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浅议办公自动化环境下的文书档案管理 石凤丽 丙宁市人民防空办公室青海省810000 摘要：随着信息技术的发展，先进的M络技术逐渐被运用到生活工作中的各 个领域，从而引发了企业文书档案管理中的巨大变革。办公自动化引发文书档案 管理的变革对企事业单位的发展只有重要作用，一方面加快企事业单位现代化发 展进程，同时对推动企业文书档案管理水平的提升。基于此，木文主要对办公自 动化环境下的文书档案管理进行了分析和探究，希望对有关人士有所帮助。 关键词：办公自动化；文书档案；管理 !/? ■ 、 —、刖目 随着社会经济的发展以及科学技术水平的提高，办公自动化技术逐渐被各个 领域所应用，给人们的生活、工作以及学习等方面带来极大的方便，因此，在对 文书档案进行收集、分类、保存的时候，也可以应用办公自动化技术，从而有效 提高文书档案管理工作水平以及效率，进而确保文书档案的有效性、安全性以及 可靠性。 二、办公自动化的优势分析 1、提高办公效率 在传统的档案管理工作中，工作人员要手工操作，不仅要求在收集整理方面, 而且对用笔、字迹、分类和统汁等都要有要求；要做到准确无误，这样既费力又 费时而且不能保证完全准确性。而通过计算机技术和网络通讯技术实现的办公自 动化却具有强大的信息处理能力，它对于文件资料的收集、分类、整理，储存, 统计以及查阅等都带了极大的便利，极大的提高了办公效率。另外，随着社会的 进步和时代的迅猛发展，电子技术不断发展，以闪存U盘、光碟以及大容量的 移动硬盘等方式存储和读取的电子文件的技术日益成熟。这些存储载体具有存储 和读取方便快捷、易于传递、存储时间较长、不易损坏以及稳定性强几乎不受外 部环境影响等优点。 2、 利于信息共享 随着办公自动化的不断发展，可将档案信息与载体进行分离，从而实现其与 其他信息系统搭建互联平台，以提供横向与纵向、历史与现实的信息记录，有利 于信息的交流和共享。此外，工作人员在日常的公文办理过程中，往往容易发生 文件传递过程中丢失的现象，而0传统的文件传递通常受邮政系统因距离长短而 产生的吋间受限制。而乜，文件还可能在传递过程中因艽他原因而延误甚至丢失 等，这就给档案管理人员的归档以及其他人员的检索利用等带了诸多麻烦。而在 办公自动化环境下，文书档案管理直接应用计算机网络技术进行传递，不但极人 地缩短了文件传递的吋间，还有效地提高了文件传递的安全性。 3、 提高信息检索效率 由于计算机技术的办公自动化可以对文档进行一次输入而多次利用。所以, 文书档案管理人员只需在文件的拟写、编号、著录、签发等工作完成后，轻点鼠 标即可完成归档操作，轻松实现从文件处理系统到档案管理系统的归档工作。与 此同时，由于办公自动化系统为档案资源的共享提供了多种检索功能，从而实现 了档案信息自动编0、自动标引以及自动分类等。因此当需要利用文件档案吋, 通过在线档案检索即可浏览到所需要的内容，这样使得档案的利用变得更加高效 和便捷。 三、传统文书档案管理中存在的问题 文书档案是机关团体、企事业单位进行科学管理、经营决策、问题处理、信 息交流、研究开发等活动的重要载体。是档案工作中必不可少的内容。 传统文档的管理一般都是靠纸质文件作为载体来保管的，这样就需要耗费大量的 人力、物力、财力来进行档案的分类存档，过程比较繁琐，不是很方便而且工作 效率也不高。传统文档管理主要存在的弊端有以下几方面： 1、传统模式下的文档管理中文档的使用缺乏吋效性 在传统文档管理下，如果想要借阅相关的文档资料就必须要到所属的档案室 去办理手续才能借阅，并且还需要进行繁琐的登记。如果是在当地还好，但有吋 却要去异地才能阅读到，就吋间上来说这样异地的奔波，不但浪费了大量的吋间， 也同时耗去不少人力和财力，信息也没冇得到充分的共享，其至还会影响到正常 的使用，这样就无法充分的体现文档的价值，所以说它缺乏吋效性。 2、 传统模式下的文档管理中文档不宜长久保存 在传统文档的管理下，文档的材质多数都是纸质文件，而纸质文件又是极容 易损坏的，不利于长久保存，尤其在借阅过程中，这种损坏是难免的。很多重要 的档案文件都是纸质的，在传阅的过程中由于不小心而使文件有损伤，有些可以 修复，但也冇无法修复的，这样就会容易造成重要的历史信息不能完整的被保留 下来，成为一种遗憾。那些不能再生的重要原始档案就会因为损坏而成为一种巨 大的损失，无法弥补。所以说纸质文档不利于长久保存。 3、 传统模式下的文档管理的复杂化 在传统文档的管理下，如果想要借阅就必须要进行详细的登记，但是由于档 案的种类形式的多样，使其在整理归类上比较麻烦，不方便长久的使用。而且在 保管上有相当复杂的流程，不但需要大量的人员来进行分类整理，还要进行一定 的维护，在还文档时还要有一套流程来进行登记。总是在重复着工作，却效率