会议服务的工作计划.docx

会议服务工作计划 　　篇一：会务工作安排表　　XX0523邮保战略合作现场推进会　　会务工作安排表　　“自邮一族人保车险”推进会邮政点参观责任矩阵表　　篇二：会议接待的各项工作安排　　会议接待的各项工作安排 　　【一】前期工作 　　1、会场预约　　专人协助您的实地考察工作。吃、住、行、游、购、娱。根据要求预定酒店，会议（会展）场地。车辆等。我们将根据您的需要，为您具体分析各种情况做出最完美的策划；我们将根据会议的级别，为您选择会议举办地；我们将根据会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点，我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。　　2、负责会场的布局，设备安装调试　　我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；我们将根据您的需要，为你你提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要，提前为您调试好设备，确保会议的顺利进行。　　3、印刷材料的设计制作　　我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务；我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷；我们将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置。　　4、准备会务用品：　　代表证、会徽、纪念品等。　　5、提供公关礼仪、文秘、翻译服务，代租会务所需设备。　　6、及时准确提供机票、火车票、酒店信息。　　7、代订会议所需的音响、灯光、摄影等设备。　　8、提供平面立体、VI设计。　　【二】会前准备　　1、接站：　　我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。我们为您准备的车辆每个座位都有保险。　　A、提供优秀导游协助会务组举牌机场接站。　　B、提供接、送机（站）时所需的各类型豪华空调车。　　2、营造气氛　　A、酒店大堂内欢迎水牌，门外或会场横幅等；会议（会展）场所的布置：欢迎牌、横幅、指示牌、会议资料、纸、笔、饮料、设备测试等。　　B、彩旗、氢气造型气球、歌舞表演等。　　3、报道　　A、酒店大堂内免费提供签到台（桌）及提示牌；　　B、专职人员协助会务组负责签到、分房、等有关事宜；安客户需要安排接送与会宾客，协助会务组办理宾客签到等工作。　　4、会场服务　　A、根据会务组要求，策划、制作会场背景；　　B、根据会务组要求，专职人员负责会场的桌、椅摆放，负责与酒店方协调会场茶水、纸、笔供应及灯光、音响设备调试情况等。　　5、礼品制作　　向会务组人员介绍黑龙江的特色纪念品，并陪同选购或根据会务组要求制作会议纪念品。　　6、返程票务　　A、会议报道期间提供专职票务人员负责返程票务登记；　　B、代订哈尔滨飞往全国各地的最优惠折扣机票。　　【三】会中服务　　1、提供专业外语翻译，摄像、礼仪公关和文秘服务。　　2、免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作。　　3、会议期间可为VIP客人提供特殊照顾和服务。　　4、向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务。　　5、提供会议期间以及后勤保障工作和外围的协调服务。　　6、参会者的餐饮：我们将根据参会人员的喜好，为您预定各种形式的参会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻饭店的地点，为您推荐不同的用餐地点。　　【四】会后旅游考察服务　　一次成功的旅行考察在整个会议中的效果又岂止点睛之笔，除了跟您和您的朋友一个放松和调节的时间，而在这良好和热烈的氛围下，有怎能不再结识多一些朋友、给您的事业创造新的机遇和意想不到的惊喜呢。只要您提出，我们就为您贴身打造合适的线路和报价。景点景区、旅游空调用车、旅游保险、优秀会议导游服务，一应俱全。　　【五】会后总结　　1、对参会代表的会后旅游考察工作进行合理安排。　　2、协助会议人员处理会后事宜，进行会议期间的工作总结。　　【六】会议及会展的预算　　1、交通费用　　交通费用可以细分为：　　(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通　　(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。　　(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。　　2、会议室/厅费用　　具体可细分为：　　(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台