设备仪器档案形成说明书等-哈尔滨工程大学.DOCVIP

附件1 设备仪器档案形成说明书 型号 名称 共 页 编写： 校对： 审核： 审定： 哈尔滨工程大学 设备仪器档案形成说明书 型 号 统一编号 名 称 设备仪器基本情况 金 额 制造厂家 制造时间 使用单位 入厂时间 使用时间 设备性能及用途： 档案基本情况 归 档 归档时间 密 级 保管期限 卷 数 份 数 设备仪器照片： 设备仪器档案形成说明书 任务来源： 档案配套整理情况： 存在的问题： 附件2 设备仪器开箱验收单 年 月 日 设备名称 型号规格 出厂编号 制造厂商 开箱日期 合同价格（人民币） 随机资料情况 备注 参加开箱人员 设备采购 设备使用单位 设备安装 设备主管部门 设备管理 单位档案部门 说明 a)该表由档案部门参加开箱人员负责 b)本表一式三份，管理部门、使用部门、档案部门各一份； c)开箱中存在的问题均由设备采购部门负责联系处理。 设备仪器随机资料清单 年 月 日 设备名称 型号规格 出厂编号 制造厂商 资 料 名 称 序号 名称 单位 数量 清点人： 档案部门： 附件3 外购设备仪器文件材料归档范围和保管期限表 序号 文件材料归档范围 保管期限 1 计划购置阶段 1.1 购置申请单或申购请示及批复 长期 1.2 选型、选厂调研报告，技术考察报告、经济技术论证报告及评审文件 长期 1.3 招投标文件：招标申请、审核复函、招标委托协议、招标通知、投标人须知、招标产品名称、数量、技术规格、合同条款、合同格式、附件等。评标报告、议标报告、中标通知书 长期 1.4 合同、合同附件、技术协议、补充协议、代理授权书 长期 1.5 进口委托代理协议、报价单、设备购置合同通知书、意向书、订购货物通知单 长期 1.6 谈判备忘录、附录、附件 长期 1.7 机电产品进出口审批文件及外汇审批文件 长期 1.8 重要来往函件、电文 长期 1.9 预验收文件 长期 1.10 进口货物报关单、入境货物调离通知单、货运单、发票、运输保险单、非木制包装证明、熏蒸证书、减免税单 长期 1.11 商检及索赔文件 长期 2 开箱验收、安装调试阶段 2.1 开箱验收单 长期 2.2 装箱单、合格证（质量证书）、检测报告、出厂精度检验单、校准证书、校准报告、安全证明、图样、技术条件、使用维护手册、编程手册、说明书、校验标准、验收规程、随机备件图册（清单）、检定证书（报告）等随机文件 永久 2.3 设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单 长期 2.4 开箱检验记录、计量、检测、试验设备的检定证书（报告）或校准证书（报告） 永久 2.5 安装调试计划（大型设备） 短期 2.6 设备安装调试记录、测试记录、试车记录、验收鉴定记录 长期 2.7 安装竣工图、基础施工图、电气接线图、安装工艺规程、测量记录等 永久 2.8 存在问题及处理意见（验收备忘录） 短期 2.9 安装调试技术总结报告、最终验收报告（中、英文） 长期 2.10 计算机及管理系统软件文件；软件使用许可协议、系统安装测试记录、验收鉴定报告；测量机还包括软件、硬件部分的文件 长期 2.11 培训技术资料及培训总结报告 短期 2.12 固定资产交接单、出入库单 永久 3 使用维修阶段 3.1 设备履历书、履历卡 长期 3.2 仪器检定证书 长期 3.3 设备修理、维修记录 永久 3.4 设备保养记录 永久 3.5 精、大、贵、关设备仪器机时统计表 长期 3.6 重要设备维护保养和安全操作规程 长期 3.7 设备仪器事故分析、记录及处理结果报告 长期 4 改造阶段 4.1 合理化建议及处理结果 短期 4.2 设备仪器改造、改装的报告及批复 长期 4.3 改进、改装过程中形成的图样、技术文件、生产线改造工艺布置图 永久 4.4 设备仪器改造、改装的验收文件 长期 4.5 设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件 长期 4.6 技术鉴定及成果申报奖励文件 长期 附件4 自制设备仪器文件材料归档范围和保管期限表 序号 文件材料归档范围 保管期限 1 方案论证及设计阶段 1.1 调研报告 长期 1.2 招投标文件：招标申请、审核复函、招标委托协议、招标通知、投标人须知、招标产品名称、数量、技术规格、合同条款、合同格式、附件等。评标报告、议标报