党政机关文秘人员应具备的能力素质.docVIP

PAGE 6 PAGE 1 党政机关文秘人员应具备的能力素质 省政府办公厅法规处 张茂叶 （2014年9月19日） 今年5月8日，习近平总书记到中央办公厅视察调研时发表的重要讲话，深刻阐述了中央办公厅在全党工作大局中的重要地位和作用，对中央办公厅提出了“五个坚持”的基本要求，思想深刻，内涵丰富，情真意切。这也是对全国各级党政机关办公厅（室）提出的要求和希望。各级党政机关都需要大量有才能的秘书类人才，党政机关的文秘人员要适应工作需要，必须具有良好的素质和相应的政策理论水平、工作业务才能，掌握相应的适应工作需要的技巧和手段。结合自己的体会和感受，一个合格的党政机关文秘人员要具有八大能力、养成两个习惯。 一、具有八大能力 （一）文字制作能力。在为领导同志服务中，文秘人员都要具有一定的文字制作能力。除了起草、审核各类文件外，还要为领导同志写好讲话稿、主持词、谈话、发言、署名文章、祝词、函电、答记者问、感谢信、慰问电等题材的文稿。要做好上述工作，就要做到“五到”。一是心到。接受领导同志交办任务后，对领导同志的工作要求、任务安排要入心入脑，深刻领悟，做好文字写作准备。二是手到。按照任务要求和工作程序写好预案，对领导交办事项要准确把握、完整记录、逐项落实，不能漏项，也不能出现差错和疏漏。三是眼到。一方面要注意留心观察，平时多看有经验的文秘人员是怎样搞好服务的，把有用的方法记录下来，应用到工作中去；另一方面要增强主动服务意识，做到“眼里有活”，而不能仅仅满足于做了领导交代的工作。四是耳到。对领导交办的事项，要认真地听，准确地领会并记录，不能遗漏任何一个细节，疏忽任何一件“小事”。五是口到。在服务领导的过程中，凡是吃不准的事情，要多请示、多汇报，不能凭想象和猜测去盲目办理。 （二）现代化办公机具使用能力。文秘人员除了动手写好材料外，还要能熟练运用电脑、多媒体、摄影摄像、速记速录、手机微信等知识，掌握一定的外语知识，了解外国相关舆情信息，在为领导同志起草各类文字材料时，搜集、剪辑、存储相关资料，都能够在规定的时间内及时、准确、迅速办好。 (三)接待服务能力。文秘人员要适应领导层次需要，既能上得厅堂，又能下得厨房，在公务接待、协调公共关系方面游刃有余，让领导称心、信赖、满意。在礼仪接待方面要做到位。对上级要尊重、服从、执行；对同事要理解、帮助、支持；对下级要尊重人格、支持工作。接待客人要热情、礼貌、大方，接打电话要热情、谦虚。在陪同领导参加公务宴请时，要注意座次排序，并注意民族习俗和宗教习惯。 (四)会议组织能力。文秘人员要根据领导意图起草好会议通知，及时报批、下发；要安排好会议日程，按时发放会议文件、材料；要审核好领导讲话，包括字体、格式、顺序、删减内容标注、重点强调内容注释等；要做好上级领导的接待工作，包括领导的迎送、食宿安排、业余活动、礼节性拜访、礼品准备等，都要考虑周全，不能有任何差错和失误。 （五）公关协调能力。文秘人员在跟随领导同志的社交活动中，要锐智敏捷，聪明机灵，有眼色，会办事，准确把握领导的意图，体现本机关或部门的愿望。与上级、平级、下级机关单位的领导同志及秘书人员打交道，都要协调好事情，做到能看事，会办事，办成事。要学好心理学，在项目洽谈、业务往来中要了解对方的需求，洽到好处地处理好各种事情。 (六)简单的新闻采写能力。在领导出席或参加的各类会议、社交场合中，需要宣传报道的内容不少，文秘人员首先要对领导同志出席或参加这个活动如何宣传，宣传到什么范围（如何见报、上网、广播电视播出），均应把握好尺度，掌握好重点，并注意时效性，及时根据领导讲话内容起草整理好新闻稿，报领导同志审阅后，及时通知新闻单位向社会宣传、公布。 （七）临时事务处置能力。一是办好急事。对于领导同志交办的紧急事项，如下发紧急通知、起草紧急请示或报告、跟随领导同志急赴现场查看灾情、处置突发事件等，文秘人员要主动请示，准确领会领导意图，按照既定程序急速办理，并要关注事情的发展变化情况，及时报告办理结果。二是开好急会。凡遇紧急情况需要召开临时紧急会议时，往往是现定现开，规模小、时间短、时效性强。要求文秘人员从速、从简，立即落实会议内容、时间、地点、议程、参加人、主持人、会议主要文件等，以最快的速度、最高的效率、最佳的效果，及时迅速组织好会议。会议期间要做好记录，整理好会议纪要，及时报批，涉及密秘事项的内容要注意保密，不随意扩大知悉范围，会议文件和材料要及时归档。 (八)团结协作能力。围绕领导服务的事务涉及很多环节、部门和众多人员，文秘人员要围绕为领导服务的事务，主动配合，积极