃之不读。 这种分类方法不仅适合于不同的资料的分类，而且也适合于同一资料的各个不同部分。 （二）采用不同的阅读方法 有些人喜欢在所有阶段都采取相同的速度和方法阅读所有的材料，殊不知这样做既浪费时间，效果也不好。正确的做法是根据材料的不同和阅读的不同阶段采取不同的阅读方法。 　　根据阅读速度的不同，我们可以把常见的阅读方法区分为浏览、快速阅读和精读三种 1、浏览。所谓浏览是指在正式阅读之前，通过快速阅读章节目录、标题、重点段落、重点词汇等方式概要地了解全文的内容，以评价这份资料的价值，确定应当何时阅读该材料和阅读时需要花费的精力。 浏览是这样一个过程：虽然你的眼睛扫过整个版面，但却什么也没有读，只是在寻找与自己的目标相关的关键词汇和线索，而略去其他内容。 通过浏览，阅读者可以确定资料的主题、内容结构和阅读价值。 　　浏览在阅读中有两个重要的功能： 一是：对资料进行评估，即通过寻找关键词和段落的形式对资料的内容、质量进行评估。 二是：了解文章结构。 2、快速阅读。是指在阅读过程中，只阅读核心词汇和段落。忽略细节、解释和重复内容的一种阅读方法。 快速阅读通常有两种用途： 一种是在时间紧迫的情况下帮助阅读者迅速了解资料的中心思想； 另一种是在精读之前了解资料的大概内容和结构。 快速阅读的核心是正确判断哪些内容可以一扫而过，哪些内容需要仔细阅读。经过一定训练之后，做到这一点并不很难，例如，在叙事、说明和推理一类的资料中，多数段落都只涉及一个中心意思，而这一意思往往通过一个主题句表达出来。 主题句的位置是有规律可寻的： 1、第一句：这是很常见的一种 形式。 ２、结尾句：这也是很常见的一种形式。 ３、第二句：有时，作者用第一句来衔接上面一段或作为过渡介绍，这时主题句就可能出现在第二句。 ４、中间句：有时，对于复杂的内容，作者首先通过一些比较容易理解的事例进行说明，然后得出中心意思，接着再进行深入的分析、介绍。这时，中心句就可能出现在段落的中间位置。 在快速阅读过程中，阅读者还可以利用各种视觉和语言标志。 所谓视觉标志是指各种特殊的文字形式，如下划线、黑体字、斜体字、重点标记（符号下面的黑点）、大一号的字体等，这些标志的意思是提醒读者要重点阅读。 所谓语言标志是指反映语句间关系的一些词汇。语言标志主要可以分为三类： * * 书面沟通 第一节 书面