第讲秘书职能范畴-公开课件.pptVIP

第二讲 秘书职能范畴 【教学目的】 使学生了解秘书职能范畴中事务辅助、参谋智能辅助和管理协调三方面的工作内容。明确其共同目的是为领导工作的有效和有序提供辅助和服务，以促进领导工作效率的提高。 【教学重点和难点】 要求学生了解秘书职能范畴以及办公事务辅助、参谋智能辅助、管理协调辅助工作的内容与目的 【教学内容】 第一节 办公事务辅助 第二节 参谋智能辅助 第三节 管理协调辅助 导 言 秘书是为领导服务的其工作职能必须围绕着领导工作的需要展开。概括说领导履行职责、行使职权所需要的辅助和服务领域内，都属于秘书工作的范畴。 一般而言，秘书职能可分为办公事务辅助、参谋智能辅助和管理协调辅助三个方面。三个方面既有内容上的区别又是相互渗透，其共同目的都是为领导工作有效和有序提供辅助与服务，以促进领导工作效率的提高。 第一节 办公事务辅助 办公事务辅助主要包括办文、办事、办会以及办公环境管理等。 一、办文 （一）文稿撰拟（略）具体内容的教授由应用写作课程完成 秘书撰拟文稿应注意以下几个方面： 1、明确代笔的地位 2、要准确使用规范的文种 3、选用规范的语言 4、要反复认真修改 5、要有依据可靠 6、要有精益求精 P48 案例5 思考题： 试分析为什么方老师熬夜通霄写出来的文稿，但却不被领导采用？ 对秘书而言，要想写出一篇合乎要求的文稿，应在写作中注意哪些方面的问题？ （二）文书运行 文书运行包括收文与发文两个程序化过程。 收文：签收-登记-分办-传阅-拟办-批办-承办-催办-注办等 发文：交拟-拟稿-审稿-签发-复核-缮印-校对-用印-登记-封发 安排公文运行程序，都必须注意以下方面（P49）： 1、程序的有序衔接性 2、主辅协同性 3、运作规范性 4、文书运行中智能辅助的渗透性 5、文书运行的反馈性 （三）文书整理 主要包括文书收集和档案归档（略） 了解几个概念（P49-50）： 文书立卷 文书立卷原则 文书立卷方法 归档时限 二、办会 （第八讲详讲） P54 案例8 依案例分析会前的准备工作都有哪些？会议的一般程序又都有哪些？作为一名秘书，我们应该养成哪些习惯，以促进工作的顺利开展？ 补充案例 补充案例 一次某地党代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽然得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。 事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式时进行，于是把此项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志，凭印象只知道已经删掉了奏国际歌这项程序，而对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此对于在大会开幕式上“奏国际歌”一项事前未做准备，当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时，无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故该予以批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬。 补充案例简析 每次会议，会前都应充分做好准备工作，以保证会议能顺利进行。上面提到的例子，事前如能做好以下几点，是可以避免事故发生的。 （1）统一领导，加强信息交流，上下协调行为。如会务组的同志会前能主动掌握大会程序的最后定稿，就可避免工作疏漏。 （2）会务工作，在会前应按会议议程、程序逐项做好准备。其中有的项目还要有两手准备，如会场的音响设备，应有现用的和备用的两套，万一现用的出了故障，备用的即可接上，确保工作正常进行。上面所提到的奏国际歌的问题是属会场音响的一部分，如能在会前准备好这首歌的唱片或录音带等，急需时就能保证不会失误。 （3）组织会务的同志，会前、会中都应加强对各项准备工作的督促检查，发现疏漏及时补救。 三、办事 （一）随机事务 随机事务：是指难以预测的不经常发生的或职能分工边界难以确定由谁处理的事务。见教材P55 处理随机事务要注重： 1、要注重预防性 2、要注重反应的敏锐性 3、要注重整体的配合性 4、要注重辅助地位的制约性 5、要注重沟通的枢纽性 P55 案例9 1、在案例中，你认为秘书小李的工作如何？为什么总经理会以不称职为理由，将其调离了秘书岗位？试分析其原因，作为一名秘书工作者，特别是一名称职的秘书，应如何才能避免这种情况的发生呢？ 2、延伸思考：我们应如何做才能在办事中跟上领导的节奏？ （二）授权理事 秘书授权理事，指的是领导者根据工作的需要，将自己权限范围内的事务，授权秘书代表自己去处理，秘书根据领导的意图和授权的权力及要求，代表领导去处理交办的事务。分确定授权