第十四章 信息工作.pdfVIP

第十四章信息工作 1 [本章学习要求] ●会有效地收集信息并科学地进行整理 ●会选择合适的形式与方法传递 ●会选择恰当的载体存储信息 ●认知信息的开发、利用与反馈 2 一、信息工作概述 将信息工作融于其他工作 中，又以信息工作推动其他工 作的展开，是秘书在当前开展 工作的一个特点。 过去有人说秘书有耳目作 用，就是善听善看。这还不 够，秘书在工作中把听的、看 的经过加工整理变成对领导决 策管理有帮助、有价值的参 考，而且这种价值体现越来越 高，这才是对秘书信息工作的 要求。 3 （一）、信息的含义特点和作用 1、信息的含义 信息是事物存在的方式或运动状态的直接或 间接的反映。信息是一种普遍存在的社会现 象，但不是事物本身，而是对事物现象及本 质的反映。它具有客观性、时效性、共享性、 依附性、传递性、开发性等特征。 4 (二)秘书的信息工作 1、秘书的信息工作 研究信息的学者认为，人们在开发信息中的活动总和都是信息工 作。我们可以认为秘书针对信息所开展的发布、收集、集中、筛选、 析、综合、汇报、利用和反馈等等活动的总和，都是秘书的信息工作。 对秘书而言，我们的信息工作在某种意义上说决定了领导和决策 的正误和水平。在经济工作中，经济信息、商务情报甚至是企业和组 的生命。 5 2、秘书信息工作的特 秘书信息工作的特点，是由围绕着秘书工 作的信息的特点决定的。 (1)普遍性。信息的“无时不在”、“无 处不有”，决定了信息工作的普遍性特点。 对于秘书来说，在信息收集工作中，甚至没 有职内职外之分，一切对工作有用的最新变 化信息，都是我们的收集对象;在别人眼中， 秘书的言行也都是在发布或传递着某方面有 关的信息。所以对于秘书，信息工作是存在 于时时处处的。 6 (2)紧迫性。这是由信息的时限性和非消耗性决定的。信 息工作出色的秘书，不仅在于信息获取量大，更在于准确率 高，信息处理周期短。紧迫性就是要求秘书的信息工作又快 又准。同样的信息，别人比我们利用得早，信息对我们就可 能失去了价值。甚至同样的信息，由于人们可以共享，我们 就失去了时间上的优势。所以又快又准地向领导和决策者提 供信息，是“做管理工作的人”耳聪目明、决策科学的重要 保障，是秘书做好“辅助管理”的重要保障。 (3)开拓性。这是由信息的可开发性的特点决定的。信息 能不能有所开发，关键是秘书的信息工作是否有开拓性。更 进一步说，是秘书是否是勇于开拓和善于开拓的人。 7 二、信息的收集 （一）获取信息的主要渠道 1.文书渠道 公务文书是传递信息的正式渠道和常规渠道，传递公务信息是文书 的主要功能，各不同层级的组织或部门通过公务文书的形式将他们认为 应该传递的信息传递给需要传递的组织或部门。 文书渠道传递的信息材料大体有以下四类：一是法定的正式文件，即 所谓红头文件；二是常用的处理公务的通用文书，如计划、总结、领导 讲话、规章制度等；三是某些带有专门性特点的文书，如经济往来文书、 法律事务文书、具体业务文书、公共关系文书等；四是