授课老师：明新科大 刘馨隆课件.pptVIP

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 4.5 專案溝通規劃 溝通需求(Communication Requirements)：專案利害關係人(Stakeholder)所需資訊的總合 專案利害關係人 所關心事項 專案資訊需求 專案贊助人 專案執行成效 成效報告、預算支用、進度與風險等 客戶 專案執行成效 專案審查結果、成效報告、問題解決、品質與進度 公司財務部門 公司現金流 專案各階段完工驗收時間與請款、付款進度 公司功能部門 技術支援需求與資源使用 專案執行縣況與相關問題、重要資源之釋放 * 專案溝通計畫矩陣 提供者 接受者 發布管道 發送內容 發送頻率 專案經理 管理高層 專案審查會議 專案執行現況 每季一次 專案經理/團隊 客戶 專案審查會議 專案執行現況 每季一次 團隊成員 專案經理 電子郵件/ 工作會議 本週工作狀況 每週一次 專案經理/團隊 公司各部門主管 專案成效報告 專案進度與問題 每月一次 例： * 4.6 控制三步驟 設置績效指標 績效指標，或稱「基準(Baseline)」 指標用以指出成本、時程及技術因素的控制，及專案必須維持的範疇 利用規劃的基準來評估實際的績效 上一步驟所律定的指標將作為實際績效進展之比較的基準，與實際進度及完成的工作進行比對，以驗證目標的正確性(確認符合運作要求) 採取必要的矯正措施 當原有預測或預期出現失真時，專案經理需及時採取必要的矯正措施，或修正專案目標，確保專案的規劃目標與最終的結果能相符 * 圖9-1：專案監控的步驟與循環 * 五、活動結束 5.1 專案結案程序組 5.2 專案終結之型態 5.3 專案結案之主要工作 5.4 專案的知識管理 5.5 績效評估 * 善後階段工作 1.收拾器材、整理會場 2.照片沖洗、紀錄整理 3.歸還器材、感謝協助 4.經費核銷 5.召開檢討會 6.呈報有功人員 * 5.1 專案結案程序組 結案程序組是指「正式接受一個專案或階段的最後結果，並有條不紊地結束所有的作業。」 專案最後的收尾動作，包括 人員的歸建 相關剩餘資源與工作的善後處理 最終產品或結果的接受與移轉 專案利害關係人共同檢討專案結果與過程 發展專案之「經驗學習(Lessons Learned)」 文件的存檔與結案報告的撰寫等 * 結案程序群組 結束專案 合約終結 計劃程序 群組 起始程序 群組 執行程序 群組 來源：PMBOK 3rd, Fig. 3-10 * 5.2 專案終結之型態 1.專案取消(Cancellation)： 專案在進行概念發展時，經過市場分析、風險分析及技術可行性分析後，若評估認為不可行，需透過一定的決策過程將專案取消。 專案在概念發展階段被取消，對組織的衝擊及資源的浪費最低。 * 專案終結之型態 2.專案中止(Termination)： 專案目標已無法達成或已無繼續完成的必要時，專案就會面臨中止。 專案中止的可能原因： 政策性中止：需求改變、市場或經濟狀況改變、 缺失性中止：技術發展問題、執行能力 * 專案終結之型態 3.專案結束(Project Closure)： 專案目標已達成，產品已符合客戶需求及確認接受專案結果後正式進入結案程序，使專案能順利完成所有任務。 * 5.3 專案結案之主要工作 1. 確定所有工作均按合約或相關計畫完成。 2. 通知客戶專案的完成並確保所有產品或服務已完成交付且以被接受。 3. 確定所有文件包括相關之評估報告均已完成，且結案報告已完成準備。 4. 澄清所有的付款及帳單均已處理。 5. 專案小組解編、成員歸建與後續工作之安排。 6. 設施裝備、材料及資源的重新分配或汰除。 7. 決定哪些資料與紀錄應保留，並放置在妥善地點。 8. 確定所有支援裝備及場所已完成移交。 9. 確認專案結束後之所有資料均已建檔並會適當有效的運用。 * 專案中止或結束的WBS 專案中止或結束 組織 財務 合約 場地 結案會議 歸建計畫 個人報告 支出審查 帳務結算 最終財報 履約文件 通告廠商 最終付款 關閉設施 處理裝備 轉讓物資 * 結案會議檢討事項表 * 5.4 專案的知識管理 企業的知識不僅來自成功專案的知識，更包含那些從失敗專案中所學到的經驗及教訓，它們對企業而言都是無價的資產。 留存重要的數據、資料、文件與經驗，並結合有效的知識管理方法，對企業未來專案的成功率大幅提升。 “凡走過，必留下痕跡” * PM KM 專案的成功需仰仗知識與經驗的正確結合 知識管理能大幅提升專案的投資報酬率，而它必須是專案管理中的一部份 “帶領我們進入這個時代