文件整理与档案管理-远东科技大学.pptVIP

2009/2/11 文件編排與檔案管理 文件編排與檔案管理 遠東科技大學職員工教育訓練 主講人：夏郭賢 文件整理與檔案管理的重要性 評鑑的需要 業務交接的需要 工作延續的需要 相同的工作 類似的工作 無關的工作 經驗傳承的需要 突發狀況的需要 文件留存的方式 紙本 紙本掃瞄 原始電子檔 檔案夾 電腦 儲存媒體 紙本文件整理與管理 善用文件套 例用檔案夾歸類 各項活動應依計畫、執行、考核順序收集資料 計畫：計畫書、協調會議記錄 執行：活動照片、手冊 考核：檢討會議記錄、回饋單及分析結果 建立檔案夾清冊與檔案夾內之文件清冊 會議記錄應備事項 會議名稱 日期時間 地點 主席 出席 列席 請假 記錄 上次會議決議事項處理情形 報告事項 主席報告 業務報告 提案討論 提案單位(人) 案由 說明 決議 臨時動議 主席結論 散會 (時間) 會議記錄特別留意 開會時提供的為會議議程或會議資料 開會後才有可能產生會議記錄 簽到表與會議記錄不可在同一頁 出席：(如簽到表) 出席：詳列出席人員與職稱 出席與列席的不同 出席有投票權 列席的角色在於說明或指導 電子檔案整理與管理 樹狀結構 適當運用檔案與資料夾名稱 一目瞭然 避免混淆 電子郵件 附檔重要：儲存附檔至適當檔案夾 郵件重要：列印成PDF檔並儲存至適當檔案夾 分檔案夾管理，適時整理 避免同一檔案存在不同的位置 文件要保存多久 與資格有關：永久保