Word打印设置技巧六则.pdfVIP

Word 文档处理技巧 1、Word 打印设置技巧六则 一.逆页序打印 如果你有一篇很多页的文档需要打印，按照 Word 中的默认设置总是从第一 页打印到最后一页，所以整篇文档打印完后是最后一页在最上面，第一页在最下 面，这样我们又要手工将所有的页逆序整理一边，十分麻烦。其实我们在打印前 只要先在“工具”— “选项”— “打印”选项卡中选中“逆页序打印”，即可 在打印时按逆序从最后一页打印到第一页，从而打印完后所有的页是顺序排列 的。 二.打印同一文档时使用不同的页面方向 如果要在一篇文档中同时使用竖向和横向两种不同的页面方向，我们可先选 中需要改变方向的文档内容，然后选择“文件”- “页面设置”命令，在弹出的 “页面设置”对话框中的“纸型”选项卡中设置所需的页面方向，并在“应用” 选项栏中选中“所选文字”即可。其实 Word 是在所选内容的前后各插入一个分 节符，并仅对这一节中的内容进行页面方向更改，从而实现了在同一文档中使用 不同的页面方向。 三.避免打印出不必要的附加信息 有时在打印一篇文当时会莫名其妙的打印出一些附加信息，如批注、隐藏文 字、域代码等。要避免打印出不必要的附加信息，只要在打印前在“工具”— “选项”— “打印”选项卡中的“打印文档的附加信息”下不选中相应的项即 可。 四.打印含窗体的格式化文档 利用 Word 中的窗体可以创建诸如统计表格之类的格式化的文档，其他用户 可在文档中特定的地方填写相关的信息，而不能更改其他处于非填写区的内容。 如果要利用已事先打印好的含窗体的空白文档（即在填写区还没有填写内容）来 打印多份不同的统计信息，我们可以在“工具”— “选项”— “打印”选项 卡中选中“仅打印窗体域内容”，这样当在窗体中填写完信息后，打印出来的将 仅仅是所填写的信息，而不是将整个统计表格文档打印出来。 五.打印到文档 如果需要将一篇用 Word 编辑好的文档进行打印，而正好这台电脑又没有配 备打印机，我们可以在“打印”对话框中选中“打印到文档”选项，在输入文件 名后即可生成一个后缀名为 prn 的打印机文件，在其他配备打印机的电脑上用这 个打印机文件即可将文档进行打印，即使那台电脑上没有安装 Word 也行。 六.在打印预览界面下编辑文档 我们一般在打印预览界面中通过放大和缩小来预览文档最终的打印效果，其 实只要点击打印预览工具条中的“放大镜”按钮（使按钮处于不按下的状态）， 就可以在打印预览界面中直接编辑文档了，而不用关闭打印预览。 2、巧用Word 分节符 在 Word 的 6.0 至 Word 2002 版本中，我们每次开启一个新的空白文档时，都可 以在Word 窗口的左下角发现1 页 1 节的字样。由此我们可以知道，在此文档 中，只包含一个节。那么，什么是节呢？ 所谓的节，就是 Word 用来划分文档的一种方式。之所以引入节的概念，是 因为我们在编辑文档的时候，有时并不是从头到尾所有的页面都采用相同的外 观。例如，在某些文档中，可能会使用较宽的表格，这时我们就希望这个带有表 格文档的页面可以进行旋转，以便能够取得更好的显示效果。这时候就需要利 用分节的技术，来控制某个特定页面的版式属性。本文就以Word 的最新版本 Word 2002 为例，跟大家讨论一下有关节的方方面面。 分节符所包含的信息 分节符可以包含以下信息: 页面方向(横向或纵向) 、页边距、分栏状态、纵向对 齐方式、行号、页眉和页脚样式、页码、纸型大小及纸张来源。 一、插入分节符 插入分节符的办法为，选择插入*分隔符，弹出分节符对话框(如图 1 所示) 。 然后选择合适的分节符类型，点击确定按钮即可。注意: 我们可以把分节符当 作一种隐藏的代码，它包含了所在的位置之前页面的各种信息(注意:一定是其所 在位置之前的，用户在删除分节符的时候，了解这一概念非常必要) 。 二、让分节符现形 插入了分节符之后，您很可能看不到它。因为在我们最常用的页面视图模式下， 通常是看不到分节符的。这时，我们可以单击常用工具栏上的显示/ 隐藏编辑 标记按钮，让分节符现出原形。在文档中显示的分节符如图 2 所示。从图 2 可 以看出，分节符使用双行的虚线表示，同时括号里注明了该分节符的类型。 三、了解分节符的类型 从图 1 中我们可以看到，在Word 2002 中有4 种分节符可供选择，它们分别是 下一页、连续、奇数页和偶数页选项。下面就一一介绍各个分节符的具体 作用。 下一页 在插入此分节符的地方，Word