企业档案业务工作与信息化建设综述.pptVIP

7、编制档案目录 按全宗、类别、保管期限编制档案目录。 档案目录的作用：一是固定全宗内档案的分类体系和档案保管单位的排列顺序，最后完成档案整理工作 ；二是概括地介绍全宗内档案的内容和成分，是查找利用档案最基本的检索工具，也是编制其他检索工具的基础；三是档案登记的基本形式，也是统计和检查档案的重要依据。 企业档案目录的种类有企业档案总目录、分类目录、底图目录等。 8、建立全宗卷 全宗卷是档案管理部门在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 全宗卷主要内容包括： 档案收集：档案交接文据、移交目录、接收、征集记录，档案来源和价值说明等。 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。 档案利用：全宗指南（介绍）、开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件、档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。 档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。 　（六）档案保管工作 1、三个方面的要求： （1）档案、底图、磁性载体文件的存放和备份要求； （2）档案入库前的修护要求； （3）库房管理要求。 2、磁性载体文件的保管： （1）防磁; （2）磁带要平放; （3）定期检查； （4）长期不用的磁带要防止相邻磁带互相磁化； （5）要及时对磁性载体文件进行转换。 （七）档案鉴定工作 1、按鉴定时段包括：归档鉴定、到期鉴定 2、按鉴定内容包括：价值鉴定、质量鉴定、利用范围鉴定 3、企业档案部门对于归档鉴定要做的基本工作： （1）区分档案与非档案。 （2）区分“永久”与“非永久”。 （3）区分重要档案和一般档案。 （4）区分要控制使用的和可以公开使用的文件与档案。 （5）区分归档后会有动态变化需要修正的档案和归档后较为稳定的档案。 （6）区分电子文件归档中哪些文件要同时保存一份纸质档案。 4、《规范》对鉴定工作提出六条要求： （1）企业应成立鉴定组织； （2）根据文件内容价值确定企业档案的保管期限； （3）对企业档案保管期限的划分； （4）对永久档案的界定； （5）对定期档案的界定； （6）对到期档案的鉴定。 5、科技档案保管期限的确定： （1）科技档案所属项目的特征（技术因素）。 （2）科技档案所属项目的科技水平（技术因素）。 （3）科技档案所属项目投入产出情况（效益因素）。 （4）科技档案形成的时间（时间因素、典型因素）。 （5）科技档案的形成者（作者因素）。 （6）科技档案的状况（名称因素、效益因素）。 6、企业编制档案保管期限表应注意以下几点： （1）编制企业档案保管期限表要以国家和上级已颁发的有关档案保管期限规定为依据，结合企业的职能特性和专业特点，将其细化为本企业的规章制度。 （2）国有企业档案保管期限表应当经过批准，报有关部门备案。 （3）档案保管期限表应当由企业正式行文公布或通过其他形式发布周知。 （4）档案保管期限表应该及时进行修订。 7、企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。 （八）档案统计工作　 1、三个要求： （1）及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表； （2）要建立档案工作统计台账； （3）要保持统计工作的连续性。 2、档案统计工作的基本任务： （1）组织各种形式的档案统计调查 （2）对收集来的统计资料进行统计分析 （3）为档案专业主管部门和国家统计部门提供统计资料 （4）根据统计资料对档案工作的发展进行预测，并提供预测材料。 　 （九）档案利用工作　　 1、有八项要求：